Så här behandlas dina personuppgifter vid regionförvaltningsverkets rekrytering

Med personuppgifter avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person.

Nedan finns en beskrivning av de riktlinjer som vi tillämpar, hur vi hanterar och lagrar informationen samt vilka rättigheter du har. Riktlinjerna inskränker aldrig de rättigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen eller annan rättsligt bindande bestämmelse.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Namnet på vårt register är personregistret i rekryteringssystemet Valtiolle.fi.

Dina personuppgifter är skyddade mot obehörig åtkomst, ändring och förstöring. Skyddet bygger på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaserna och servrarna, fysiskt skydd av lokalerna, passagekontroll, kryptering av datakommunikationen och säkerhetskopiering av uppgifterna. Åtkomst- och behandlingsrättighet beviljas utifrån arbetsuppgift. Åtkomsten till system baseras på personliga användarkoder. Personerna som behandlar uppgifterna har tystnadsplikt. För att övervaka verksamhetens ändamålsenlighet använder vi administrativa kontroller.

Vi kan lämna ut dina uppgifter endast inom de gränser som den gällande lagstiftningen förpliktar och tillåter eller med den personuppgiftsansvariges samtycke. Ansökningshandlingarna är sådana offentliga handlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) och som vi kan lägga fram på begäran. Vi lämnar på begäran ut offentliga handlingar i enlighet med förutsättningarna i 13 och 16 § i offentlighetslagen. Sekretessbelagda uppgifter lägger vi fram och lämnar ut endast

med den berörda personens samtycke
till personen själv
med lagstadgad rätt.

Vi arkiverar en elektronisk filhelhet från Valtiolle.fi till ämbetsverkets elektroniska ärendehanteringssystem.

Vi överför inte dina uppgifter till områden utanför EU eller EES-området eller till internationella organisationer.

Vi lagrar dina personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att uppnå de ändamål för behandlingen av personuppgifter som anges i denna dataskyddsbeskrivning.

Dina ansökningar till rekryteringar sparas i systemet i två år efter att rekryteringsprocessen har avslutats. Efter det anonymiseras din ansökan och uppgifterna är tillgängliga endast i sifferform som en del av rapporteringsdata. I fråga om en öppen ansökan kan du själv fastställa giltighetstiden för ansökan som är högst två år. Ditt användarnamn och de uppgifter som sparats under användarnamnet samt dina öppna ansökningar raderas automatiskt när ditt användarnamn har varit oanvänt i ett år.

Som sökande får du ett meddelande innan användarkontot raderas. Som sökande kan du också när som helst själv ta bort användarprofilen för ditt användarkonto. I och med att användarprofilen raderas försvinner också dina öppna ansökningar. Ansökningar som skickats till specifika rekryteringar och uppgifterna om dem förblir synliga i systemet tills de anonymiseras enligt det ovan nämnda.

Uppgifter om en person som har rollen som rekryterare på Valtiolle.fi raderas på basis av chefens begäran om radering eller en granskning av anställningsförhållandet som gjorts av en yrkesanvändare (personalsakkunig) senast när personens tjänsteförhållande upphör.

Vi förvarar rekryteringsuppgifterna i ärendehanteringssystemet USPA, vars tjänsteleverantör är UF-centret. Behandlingen av personuppgifter begränsas automatiskt när anställningen upphör. Förvaringstiderna grundar sig på lagstiftningen och regionförvaltningsverkets informationsstyrningsplan.

Syftet med behandlingen av personuppgifter

Vi behandlar och arkiverar ansökningar i anslutning till rekryteringsprocessen. Vi administrerar den sökandes och den rekryterande personens användarrättigheter till tjänsten Valtiolle.fi. Behandlingen av sökandes personuppgifter baseras på den registrerades samtycke. Behandlingen av personuppgifter i anslutning till rekryterarens användarrättigheter grundar sig på lagstiftningen, bland annat statstjänstemannalagen 19.8.1994/750 och förvaltningslagen 6.6.2003/434.

Vi använder inte dina uppgifter för automatiserat beslutsfattande eller profilering.

Rättsgrunder för behandling av dina personuppgifter

Behandlingen av dina personuppgifter vid ämbetsverket grundar sig på artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen (EU 2016/679) och fullgörandet av lagstadgade skyldigheter.

Personuppgifter i registret

Obligatoriska identifieringsuppgifter i anslutning till ansökningarna är

förnamn och efternamn
juridiskt kön
mobiltelefon
hemadress
postnummer
postanstalt
e-postadress
samtycke till elektronisk delgivning
uppgifter om utbildning (läroanstalt, examensbeteckning, utbildningsområde, utbildningsnivå, tidpunkt, examen klar/pågående)
uppgifter om arbetserfarenhet (arbetsgivare, befattningsbenämning, befattningsbeskrivning, tidpunkt).

Utöver de ovan nämnda kan uppgifterna eventuellt inkludera födelsedatum och modersmål. Medborgarskapet ska anges när 7 § i statstjänstemannalagen tillämpas vid rekryteringen.

Frivilliga uppgifter i anslutning till ansökningarna är

de uppgifter som sökanden uppger om sig själv i ansökan (till exempel andra uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet)
övriga uppgifter som sökanden lämnat in som stöd för sin ansökan, såsom matrikelutdrag/meritförteckning
skol- och studiebetyg
arbetsintyg
referenspersoner som den sökande uppgett
övriga behövliga uppgifter till arbetsansökan och villkoren för tillsättandet av tjänsten.

Uppgiftskällor i fall att uppgifterna inte mottagits från den registrerade

Med ett separat samtycke av sökanden kan vi skaffa uppgifter som är nödvändiga för arbetsansökan från andra informationskällor och spara dem i systemet Valtiolle.fi.

Användaruppgifterna för en person som använder rekryteringssystemet skapas i systemet när användaren själv registrerar sig eller när en annan person skapar ett användarkonto. Ämbetsverkets yrkesanvändarrättigheter läggs till på basis av en separat begäran om användarrättigheter.

Dina rättigheter

Den registrerade (sökanden) har rätt att få en bekräftelse av den personuppgiftsansvarige på att personuppgifter som gäller hen behandlas eller inte behandlas och, om personuppgifterna behandlas, rätt att få tillgång till personuppgifterna.

Den registrerade (sökanden) har tillgång till ansökningsuppgifterna via Valtiolle.fi-systemet. Som registrerad kan du ladda ner uppgifterna om din användarprofil som en json-fil. Om du har lämnat in en arbetsansökan direkt till ämbetsverket kan du göra en begäran om granskning av uppgifterna till ämbetsverket i fråga. I fråga om öppna ansökningar ska du rikta en begäran om granskning av uppgifterna till Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning på adressen [email protected].

Rätt att få tillgång till dina egna uppgifter

Du kan be om och få en kopia av de personuppgifter som lagrats om dig genom att skicka en undertecknad blankett för begäran om uppgifter per brev eller e-post till regionförvaltningsverkets registratorskontor. Vi genomför din begäran om vi inte har lagenliga grunder att vägra tillgodose din rätt.

Begäran om att kontrollera registrerade uppgifter

Rätt att korrigera eller komplettera uppgifter

Om du upptäcker att dina uppgifter är bristfälliga eller felaktiga kan du begära att de rättas. I sådana fall ber vi att du meddelar oss vilken uppgift som är felaktig och hur uppgiften ska ändras, eller att du meddelar vilken uppgift som ska kompletteras och hur den ska kompletteras.

Begäran om att korrigera eller begränsa registrerade uppgifter

Begränsning av behandlingen

Om du anser att de uppgifter som vi behandlar om dig är felaktiga, att de behandlas lagstridigt och du har motsatt dig raderingen av dina uppgifter kan du be oss begränsa behandlingen av dina uppgifter. Du har samma rätt om vi inte längre behöver personuppgifterna för det ändamål de behandlades, men du behöver dem för att uppgöra, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk.

Begäran om att korrigera eller begränsa registrerade uppgifter

Då kan vi behandla dina uppgifter endast

med ditt samtycke
för att uppgöra, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk
av allmänt intresse
för att skydda någon annans rättigheter.

Om vi begränsar behandlingen av uppgifterna på din begäran är vi skyldiga att om möjligt underrätta alla dem till vilka uppgifterna tidigare utlämnats om begränsningen.

Skicka ett skriftligt krav på begränsning av uppgifterna till regionförvaltningsverkets registratorskontor.

Personuppgiftsansvariga

Personuppgiftsansvariga är Regionförvaltningsverket i Södra Finland, Regionförvaltningsverket i Östra Finland, Regionförvaltningsverket i Lappland, Regionförvaltningsverket i Sydvästra Finland, Regionförvaltningsverket i Västra och Inre Finland och Regionförvaltningsverket i Norra Finland.

Regionförvaltningsverkens förvaltnings- och utvecklingstjänster stöder de personuppgiftsansvariga i tillgodoseendet av den registrerades rättigheter.

För att kunna utnyttja dina rättigheter vad gäller behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta registratorskontoret vid regionförvaltningsverket, vars kontaktuppgifter finns nedan. Om ditt ärende gäller behandlingen av dina personuppgifter vid någon annan organisation och inte vid regionförvaltingsverket, ska du i första hand kontakta den aktuella organisationen eller organisationens dataskyddsombud.

Om du har något att fråga om dina rättigheter som gäller behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta registratorskontoret vid Regionförvaltningsverket i Södra Finland:

Regionförvaltningsverket i Södra Finland
Wähäjärvenkatu 6, Tavastehus
PB 1, 13035 AVI
tfn 0295 016 000
registratur.sodra(at)rfv.fi

Om du behöver mer information om den behandling av personuppgifter som sker hos regionförvaltningsverken kan du kontakta regionförvaltningsverkets dataskyddsombud.

Dataskyddsombud
tfn 0295 018 015
tietosuoja(at)avi.fi