Förvaltningens lokalitetsförvaltning (HTH) informationstjänsten Optimaze.net

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att producera och följa upp nyckeltal i anslutning till (den personuppgiftsansvariges) lokalitetsförvaltning med hjälp av en informationstjänst.

Den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter är artikel 6.1 e i den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679) för att fullgöra en uppgift av allmänt intresse eller för att utöva offentlig makt som tillhör regionförvaltningsverken.

VN 242/2015 13§

I HTH-informationstjänsten behandlas användarnamn för användningen av informationstjänsten. Användaruppgifterna i systemets användarhantering är: användarnamn, användarens fullständiga namn, beskrivning av användarens roll, användarens e-postadress och användarorganisationens namn. Dessa uppgifter används i kommunikationen om tjänsten.

I informationstjänsten behandlas dessutom uppgifter om den registeransvariges anställda bland annat genom att fästa en utnämnd arbetstagares lokal som finns i informationstjänsten till planritningen (namn, ansvarsområde, e-postadress, systembeteckning) samt om andra hyresvärdar och kontaktpersoner för hyresavtal (namn, roll och kontaktuppgifter samt vid behov personbeteckningen för en privat hyresvärd)

Vid beställning av användarnamn samlas personuppgifterna om informationstjänstens användare in av arbetsgivaren på basis av anställningsförhållandet. De personuppgifter om den personuppgiftsansvariges anställda som lagras i informationstjänsten härstammar från den personuppgiftsansvariges personregister över anställda (t.ex. Kieku).

Personuppgifterna i anslutning till hyresavtalen har erhållits av avtalsparterna på basis av avtalsförhållandet.

Uppgifterna om hyresavtal som ingåtts med Senatfastigheter kommer till informationstjänsten via integration från Senatfastigheters Koki-system.

Uppgifterna lämnas i regel inte ut till tredje parter.

Personuppgifter överförs inte utanför EU/EES-området.

Uppgifterna om programanvändaren raderas när man får veta att personen inte längre använder tjänsten. Uppgiften förblir i säkerhetskopieringen (back up) i högst sex (6) månader, varvid den försvinner slutgiltigt.

Systemets uppgifter har skyddats med brandvägg och andra tekniska metoder. Användningen av systemet förutsätter ett personligt användarnamn och lösenord. Den personuppgiftsansvariges huvudanvändare beställer användarnamnen av personuppgiftsbiträdet (tjänsteproducenten).

Behandlingen av dina personuppgifter omfattar inte automatiskt beslutsfattande eller profilering.

Regionförvaltningsverkens uppgifter enligt denna anmälan har på riksnivå koncentrerats till ett regionförvaltningsverk som i egenskap av registeransvarig ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter. 

Personuppgiftsansvarig enligt denna anmälan är: 

Regionförvaltningsverket i Södra Finland
Jurisdiktionsområde: riksomfattande
Besöksadress: Wähäjärvenkatu 6, Tavastehus
Postadress: PB 1, 13035 AVI
Telefonväxel: 0295 016 000
Registratorskontoret: registratur.sodra(at)rfv.fi
Kontaktperson: Kari Holsti

Regionförvaltningsverket i Södra Finland
Besöksadress: Wähäjärvenkatu 6, Tavastehus
Postadress: PB 1, 13035 AVI
Telefonväxel: 0295 016 000
Registratorskontoret: registratur.sodra(at)rfv.fi
Kontaktperson: Kari Holsti

Rätt att få information om behandlingen av personuppgifter 

Du har rätt att få veta till exempel för vilket ändamål och på vilket sätt vi behandlar dina personuppgifter. 

Syftet med detta meddelande är att ge dig en helhetsbild av den behandling av personuppgifter vid regionförvaltningsverket som är föremål för detta meddelande. Om du upplever att detta meddelande inte ger dig den helhetsbild vi eftersträvar, har vi misslyckats med vårt mål. I detta fall och alltid när du har frågor om behandlingen av personuppgifter vid regionförvaltningsverken kan du kontakta regionförvaltningsverkens dataskyddsombud (se kontaktuppgifterna nedan). 

Rätt att få tillgång till dina egna uppgifter 

Du kan begära och få en kopia av de personuppgifter som lagras hos dig genom att skicka ett undertecknat formulär för begäran om information per brev eller e-post till den regionala regionförvaltningsverkets kansli (se kontaktuppgifter i avsnitt 14). Vi kommer att utföra din begäran om vi inte har en laglig motivering att vägra verkställighet av dina rättigheter.

Du har rätt att bli informerad om huruvida vi behandlar personuppgifter om dig i vår verksamhet. Om vi inte behandlar dina personuppgifter har du även rätt att bli informerad om detta.

Form: Begäran om att kontrollera eller flytta registrerade uppgifter

Skicka din skriftliga begäran till den regionala förvaltningsmyndighetens kansli (se kontaktuppgifter nedan).

Korrigera eller fylla på data 

Om du upptäcker att dina uppgifter är ofullständiga eller felaktiga kan du begära att de korrigeras. I sådana fall ber vi dig att ange vilken information som är felaktig och hur informationen ska ändras, eller att berätta vilken information som ska kompletteras och hur. 

Form: Korrigering och begränsning av personuppgifter

Skicka din skriftliga begäran om rättelse till den regionala förvaltningsmyndighetens kansli (se kontaktuppgifter nedan).

Begränsning av behandlingen 

Om du anser att de uppgifter som vi behandlar om dig är felaktiga, att de behandlas lagstridigt eller du har motsatt dig behandlingen av dina uppgifter kan du be oss begränsa behandlingen av dina uppgifter.  

Form: Begäran om att korrigera eller begränsa registrerade uppgifter

Då kan vi behandla dina uppgifter endast  

• med ditt samtycke 
• om vi behöver dem för att uppgöra, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk 
• av allmänt intresse 
• för att skydda någon annans rättigheter. 

Om vi begränsar behandlingen av uppgifterna på din begäran är vi skyldiga att om möjligt underrätta alla dem till vilka uppgifterna tidigare utlämnats om begränsningen. 

Skicka ett skriftligt krav på begränsning av uppgifterna till regionförvaltningsverkets registratorskontor.

Rätt att motsätta sig behandling av personuppgifter 

Du har rätt att motsätta dig att vi behandlar dina personuppgifter. Du kan göra det när som helst utifrån en personlig särskild situation.

Då får vi inte längre behandla dina personuppgifter, utom om det finns ett mycket viktigt och berättigat skäl för behandlingen som åsidosätter dina intressen, rättigheter och friheter, eller om behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att uppgöra, framställa eller försvara rättsliga anspråk. 

Skicka din skriftliga och motiverade begäran till regionförvaltningsverkets registratorskontor. 

Besvär eller klagomål som gäller behandling av personuppgifter 

Kontaktuppgifter: Dataombudsmannens byråLänk till en annan webbplats

Vid behov kan du anföra besvär eller klagomål över behandlingen av dina uppgifter hos dataombudsmannen. Vi rekommenderar dock att du först kontaktar regionförvaltningsverkens dataskyddsombud (se kontaktuppgifterna nedan).

Mer allmän information om den registrerades rättigheter finns på webbplatsen för dataombudsmannens byrå.