USPA

Ärendehanteringssystemet används för registrering av ärenden och handlingar, beredning av ärenden, beslutsfattande och verkställighet samt uppföljning av handläggningsskeden.

Registreringen gör det möjligt att följa upp ärenden och registrera inkommande handlingar. Från systemet kan man ta ut statistik och rapporter om behandlade ärenden.

Systemet fungerar som elektroniskt arkiv för handlingar och som ansökningsregister för handlingar som ska förvaras varaktigt och för handlingar som ska förvaras en viss tid.

I systemet ingår diarie-/ärenderegister, dokumenthantering och kundregister samt eventuella integrationer i andra system.

I systemet behandlas ärenden enligt regionförvaltningsverkens informationsstyrningssystem (TOJ) och tillhörande handlingar.

Behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på regionförvaltningsverkets lagstadgade skyldighet enligt artikel 6.1 c i den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679).

Vi behandlar särskilda kategorier av personuppgifter i enlighet med artikel 9.2 g i den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679) av skäl som gäller ett viktigt allmänt intresse med stöd av lagstiftningen.

Denna grund kompletteras av 6 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen (1050/2018).

Informationshanteringslagen, arkivlagen

Följande uppgifter om personerna sparas i ärenderegistret:

• kundens efternamn
• kundens förnamn
• kundens adress
• kundens telefonnummer
• kundens e-postadress.

Dessutom innehåller registret personuppgifter i handlingar som inkommit och uppkommit i samband med behandlingen av ärenden.

Informationskällor som uppkommer av den personuppgiftsansvariges egen verksamhet och av de registrerade själva.

Uppgifter lämnas i regel inte ut utanför organisationen.

Offentliga personuppgifter som ingår i ärendehanteringssystemet ges på begäran till påseende.

Personuppgifter lämnas ut på begäran i enlighet med 13 § och 16 § 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (Offentlighetslagen, 621/1999).

Sekretessbelagda uppgifter lämnas ut endast med samtycke av den behöriga, till en part på begäran i enlighet med offentlighetslagen eller med stöd av en lagstadgad rätt.

Personuppgifter överförs inte utanför EU/EES-området.

Handlingarna och de personuppgifter som ingår i dem förvaras under den förvaringstid som fastställts i informationsstyrningsplanen.

Användningen av ärendehanteringssystemet har begränsats till regionförvaltningsverkets anställda i den omfattning som arbetsuppgifterna förutsätter och skyddats med användarnamn och lösenord.

Ärendena är indelade i offentliga ärenden och sekretessbelagda ärenden.
Läs- och redigeringsrättigheterna för ärenden och handlingar begränsas med användarrättigheter som ges på basis av tjänstemännens arbetsuppgifter.

Uppgifterna har skyddats genom tekniskt skydd av databaser och servrar, fysiskt skydd av lokaler, passerkontroll, skydd av datakommunikationen samt säkerhetskopiering av uppgifter.

Manuellt material förvaras i låsta utrymmen med begränsad åtkomst.

Behandlingen av dina personuppgifter omfattar inte automatiskt beslutsfattande eller profilering.

Personuppgiftsansvarig enligt denna anmälan är:

• Regionförvaltningsverket i Södra Finland
  Jurisdiktionsområde: landskapen Nyland, Egentliga Tavastland, Päijänne-Tavastland, Kymmenedalen, Södra Karelen, Egentliga Finland och Satakunta
• Regionförvaltningsverket i Östra Finland
  Jurisdiktionsområde: landskapen Södra Savolax, Norra Savolax och Norra Karelen
• Regionförvaltningsverket i Lappland
  Jurisdiktionsområde: landskapet Lappland
• Regionförvaltningsverket i Sydvästra Finland
  Jurisdiktionsområde: landskapen Egentliga Finland och Satakunta
• Regionförvaltningsverket i Västra och inre Finland
  Jurisdiktionsområde: landskapen Birkaland, Mellersta Finland, Södra Österbotten, Österbotten och Mellersta Österbotten
• Regionförvaltningsverket i Norra Finland
  Jurisdiktionsområde: landskapen Norra Österbotten, Kajanaland och Lappland

Kontaktuppgifter

UF-centret

Kontaktuppgifter

Rätt att få information om behandlingen av personuppgifter 

Du har rätt att få veta till exempel för vilket ändamål och på vilket sätt vi behandlar dina personuppgifter. 

Syftet med detta meddelande är att ge dig en helhetsbild av den behandling av personuppgifter vid regionförvaltningsverket som är föremål för detta meddelande. Om du upplever att detta meddelande inte ger dig den helhetsbild vi eftersträvar, har vi misslyckats med vårt mål. I detta fall och alltid när du har frågor om behandlingen av personuppgifter vid regionförvaltningsverken kan du kontakta regionförvaltningsverkens dataskyddsombud (se kontaktuppgifterna nedan). 

Rätt att få tillgång till dina egna uppgifter 

Du kan begära och få en kopia av de personuppgifter som lagras hos dig genom att skicka ett undertecknat formulär för begäran om information per brev eller e-post till den regionala regionförvaltningsverkets kansli (se kontaktuppgifter i avsnitt 14). Vi kommer att utföra din begäran om vi inte har en laglig motivering att vägra verkställighet av dina rättigheter.

Du har rätt att bli informerad om huruvida vi behandlar personuppgifter om dig i vår verksamhet. Om vi inte behandlar dina personuppgifter har du även rätt att bli informerad om detta.

Form: Begäran om att kontrollera eller flytta registrerade uppgifter

Skicka din skriftliga begäran till den regionala förvaltningsmyndighetens kansli (se kontaktuppgifter nedan).

Korrigera eller fylla på data 

Om du upptäcker att dina uppgifter är ofullständiga eller felaktiga kan du begära att de korrigeras. I sådana fall ber vi dig att ange vilken information som är felaktig och hur informationen ska ändras, eller att berätta vilken information som ska kompletteras och hur. 

Form: Korrigering och begränsning av personuppgifter

Skicka din skriftliga begäran om rättelse till den regionala förvaltningsmyndighetens kansli (se kontaktuppgifter nedan).

Begränsning av behandlingen 

Om du anser att de uppgifter som vi behandlar om dig är felaktiga, att de behandlas lagstridigt eller du har motsatt dig behandlingen av dina uppgifter kan du be oss begränsa behandlingen av dina uppgifter.  

Form: Begäran om att korrigera eller begränsa registrerade uppgifter

Då kan vi behandla dina uppgifter endast  

• med ditt samtycke 
• om vi behöver dem för att uppgöra, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk 
• av allmänt intresse 
• för att skydda någon annans rättigheter. 

Om vi begränsar behandlingen av uppgifterna på din begäran är vi skyldiga att om möjligt underrätta alla dem till vilka uppgifterna tidigare utlämnats om begränsningen. 

Skicka ett skriftligt krav på begränsning av uppgifterna till regionförvaltningsverkets registratorskontor.

Rätt att motsätta sig behandling av personuppgifter 

Du har rätt att motsätta dig att vi behandlar dina personuppgifter. Du kan göra det när som helst utifrån en personlig särskild situation.

Då får vi inte längre behandla dina personuppgifter, utom om det finns ett mycket viktigt och berättigat skäl för behandlingen som åsidosätter dina intressen, rättigheter och friheter, eller om behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att uppgöra, framställa eller försvara rättsliga anspråk. 

Skicka din skriftliga och motiverade begäran till regionförvaltningsverkets registratorskontor. 

Besvär eller klagomål som gäller behandling av personuppgifter 

Kontaktuppgifter: Dataombudsmannens byrå  

Vid behov kan du anföra besvär eller klagomål över behandlingen av dina uppgifter hos dataombudsmannen. Vi rekommenderar dock att du först kontaktar regionförvaltningsverkens dataskyddsombud (se kontaktuppgifterna nedan).

Mer allmän information om den registrerades rättigheter finns på webbplatsen för dataombudsmannens byrå.