Så här behandlar Regionförvaltningsverkets kundservice dina personuppgifter

Med personuppgifter avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person.

Nedan finns en beskrivning av de riktlinjer som vi tillämpar, hur vi hanterar och lagrar informationen samt vilka rättigheter du har. Riktlinjerna inskränker aldrig de rättigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen eller annan rättsligt bindande bestämmelse.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Registrets namn är Kundservicefunktionens system för registrering och hantering av kundkontakter.

Dina personuppgifter är skyddade mot obehörig åtkomst, ändring och förstöring. Skyddet bygger på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaserna och servrarna, fysiskt skydd av lokalerna, passagekontroll, kryptering av datakommunikationen och säkerhetskopiering av uppgifterna. Åtkomst- och behandlingsrättighet beviljas utifrån arbetsuppgift. Åtkomsten till system baseras på personliga användarkoder. För att övervaka verksamhetens ändamålsenlighet använder vi administrativa kontroller.

Vi lämnar i regel inte ut dina uppgifter till andra instanser.

Vi överför inte dina personuppgifter utanför EU eller EES-området.

Vi lagrar dina personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att uppnå de ändamål för behandlingen av personuppgifter som anges i denna dataskyddsbeskrivning. 

Vi sparar samtalsinspelningar i 6 månader. Vid kvalitetsutvecklingsprojekt och reklamationer kan vi förvara enskilda inspelningar längre, dock högst i 12 månader.

Vi sparar säkerhetskopior av e-post i 6 månader.

Ärendehanteringen sker i ärendehanteringssystemet Uspa, som tillhandahålls av NTM. Inom arbetarskyddet används Vera-tillsynssystemet. 

För ServiceNows del levereras tjänsten av Valtori och deras underleverantör Sofigate.

Syftet med behandlingen av personuppgifter

Syftet med behandlingen av dina personuppgifter är att sköta kundrelationer i myndighetsuppgifter samt annan kontakt med kunderna.
Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning är myndighetsverksamhet som omfattar kundrådgivning och kundkontakt. 

Vi använder inte dina uppgifter för automatiserat beslutsfattande eller profilering.

Rättsgrunder för behandling av dina personuppgifter

Den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter är artikel 6.1 e i den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679) för att fullgöra en uppgift av allmänt intresse eller för att utöva offentlig makt som tillhör regionförvaltningsverken. Denna grund kompletteras av 4 § 2 punkten i dataskyddslagen (1050/2018).

Ordnandet av kundservice grundar sig på skötseln av en uppgift av allmänt intresse som hör till regionförvaltningsverket. Detta syfte kompletteras dessutom av förvaltningslagen (434/2003) och lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003).

Personuppgifter i registret

Vi sparar följande uppgifter i registret: 
• personens identifieringsuppgifter 
• namn 
• adressuppgifter 
• telefonnummer 
• e-postadress.

Regelbundna informationskällor för dina personuppgifter

Vi får de uppgifter som sparas i registret i första hand direkt från våra kunder, bland annat
•    meddelanden som skickats på www-blanketter
•    per e-post
•    per telefon
•    via chatten
•    andra situationer, där kunden uppger sina uppgifter.

Dessutom får vi uppgifter från tjänster som erbjuder offentliga kontaktuppgifter.

Dina rättigheter

Rätt att få tillgång till dina egna uppgifter

Du kan be om och få en kopia av de personuppgifter som lagrats om dig genom att skicka en undertecknad blankett för begäran om uppgifter per brev eller e-post till regionförvaltningsverkets registratorskontor. Vi genomför din begäran om vi inte har lagenliga grunder att vägra tillgodose din rätt.

Begäran om att kontrollera registrerade uppgifter

Rätt att korrigera eller komplettera uppgifter

Om du upptäcker att dina uppgifter är bristfälliga eller felaktiga kan du begära att de rättas. I sådana fall ber vi att du meddelar oss vilken uppgift som är felaktig och hur uppgiften ska ändras, eller att du meddelar vilken uppgift som ska kompletteras och hur den ska kompletteras.

Begäran om att korrigera eller begränsa registrerade uppgifter

Begränsning av behandlingen

Om du anser att de uppgifter som vi behandlar om dig är felaktiga, att de behandlas lagstridigt eller du har motsatt dig behandlingen av dina uppgifter kan du be oss begränsa behandlingen av dina uppgifter.

Begäran om att korrigera eller begränsa registrerade uppgifter

Då kan vi behandla dina uppgifter endast 
•    med ditt samtycke
•    om vi behöver dem för att uppgöra, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk
•    av allmänt intresse
•    för att skydda någon annans rättigheter.

Om vi begränsar behandlingen av uppgifterna på din begäran är vi skyldiga att om möjligt underrätta alla dem till vilka uppgifterna tidigare utlämnats om begränsningen.

Skicka ett skriftligt krav på begränsning av uppgifterna till regionförvaltningsverkets registratorskontor.

Rätt att motsätta sig behandling av personuppgifter

Du har rätt att motsätta dig att vi behandlar dina personuppgifter. Du kan göra det när som helst utifrån en personlig särskild situation. Då får vi inte längre behandla dina personuppgifter, utom om det finns ett mycket viktigt och berättigat skäl för behandlingen som åsidosätter dina intressen, rättigheter och friheter, eller om behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att uppgöra, framställa eller försvara rättsliga anspråk.

Skicka din skriftliga och motiverade begäran till regionförvaltningsverkets registratorskontor.

Kontaktuppgifter till dataskyddsansvarige och mer information om dataskydd

Dataombudsmannens byrå

Personuppgiftsansvariga

Varje regionförvaltningsverk är behörigt att utföra sina uppgifter inom ett visst geografiskt område i Finland, om inte något ärende har koncentrerats endast till ett visst regionförvaltningsverk på riksnivå. Således är det vanligtvis ett av sex regionförvaltningsverk som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter enligt denna anmälan beroende på var i Finland du bor och vilket regionförvaltningsverk som har behandlat ditt ärende.

Regionförvaltningsverken som är personuppgiftsansvariga enligt denna anmälan, deras riksomfattande verksamhetsområden och kontaktuppgifter är följande:

Kontaktuppgifter

Dataskyddsombud
tfn 0295 018 015
tietosuoja(at)avi.fi 

Om du behöver mer information om den behandling av personuppgifter som sker hos regionförvaltningsverken kan du kontakta regionförvaltningsverkets dataskyddsombud. För att kunna utnyttja dina rättigheter vad gäller behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta registratorskontoret vid regionförvaltningsverket, vars kontaktuppgifter finns nedan. Om ditt ärende gäller behandlingen av dina personuppgifter vid någon annan organisation och inte vid regionförvaltingsverket, ska du i första hand kontakta den aktuella organisationen eller organisationens dataskyddsombud.

Om du har något att fråga om dina rättigheter som gäller behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta registratorskontoret vid Regionförvaltningsverket i Södra Finland:  

Regionförvaltningsverket i Södra Finland 
Wähäjärvenkatu 6, Tavastehus
PB 1, 13035 AVI
tfn 0295 016 000 
registratur.sodra(at)rfv.fi