Så här hanteras dina personuppgifter vid behandling av klagomål

Med personuppgifter avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person.

Nedan finns en beskrivning av de riktlinjer som vi tillämpar, hur vi hanterar och lagrar informationen samt vilka rättigheter du har. Riktlinjerna inskränker aldrig de rättigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen eller annan rättsligt bindande bestämmelse.

Så här behandlar vi dina personuppgifter vid behandling av klagomål

Ett klagomål är en anmälan till en tillsynsmyndighet, t.ex. regionförvaltningsverket, om ett misstänkt felaktigt förfarande eller en misstänkt försummelse. Behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679), dvs. behandlingen är nödvändig för att den personuppgiftsansvarige ska kunna fullgöra sin lagstadgade skyldighet. Regionförvaltningsverkens behörighet vid behandlingen av klagomål grundar sig bland annat på kapitel 8 a i förvaltningslagen och på speciallagstiftning om ansvarsområdena, t.ex. på socialvårdslagen, lagen om patientens ställning och rättigheter eller hälsoskyddslagen. Närmare förteckning över lagar i punkt 7 i dataskyddsbeskrivningen. 

Åtkomst- och behandlingsrättighet beviljas utifrån arbetsuppgift. Till exempel sekretessbelagda uppgifter behandlas i regel inte alls om inte arbetsuppgifterna förutsätter det. Sekretessbelagda uppgifter diskuteras inte med utomstående. All behandling av personuppgifter och alla som deltar i behandlingen omfattas av tystnadsplikt. I behandlingen av klagomål inom regionförvaltningsverken hanteras särskilda personuppgifter såsom uppgifter om hälsa.  

Vid regionförvaltningsverken behandlas klagomål inom följande verksamhetsområden:

• undervisningsväsendet
• räddningsväsendet
• renskötsel
• webbtillgänglighet
• socialvård 
• hälso- och sjukvård
• sysselsättningsfrämjande kommunförsök
• småbarnspedagogik
• miljö- och hälsoskyddet
• kommunklagan

Vid behandlingen av klagomål vid regionförvaltningsverken hanteras personuppgifter t.ex. i följande situationer:

• Då ett klagomålsärende vid behov överförs mellan myndigheterna.
• För att utreda ett klagomålsärende kan regionförvaltningsverket begära utlåtanden och utredningar av den som klagan gäller. 
• Regionförvaltningsverket kan begära sakkunnigutlåtanden för utredning av ärendet.
• Regionförvaltningsverkets klagomålsbeslut delges parten med beaktande av bestämmelserna om sekretess.
• Klagomålsbeslutet arkiveras i ärendehanteringssystemet.

Då ditt klagomål tas till prövning vid regionförvaltningsverket kommer ditt namn till kännedom för den som klagomålet gäller. Klagomålsärenden är handlingar som förvaras permanent.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter är skyddade mot obehörig åtkomst, ändring och förstöring. Skyddet bygger på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaserna och servrarna, fysiskt skydd av lokalerna, passagekontroll, kryptering av datakommunikationen och säkerhetskopiering av uppgifterna. Åtkomst- och behandlingsrättighet beviljas utifrån arbetsuppgift. Handläggare av klagomål har rätt till klagomålsärenden vid sin enhet. Klagomålssamordnare eller tjänstemän i motsvarande arbetsledande ställning har beviljats mera omfattande rättigheter.

Syftet med behandlingen av personuppgifter

Ärendehanteringssystemet används för att registrera ärenden och dokument, bereda ärenden och fatta, godkänna, arkivera, informera om och genomföra beslut samt följa upp handläggningsfaserna (Artikel 6 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679). Registreringen möjliggör uppföljning av ärenden. Statistik och rapporter kan tas fram från systemet. Systemet fungerar som en elektronisk lagringsplats/ett elektroniskt arkiv för dokument som lagras för en viss tid eller permanent. I systemet ingår ett diarie-/ärenderegister, dokumenthantering och kundregister samt integrationer i andra system.

Regelmässigt överlämnande av uppgifter 

Uppgifter överlämnas i regel inte till någon utanför organisationen.
Offentliga personuppgifter som ingår i ärendehanteringssystemet ska lämnas ut då det är motiverat. Personuppgifter lämnas ut på begäran i enlighet med 13 § och 16 § 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Konfidentiell information överlämnas endast med den berörda personens samtycke, på dennes begäran i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet eller med stöd av en lagstadgad rättighet.

Uppgifterna som behandlas kan vara en del eller alla av följande:

• efternamn
• förnamn 
• personbeteckning
• postadress
• postnummer 
• postanstalt
• hemkommun
• telefonnummer 
• e-postadress
• uppgifter och handlingar som hänför sig till ärendet som ska behandlas, såsom 
  • ärendets diarienummer 
  • behandlingsåtgärderna 
  • beslutsuppgifterna 
  • projektuppgifterna 
  • betalningsuppgifterna 
  • övriga levererade handlingar som också kan innehålla personuppgifter som ingår i särskilda personuppgiftskategorier (i klagomålsärenden inom hälsovården behandlar vi till exempel hälsouppgifter, eftersom avgörandet av ärendet förutsätter det). 

Sänd oss således endast de uppgifter om dig som vi oundvikligen behöver för behandlingen av ditt ärende. Handlingarna förvaras så länge som regionförvaltningsverkets plan för informationsstyrning har definierat. Du kan be om planen för informationsstyrning av registratorskontoret. 

Det här kan du bäst säkerställa genom att skicka dem via vår elektroniska tjänst eller vår blankett. Om du är osäker kan du fråga oss vilka uppgifter du ska sända. Kontakta regionförvaltningsverket i din region.

Informationskällor för dina personuppgifter

Vi får uppgifter om ditt klagomål via följande kanaler:

• e-blankett
• säkerhetsmeddelande
• e-post
• telefon
• post
• övriga situationer där kunden överlåter personuppgifter.

På den elektroniska blanketten sparas inte klagandens personuppgifter, utan uppgifterna skickas till det mottagande ärendehanteringssystemet. Under sändningen av blanketten är personuppgifterna strukturerade data som förmedlas till det mottagande systemet. För kontroll av fel sparas uppgifterna i loggen en kort stund och raderas automatiskt. Personuppgifterna förmedlas till regionförvaltningsverkets ärendehanteringssystem. 

I den elektroniska blanketten för klagomål används Suomi.fi-autentisering och vid delgivning av klagomål används Suomi.fi-meddelandetjänst om kunden har godkänt användningen av tjänsten.

Mer information i dataskyddsbeskrivningen för Suomi.fi-tjänsten.

Vid regionförvaltningsverket används Deltagon Sec @GW:s tjänst för säkerhetsmeddelanden för konfidentiell förmedling av e-postmeddelanden både inom organisationen och med externa personer. En tillräckligt informationssäker identifiering av mottagaren bestäms från fall till fall utifrån värdet av informationen och riskbedömningen samt med beaktande av förvaltningens rättsprinciper.

Klagomålsbeslut som inte sänds till kunden i meddelandetjänsten Suomi.fi sänds per post eller per e-post som säkerhetsmeddelande med ändelsen .sec.

Vid utredningen av klagomålsärenden använder regionförvaltningsverket följande informationskällor:

• patientuppgifter
• klientuppgifter inom socialvården
• utlåtanden och utredningar om föremålen för klagomålen
• sakkunnigutlåtanden.

Dessutom får vi uppgifter från tjänster som erbjuder offentliga kontaktuppgifter.

Du har rätt att få veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig och be om en kopia av dem. Du har rätt att få veta till exempel om vi i vår verksamhet behandlar dina uppgifter. Du har också rätt att få veta om vi inte behandlar dina personuppgifter. Dessutom har du rätt att få felaktiga uppgifter om dig själv rättade, komplettera dina personuppgifter och be oss radera dina personuppgifter eller begränsa användningen av dem. Du har rätt att få dina personuppgifter i maskinläsbar form och överföra dem till en annan aktör som ansvarar för behandlingen av uppgifterna.

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett lagstridigt sätt kan du överklaga eller lämna in ett klagomål om behandlingen av dina uppgifter till Dataombudsmannens byrå. Vi rekommenderar dock att man först kontaktar regionförvaltningsverkens dataskyddsombud (se kontaktuppgifterna nedan).

Kontaktuppgifter till dataskyddsansvarige och mer information om dataskydd

Dataombudsmannens byrå

Personuppgiftsansvariga

Varje regionförvaltningsverk är behörigt att utföra sina uppgifter inom ett visst geografiskt område i Finland, om inte något ärende har koncentrerats endast till ett visst regionförvaltningsverk på riksnivå. Således är det vanligtvis ett av sex regionförvaltningsverk som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter enligt denna anmälan beroende på var i Finland du bor och vilket regionförvaltningsverk som har behandlat ditt ärende.

Regionförvaltningsverken som är personuppgiftsansvariga enligt denna anmälan, deras riksomfattande verksamhetsområden och kontaktuppgifter är följande:

Kontaktuppgifter

Dataskyddsombud
tfn 0295 018 015
tietosuoja(at)avi.fi 

Om du behöver mer information om den behandling av personuppgifter som sker hos regionförvaltningsverken kan du kontakta regionförvaltningsverkets dataskyddsombud. För att kunna utnyttja dina rättigheter vad gäller behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta registratorskontoret vid regionförvaltningsverket, vars kontaktuppgifter finns nedan. Om ditt ärende gäller behandlingen av dina personuppgifter vid någon annan organisation och inte vid regionförvaltingsverket, ska du i första hand kontakta den aktuella organisationen eller organisationens dataskyddsombud.

Om du har något att fråga om dina rättigheter som gäller behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta registratorskontoret vid Regionförvaltningsverket i Södra Finland:  

Regionförvaltningsverket i Södra Finland 
Wähäjärvenkatu 6, Tavastehus
PB 1, 13035 AVI
tfn 0295 016 000 
registratur.sodra(at)rfv.fi