Kontaktsystemet för uppsökande ungdomsarbete

Detta dataskyddsmeddelande innehåller uppgifter enligt artiklarna 13 och 14 i EU:s dataskyddsförordning (EU) 679/2016 för registrerade (fysiska personer). Denna anmälan lämnas till den registrerade när personuppgifterna samlas in.

Kontaktsystemet Etsivä. Registret ingår i Undervisnings- och kulturväsendets personregister.

Genomförande av uppsökande ungdomsarbete enligt ungdomslagen (1285/2016). Förmedling av kontaktbegäran och den ungas namn- och kontaktuppgifter till den ungas hemkommun och de anställda som ansvarar för det uppsökande ungdomsarbetet i kommunen.

Ungdomslagen (1285/2016)

Webbplatsens användare

I tjänsten Yhteysetsivaan.fi används endast sessionskakor som sparar information om ditt besök.

• IP-adress
• Val av språk
• Uppgifter som hämtats i samband med fi-identifikation

Anmälaren av den ungas kontakt- och identifieringsuppgifter

• Namn (förnamn, efternamn)
• Specificerande beteckning (personbeteckning; Suomi.fi-identifikation)
• Kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress, eventuell annan kontaktinformation)
• Myndighetsanmälare: yrkesbeteckning
• Myndighetsanmälare: arbetsgivare (arbetsgivarens namn, arbetsgivarens organisationsklassificering)
• Relation till den unga
• Roll (myndighet, arbetar med den unga, den unga själv)
• Kontaktbegäran som personen gjort
• Logguppgifter (inloggning och behandling av anmälningar)
• Uppgifter om meddelanden som skickats från systemet till personen

Den unga

• Namn (förnamn, efternamn)
• Specificerande beteckning (personbeteckning) eller, om sådan saknas, födelsetid eller födelseår
• Kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress, hemadress)
• Hemkommun
• Kontaktspråk
• Kontaktbegäran som gjorts om personen

Eventuella kontaktuppgifter som omfattas av spärrmarkering lämnas inte ut för uppsökande ungdomsarbete.

Person som sköter uppgifter inom det uppsökande ungdomsarbetet

• Namn (förnamn, efternamn)
• Kontaktuppgifter (e-postadress till arbetet, telefonnummer till arbetet, arbetsgivare)
• Specificerande beteckning (personbeteckning; Suomi.fi-identifikation)
• Kommun eller kommuner på vars vägnar eller för vars räkning personen behandlar anmälningar
• Rolluppgift (sköter uppgifter inom det uppsökande ungdomsarbetet/behandlar statistik över det uppsökande ungdomsarbetet)
• Rollbaserad användarrättighet och dess status (aktiv / passiverad)
• Kommunikationsinställningar (sändning av e-postmeddelanden och SMS)
• Uppgifter om meddelanden som skickats från systemet till personen
• Logguppgifter om inloggning i systemet och behandling av anmälningar

Regionförvaltningsverkets personal

• Namn (förnamn, efternamn)
• Kontaktuppgifter (e-postadress till arbetet)
• Specificerande beteckning (personbeteckning; Suomi.fi-identifikation)
• Rolluppgift (RFV:s administratör)
• Rollbaserad användarrättighet och dess status (aktiv / passiverad)
• Uppgifter om meddelanden som skickats till personen
• Logguppgifter om inloggning i systemet och behandling av användaruppgifter

Personuppgifterna kan komma från:

• De registrerade själva
• Den registrerades anhöriga, vårdnadshavare eller närstående
• Myndigheter
• Övriga aktörer som nämns i ungdomslagen
• BDS-befolkningsdatasystemet

Uppgifter om kontaktbegäranden förmedlas till det uppsökande ungdomsarbetet i den ungas hemkommun. Kontaktbegäranden överförs till det klienthanteringssystem som kommunen i fråga använder. Kommunenansvarar som personuppgiftsansvarig för det egna klienthanteringssystemet.

Logguppgifter samlas in om uppföljningen av utlämnandet av uppgifter.

I egenskap av personuppgiftsansvarig för kontaktsystemet Etsivä behandlar regionförvaltningsverket i Västra och Inre Finland regelbundet statistik från systemet.

Personuppgifter lämnas inte ut utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Den ungas personuppgifter förvaras från anmälningstidpunkten till mottagningstidpunkten, högst två månader.

Personuppgifterna för den som anmäler den ungas kontakt- och identifieringsuppgifter förvaras i 1 år efter att den senaste anmälan gjorts.

Personuppgifterna för den som sköter uppgifter inom det uppsökande ungdomsarbetet förvaras under den tid arbetsuppgifterna utförs.

Förvaringstiden för alla loggar är fem år.

Regionförvaltningsverket i Västra och Inre Finland har i egenskap av personuppgiftsansvarig vidtagit nödvändiga tekniska och organisatoriska åtgärder och kräver det också av personuppgiftsbiträdena.

Personuppgifterna används inte för automatiskt beslutsfattande eller profilering som skulle påverka de registrerades rättigheter eller friheter.

Regionförvaltningsverket i Västra och Inre Finland
Behörighetsområde: riksomfattande
Besöksadress: Wolffskavägen 35, Vasa
Postadress: PB 5, 13035 AVI
Telefonväxel: 0295 016 000
Registratorskontoret: registratur.vastra(at)rfv.fi

Personuppgiftsbiträden är

• Regionförvaltningsverket i Västra och Inre Finland
• CSC - IT-centret för vetenskap och dess underleverantörer, som på basis av ett avtal med Regionförvaltningsverket i Västra och Inre Finland underhåller och utvecklar systemet, sparar information och överför information.

Mottagare av personuppgifter är

• Kommunernas uppsökande ungdomsarbete

Regionförvaltningsverket i Västra och Inre Finland
Besöksadress: Wolffskavägen 35, Vasa
Postadress: PB 5, 13035 AVI
Telefonväxel: 0295 016 000
Registratorskontoret: registratur.vastra(at)rfv.fi

Rätt att få information om behandlingen av personuppgifter 

Du har rätt att få veta till exempel för vilket ändamål och på vilket sätt vi behandlar dina personuppgifter. 

Syftet med detta meddelande är att ge dig en helhetsbild av den behandling av personuppgifter vid regionförvaltningsverket som är föremål för detta meddelande. Om du upplever att detta meddelande inte ger dig den helhetsbild vi eftersträvar, har vi misslyckats med vårt mål. I detta fall och alltid när du har frågor om behandlingen av personuppgifter vid regionförvaltningsverken kan du kontakta regionförvaltningsverkens dataskyddsombud (se kontaktuppgifterna nedan). 

Rätt att få tillgång till dina egna uppgifter 

Du kan begära och få en kopia av de personuppgifter som lagras hos dig genom att skicka ett undertecknat formulär för begäran om information per brev eller e-post till den regionala regionförvaltningsverkets kansli (se kontaktuppgifter i avsnitt 14). Vi kommer att utföra din begäran om vi inte har en laglig motivering att vägra verkställighet av dina rättigheter.

Du har rätt att bli informerad om huruvida vi behandlar personuppgifter om dig i vår verksamhet. Om vi inte behandlar dina personuppgifter har du även rätt att bli informerad om detta.

Form: Begäran om att kontrollera eller flytta registrerade uppgifter

Skicka din skriftliga begäran till den regionala förvaltningsmyndighetens kansli (se kontaktuppgifter nedan).

Korrigera eller fylla på data 

Om du upptäcker att dina uppgifter är ofullständiga eller felaktiga kan du begära att de korrigeras. I sådana fall ber vi dig att ange vilken information som är felaktig och hur informationen ska ändras, eller att berätta vilken information som ska kompletteras och hur. 

Form: Korrigering och begränsning av personuppgifter

Skicka din skriftliga begäran om rättelse till den regionala förvaltningsmyndighetens kansli (se kontaktuppgifter nedan).

Begränsning av behandlingen 

Om du anser att de uppgifter som vi behandlar om dig är felaktiga, att de behandlas lagstridigt eller du har motsatt dig behandlingen av dina uppgifter kan du be oss begränsa behandlingen av dina uppgifter.  

Form: Begäran om att korrigera eller begränsa registrerade uppgifter

Då kan vi behandla dina uppgifter endast  

• med ditt samtycke 
• om vi behöver dem för att uppgöra, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk 
• av allmänt intresse 
• för att skydda någon annans rättigheter. 

Om vi begränsar behandlingen av uppgifterna på din begäran är vi skyldiga att om möjligt underrätta alla dem till vilka uppgifterna tidigare utlämnats om begränsningen. 

Skicka ett skriftligt krav på begränsning av uppgifterna till regionförvaltningsverkets registratorskontor.

Rätt att motsätta sig behandling av personuppgifter 

Du har rätt att motsätta dig att vi behandlar dina personuppgifter. Du kan göra det när som helst utifrån en personlig särskild situation.

Då får vi inte längre behandla dina personuppgifter, utom om det finns ett mycket viktigt och berättigat skäl för behandlingen som åsidosätter dina intressen, rättigheter och friheter, eller om behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att uppgöra, framställa eller försvara rättsliga anspråk. 

Skicka din skriftliga och motiverade begäran till regionförvaltningsverkets registratorskontor. 

Besvär eller klagomål som gäller behandling av personuppgifter 

Kontaktuppgifter: Dataombudsmannens byråLänk till en annan webbplats 

Vid behov kan du anföra besvär eller klagomål över behandlingen av dina uppgifter hos dataombudsmannen. Vi rekommenderar dock att du först kontaktar regionförvaltningsverkens dataskyddsombud (se kontaktuppgifterna nedan).

Mer allmän information om den registrerades rättigheter finns på webbplatsen för dataombudsmannens byrå.