Så här behandlar Regionförvaltningsverkets kundservice dina personuppgifter
Med personuppgifter avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person.
Nedan finns en beskrivning av de riktlinjer som vi tillämpar, hur vi hanterar och lagrar informationen samt vilka rättigheter du har. Riktlinjerna inskränker aldrig de rättigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen eller annan rättsligt bindande bestämmelse.
Hur skyddar vi dina personuppgifter?
Registrets namn är Kundservicefunktionens system för registrering och hantering av kundkontakter.
Dina personuppgifter är skyddade mot obehörig åtkomst, ändring och förstöring. Skyddet bygger på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaserna och servrarna, fysiskt skydd av lokalerna, passagekontroll, kryptering av datakommunikationen och säkerhetskopiering av uppgifterna. Åtkomst- och behandlingsrättighet beviljas utifrån arbetsuppgift. Åtkomsten till system baseras på personliga användarkoder. För att övervaka verksamhetens ändamålsenlighet använder vi administrativa kontroller.
Vi lämnar i regel inte ut dina uppgifter till andra instanser.
Vi överför inte dina personuppgifter utanför EU eller EES-området.
Vi lagrar dina personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att uppnå de ändamål för behandlingen av personuppgifter som anges i denna dataskyddsbeskrivning.
Vi sparar samtalsinspelningar i 6 månader. Vid kvalitetsutvecklingsprojekt och reklamationer kan vi förvara enskilda inspelningar längre, dock högst i 12 månader.
Vi sparar säkerhetskopior av e-post i 6 månader.
Ärendehanteringen sker i ärendehanteringssystemet Uspa, som tillhandahålls av NTM. Inom arbetarskyddet används Vera-tillsynssystemet.
För ServiceNows del levereras tjänsten av Valtori och deras underleverantör Sofigate.
Syftet med behandlingen av personuppgifter
Syftet med behandlingen av dina personuppgifter är att sköta kundrelationer i myndighetsuppgifter samt annan kontakt med kunderna.
Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning är myndighetsverksamhet som omfattar kundrådgivning och kundkontakt.
Vi använder inte dina uppgifter för automatiserat beslutsfattande eller profilering.
Rättsgrunder för behandling av dina personuppgifter
Den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter är artikel 6.1 e i den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679) för att fullgöra en uppgift av allmänt intresse eller för att utöva offentlig makt som tillhör regionförvaltningsverken. Denna grund kompletteras av 4 § 2 punkten i dataskyddslagen (1050/2018).
Ordnandet av kundservice grundar sig på skötseln av en uppgift av allmänt intresse som hör till regionförvaltningsverket. Detta syfte kompletteras dessutom av förvaltningslagen (434/2003) och lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003).
Personuppgifter i registret
Vi sparar följande uppgifter i registret:
• personens identifieringsuppgifter
• namn
• adressuppgifter
• telefonnummer
• e-postadress.
Regelbundna informationskällor för dina personuppgifter
Vi får de uppgifter som sparas i registret i första hand direkt från våra kunder, bland annat
• meddelanden som skickats på www-blanketter
• per e-post
• per telefon
• via chatten
• andra situationer, där kunden uppger sina uppgifter.
Dessutom får vi uppgifter från tjänster som erbjuder offentliga kontaktuppgifter.
Dina rättigheter
Rätt att få tillgång till dina egna uppgifter
Du kan be om och få en kopia av de personuppgifter som lagrats om dig genom att skicka en undertecknad blankett för begäran om uppgifter per brev eller e-post till regionförvaltningsverkets registratorskontor. Vi genomför din begäran om vi inte har lagenliga grunder att vägra tillgodose din rätt.
Begäran om att kontrollera registrerade uppgifter
Rätt att korrigera eller komplettera uppgifter
Om du upptäcker att dina uppgifter är bristfälliga eller felaktiga kan du begära att de rättas. I sådana fall ber vi att du meddelar oss vilken uppgift som är felaktig och hur uppgiften ska ändras, eller att du meddelar vilken uppgift som ska kompletteras och hur den ska kompletteras.
Begäran om att korrigera eller begränsa registrerade uppgifter
Begränsning av behandlingen
Om du anser att de uppgifter som vi behandlar om dig är felaktiga, att de behandlas lagstridigt eller du har motsatt dig behandlingen av dina uppgifter kan du be oss begränsa behandlingen av dina uppgifter.
Begäran om att korrigera eller begränsa registrerade uppgifter
Då kan vi behandla dina uppgifter endast
• med ditt samtycke
• om vi behöver dem för att uppgöra, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk
• av allmänt intresse
• för att skydda någon annans rättigheter.
Om vi begränsar behandlingen av uppgifterna på din begäran är vi skyldiga att om möjligt underrätta alla dem till vilka uppgifterna tidigare utlämnats om begränsningen.
Skicka ett skriftligt krav på begränsning av uppgifterna till regionförvaltningsverkets registratorskontor.
Rätt att motsätta sig behandling av personuppgifter
Du har rätt att motsätta dig att vi behandlar dina personuppgifter. Du kan göra det när som helst utifrån en personlig särskild situation. Då får vi inte längre behandla dina personuppgifter, utom om det finns ett mycket viktigt och berättigat skäl för behandlingen som åsidosätter dina intressen, rättigheter och friheter, eller om behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att uppgöra, framställa eller försvara rättsliga anspråk.
Skicka din skriftliga och motiverade begäran till regionförvaltningsverkets registratorskontor.
Kontaktuppgifter till dataskyddsansvarige och mer information om dataskydd
Dataombudsmannens byrå