Varautuminen kirjastoissa 

Publiceringsdatum 4.11.2021 16.10 Blogg

Takaapäin kuvattu henkilö katsoo muistitaulua, kuvassa teksti "varautuminen tulevaisuuteen".

Aluehallintovirastojen kirjastotoimet julkaisivat syyskuussa selvityksen Kirjastovuosi 2020 – Koronasta kohti uutta normaalia [pdf]. Julkaisu tarkastelee Suomen yleisten kirjastojen koronavuotta 2020 ja tarjoaa tulevaisuuden näkökulmia kirjastojen valmiussuunnitteluun ja kriiseihin varautumiseen.  

Julkaisemme selvitykseen pohjautuvan blogitekstien sarjan, jossa käsitellään esiin nousseita aiheita. Seuraavaksi tehdään katsaus siihen, mitä kirjastojen tulisi huomioida tulevaisuuden häiriötilanteisiin ja poikkeusolosuhteisiin varautumisessa. Näihin näkökulmiin pureuduttiin myös Aluehallintovirastojen kirjastotoimen 11.10.2021 järjestämässä koulutustilaisuudessa Varautuminen ja henkinen kriisinkestävyys, jossa yhtenä teemana oli kirjastojen varautumistoiminnan parantaminen. 

Megatrendit valmiussuunnittelun pohjana 

Digi- ja väestötietoviraston julkaisemassa raportissa Digihumaus 2021: Näkökulmia koronapandemian jälkeiseen digiloikkaan [pdf] jäsennetään julkishallinnon tulevaisuutta ja koronapandemian vaikutuksia seuraavan viiden megatrendin kautta:

  1. ongelmien kompleksisuuden lisääntyminen,  
  2. kaikille aloille ja alueille levittyvä digitalisoituminen,  
  3. väestön ikääntyminen ja monimuotoistuminen,  
  4. ympäristön ja talouden suhteen muutos ja  
  5. turvallisuusympäristön monimutkaistuminen.  

Nämä megatrendit koskettavat myös kirjastoja ja niiden huomiointi on oleellista tulevaisuuden uhkiin varautuessa. Yhtä lailla mainittuja megatrendejä kannattaa pohtia kirjastojen vahvuuksien kannalta: miten kirjastot voivat pelata omilla vahvuuksillaan vastatessaan näihin tulevaisuuden ilmiöihin/haasteisiin? 

Ongelmien kompleksisuuden lisääntyminen korreloi disinformaation ja yleisen epäluottamuksen lisääntymisen kanssa. Suomessa on perinteisesti ollut vahva luottamus yhteiskuntaan, mutta tätä ei voi pitää itsestäänselvyytenä. Kirjaston roolia luotettavana ja tasa-arvoisena tiedon välittäjänä kannattaakin vaalia. Kirjaston vahvuutena on myös jo laissa määritellyt osallisuuden ja yhdenvertaisuuden tavoitteet, jotka määrittävät kirjastopalveluja. Digitalisoitumisen ja väestön ikääntymisen ja monimuotoistumisen vaarana on kansalaisten eriarvoistuminen ja syrjäytyminen, mitä vastaan kirjasto jo nyt toimii tarjoamalla ilmaiseksi laitteita, tiloja ja digitaitojen opastusta.  

Tulevaisuuden kenties suurin haaste tulee olemaan turvallisuusympäristön monimutkaistuminen ja etenkin siihen liittyvät kyberturvallisuuden uhat. Esimakua saatiin kirjastoissakin kesällä 2021, kun yhteen kirjastojärjestelmään kohdistettu verkkohyökkäys ajoi järjestelmää käyttävien kirjastojen palvelut alas useiksi päiviksi Suomessa, Norjassa ja Ruotsissa ja lainausdataa menetettiin ainakin päivän ajalta. Miten jatkossa varmistetaan kirjastojärjestelmä- ja verkkopalvelutoimittajien valmius vastata kyberuhkiin? Miten taataan asiakastietojen koskemattomuus ja kirjaston palvelujen saatavuus mahdollisen verkkohyökkäyksen tai tietovuodon sattuessa? 

Varautumisvelvollisuus ja käytännön valmiussuunnittelu 

Kaikilla julkisilla tahoilla (ml. kunnat) on varautumisvelvollisuus. Mahdollisiin uhkiin ja niiden ehkäisyyn pitää valmistautua ja toiminta täytyy pystyä varmistamaan riittävän hyvin myös poikkeusoloissa. Varautumisen lähtökohtana on normaaliorganisaatio ja varautuminen on tehtävä etukäteen, koska kriisin tullessa on yleensä liian myöhäistä. 

Olisi tärkeää, että kirjastot ovat mukana oman kunnan valmiussuunnittelussa muiden toimijoiden kanssa ja tulevat huomioiduiksi suunnitelmissa. Kirjaston oma valmiussuunnitelma kannattaa yhteensovittaa osaksi kunnan strategisemman tason yleissuunnitelmaa. Tärkeää on myös tarkempien, toiminnallisten turvallisuussuunnitelmien (toimintaohjeet, kunnossapito-ohjelmat ja pelastussuunnitelma) tekeminen kirjasto-organisaation sisällä. 

Mistä sitten apua varautumisen suunnitteluun? Kirjasto voi tarvittaessa kääntyä kunnan varautumisesta vastaavan henkilön (turvallisuuspäällikkö) tai vaikka alueen pelastuslaitoksen puoleen. Kannattaa myös vilkaista Pelastusopiston ohjeita kunnan valmiussuunnitelman yleisen osan mallista ja sen käytöstä [pdf] ja kokonaisturvallisuustrategiaa 2017

Korona osoitti, että kirjastohenkilöstö on joustavaa, palvelualtista ja innovatiivista. Kirjastohenkilöstön tietotaitoa voidaan käyttää kriisitilanteessa laajasti, esimerkiksi joissain kunnissa kirjastot olivat erikseen yhteydessä iäkkäisiin kuntalaisiin kirjaston ollessa suljettuna. Tilanteessa hyödynnettiin kirjastohenkilökunnan asiakaspalvelutaitoja ja ennen kaikkea asiakastuntemusta ja valmiita verkostoja.  

Toisaalta maailmanlaajuinen pandemia toi ilmi myös sen, että varautumisessa on parannettavaa. Onnettomuustutkintakeskuksen (OTKES) raportissa Koronaepidemian ensimmäinen vaihe Suomessa vuonna 2020 todetaan, että hallinnon kaikilla tasoilla oli pandemian alkaessa keskeneräisiä tai vanhentuneita valmiussuunnitelmia. Tulevaisuudessa organisaatioiden eri tasot - myös kirjastot- tulee osallistaa varautumiseen riittävän laajasti. Kun eri palvelujen roolit on mietitty etukäteen niiden vahvuuksien kautta, jää muitakin mahdollisia toimintatapoja kuin palvelujen sulkeminen kokonaan. 

Kirjastotoimen ylitarkastaja Jonna Toukonen (Länsi- ja Sisä-Suomi) 

beredskap bibliotek biblioteksväsendet