Beslutssammandrag gällande tillsyn

Regionförvaltningsverket i Lappland

Basservice, rättsskydd och tillstånd

Datum för avgörandet 9.3.2023

diarienummer LAAVI/1212/2022

 

Psykoterapeuten är skyldig att följa bestämmelserna om anteckningar i journalhandlingar och förvaringen av journalhandlingar

 

Beskrivning av ärendet

 

Regionförvaltningsverket undersökte psykoterapeut A:s verksamhet som tillsynsärende i fråga om upprättande och förvaring av journalhandlingar. A förde egna anteckningar om patientbesöken i häften och för varje patient fanns ett eget häfte. De manuella anteckningarna hade gjorts med en otydlig handstil och av dem kunde bland annat inte utredas vad läkaren som gav utlåtandet om rehabiliterande psykoterapi hade rekommenderat, samtal som förts med patienten eller patientens tillstånd. Av handlingarna framgick inte heller eventuella förbud mot utlämnande av uppgifter. På grund av oklara och bristfälliga anteckningar kunde regionförvaltningsverket inte utreda ett tidigare klagomålsärende som gällde A. Enligt A:s utredning förvarade hen kundens material i sju år, varefter hen förstörde allt pappersmaterial med en dokumentförstörare och brände det.

 

Beslut i ärendet

 

Regionförvaltningsverket gav A en anmärkning om att A i egenskap av yrkesutbildad person hade agerat i strid med bestämmelserna i fråga om upprättande av anteckningar i journalhandlingar och förvaring av journalhandlingar. Enligt regionförvaltningsverket var A:s förfarande i fråga om anteckningarna i journalhandlingarna mycket klandervärt och lagstridigt.

 

Grunder för beslutet

 

Journalhandlingarnas primära uppgift är att betjäna planeringen och genomförandet av patientens vård samt främja kontinuiteten i vården. Utgående från anteckningarna i journalhandlingarna bedöms även hur ändamålsenligt den yrkesutbildade personen inom hälso- och sjukvården har agerat. Psykoterapeuten ska utan dröjsmål efter psykoterapibesöket upprätta de egentliga anteckningarna i journalhandlingarna om de centrala punkterna i sina anteckningar och därefter förstöra anteckningarna. Det förs inte dubbel bokföring över psykoterapibehandlingen, utan all nödvändig information ska inkluderas i de egentliga journalhandlingarna. Uppgifterna ska vara tydligt antecknade och lätta att läsa.

 

Bestämmelser om förvaringstiderna för journalhandlingar finns i social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar. Som bilaga finns en tabell med exakta förvaringstider för olika journalhandlingar, enligt vilken längden på skyldigheten att förvara journalhandlingar bestäms.

 

 

Centrala lagar och rekommendationer

• Lagen om yrkesutbildade personer inom hälso-och sjukvården (559/1994) 18 §

• Patientlagen (785/1992) 12 §

• Förordningen om journalhandlingar (94/2022) 7, 11, 12 och 23 §
   

Regionförvaltningsverket i Lappland

Basservice, rättsskydd och tillstånd

Datum för avgörandet 23.2.2023

Diarienummer LAAVI/436/2022 och LAAVI/437/2022

Välfärdsområdet är skyldigt att reagera på observerade missförhållanden

Beskrivning av ärendet

Regionförvaltningsverket i Lappland tog emot flera anmälningar om en verksamhetsenhet i kommunen X. Enligt anmälningarna uppfylldes inte enhetens personaldimensionering, det saknades arbetstagare i arbetsskiften, det fanns brister i klienternas basvård och klienterna hade blivit utan måltider och läkemedel samt utan att få insulininjektioner. Även klienternas liggsår hade förvärrats och i vissa nattskift saknades en arbetstagare med läkemedelstillstånd. Enligt anmälningarna hade anmälningarna om missförhållanden inte lett till korrigerande åtgärder.

Enligt de utredningar som regionförvaltningsverket mottagit underskreds dimensioneringen för det direkta klientarbetet mellan januari och maj en gång under en treveckorsperiod. Detta var en följd av personalens frånvaro på grund av coronaviruset och förflyttningar av ovaccinerade arbetstagare. Efter perioden med underdimensionering gjordes ändringar i det indirekta arbetet. Tvättservicen överfördes till tvätteriet och städningen utökades som köpt tjänst. Under tiden för underdimensioneringen flyttades dessutom en sjukskötare från en annan enhet till enheten i fråga.

 

 

Beslut i ärendet

 

Regionförvaltningsverket ansåg att man hade vidtagit åtgärder i rätt riktning för att trygga tjänsterna för verksamhetsenhetens klienter. Ärendet föranledde inga vidare åtgärder av regionförvaltningsverket.

 

Grunder för beslutet

 

Regionförvaltningsverket konstaterade i sitt avgörande att även om det finns utmaningar i tillgången till vård- och omsorgspersonal och coronapandemin för sin del försvårade situationen ytterligare, särskilt i fråga om plötslig frånvaro, har klienterna ändå rätt till tjänster av hög kvalitet och i rätt tid i alla lägen enligt sitt servicebehov. Varje verksamhetsenhet ska också ha ett tillräckligt antal yrkesutbildade personer inom social- och hälsovården under varje arbetsskift.

 

I den nu granskade verksamhetsenheten underskreds minimikravet för personaldimensioneringen under en treveckorsperiod, men situationen korrigerades därefter. Enligt utredningarna hade kompetensen gällande läkemedelsbehandling varit tryggad under alla arbetsskift och i nattskiftet ingick inte läkemedelsbehandling i normala situationer. Personalbristen gällde förutom verksamhetsenheten hela kommunen och man hade strävat efter att vid behov flytta personal från annat håll till de arbetsskift där personal fattades. Enheten hade fått tillgång till vårdare med längre visstidsanställningar och anställt en ny vårdare. Man höll sannolikt på att göra ändringar i nattskiftet för att få mer personal till dagverksamheten.

 

Kommunen och från och med den 1 januari 2023 välfärdsområdet är med stöd av sitt organiserings- och tillsynsansvar skyldiga att utreda vilka åtgärder de observerade missförhållandena kräver och inleda åtgärder för att avlägsna missförhållandena. Regionförvaltningsverket ansåg att man i ärendet hade vidtagit åtgärder i rätt riktning för att trygga klienternas service.

 

Centrala lagar och rekommendationer

• Äldreomsorgslagen (980/2012) 7, 13 och 20 §

• Lagen om ordnande av social- och hälsovård (612/2021) 4 §

• Socialvårdslagen (1301/2014) 49 §
   

Regionförvaltningsverket i Södra Finland
Social- och hälsovård
Beslutsdatum 27.4.2023
diarienummer ESAVI/41273/2022 (sekretessbelagt)

Platsen för vård utanför hemmet ska söka efter ett barn som avlägsnat sig utan tillstånd

Beskrivning av ärendet

Regionförvaltningsverket behandlade ett tillsynsärende som gällde ett barn som olovligen hade avlägsnat sig från en enhet för vård utanför hemmet. Barnet hade inte hämtats tillbaka till enheten. Barnet hade varit borta en lång tid, enheten hade flera gånger under den tiden varit i kontakt med barnet och obekräftade observationer av barnet hade gjorts. Enheten och den socialarbetare som ansvarade för barnets angelägenheter vidtog inte åtgärder för att få barnet att komma tillbaka så länge som de antog att barnet geografiskt befann sig långt ifrån sin hemort och den ort där enheten för vård utanför hemmet fanns. 

Avgörandet i ärendet

Eftersom man på enheten var tämligen säkra på vilken ort barnet befann sig på och barnet bedömdes vara utsatt för allvarlig fara under den olovliga frånvaron gjorde regionförvaltningsverket serviceproducenten och verksamhetsenhetens ansvarsperson uppmärksamma på att de utan dröjsmål i samarbete med den socialarbetare som ansvarade för barnets angelägenheter borde ha vidtagit åtgärder för att hitta barnet och föra tillbaka hen till enheten. Dessutom borde socialarbetaren ha hållits á jour om att man fått ytterligare bekräftelse på att barnet vistades på den angivna orten.

Grunder för avgörandet

Eftersom enhetens riskbedömning visade att barnets hälsa och välbefinnande riskerade att äventyras allvarligt när hen olovligen avlägsnade sig från enheten ansåg regionförvaltningsverket att enheten utan dröjsmål borde ha börjat söka efter barnet trots att orten där barnet antogs vara låg långt från enheten. I ärendet borde man också ha samarbetat med socialarbetaren och vid behov borde man ha kommit överens om eventuellt samarbete med myndigheterna på den ort där barnet antogs vara.

Enhetens anställda hade hållit kontakt med barnet, uppmanat hen att komma tillbaka, erbjudit hjälp med att komma tillbaka och utrett barnets mående och användning av berusningsmedel. Regionförvaltningsverket ansåg att aktuell information om barnets mående som baserade sig på samtal inte kunde vara en orsak till att man inte omedelbart började söka efter och föra tillbaka barnet till enheten.

Centrala lagar och rekommendationer

• Barnskyddslagen (417/2007) 4 a §:n 1 mom., 60 §, 69 a §.
• Social- och hälsovårdsministeriets, Polisstyrelsens och Nödcentralsverkets anvisning om olika aktörers ansvar när ett barn har lämnat platsen för vård utanför hemmet utan tillstånd (SHM 2022)

Regionförvaltningsverket i Södra Finland 
Socialvård och hälso- och sjukvård
Beslutsdatum 22.5.2023
diarienummer ESAVI/4786/2023

Tillgången till tjänster i rätt tid för barnfamiljer och barnskyddsklienter inom välfärdsområdet ska tryggas 

Beskrivning av ärendet 

Enligt anmälan får barnklienterna och deras familjer inte tillräcklig socialservice i rätt tid enligt socialvårdslagen inom välfärdsområdets barnfamiljeservice. Servicebehovet bedöms inte heller i den omfattning som lagen förutsätter. De som bedömer servicebehovet träffar inte alltid till exempel barnen och parterna, enligt anmälan. Bedömningen av servicebehovet görs också av specialsocialhandledare, eftersom socialarbetarna inte räcker till. Till följd av lagändringen om antalet klienter inom barnskyddet kan barn i behov av skydd inte i rätt tid bli klienter inom barnskyddets öppenvård, eftersom de måste köa för att få tillgång till servicen. Klienterna får inte de stödåtgärder som bedöms nödvändiga inom rimlig tid. 

Enligt anmälan beror problemen på otillräckliga personalresurser, vilket har lett till att cheferna för verksamhetsenheterna har dragit upp riktlinjer och begränsningar gällande verksamhetspraxis vid enheterna de leder.

Beslut 

Regionförvaltningsverket gav välfärdsområdet en anmärkning för framtiden, eftersom 

• antalet socialarbetare inom barnskyddet är inte tillräckligt för att säkerställa att alla barn har möjlighet att få de barnskyddstjänster de behöver i rätt tid och utan oskäligt dröjsmål. 
• bedömningar av barnskyddsbehovet görs de facto av specialsocialhandledare i stället för av socialarbetare. 
• välfärdsområdet har försummat sin skyldighet att se till att det inom det sociala familjearbetet finns tillräckligt många yrkesutbildade personer inom socialvården som ansvarar för klienternas lagstadgade barnfamiljeservice enligt socialvårdslagen. 

Regionförvaltningsverket fäste välfärdsområdets uppmärksamhet vid skyldigheten att ordna lagstadgad socialservice så att alla barn har möjlighet att i rätt tid och utan oskäligt dröjsmål få den socialservice inom familjesocialt arbete som de behöver. Av ovan nämnda orsaker uppmanade regionförvaltningsverket välfärdsområdet att se över sin praxis i fråga om ordnandet av socialservice. 

Påståendena om bedömningen av servicebehovet stod i strid med utredningen i ärendet. Regionförvaltningsverket uttryckte i den här frågan sin uppfattning till välfärdsområdet att bedömningen av servicebehovet görs i den omfattning som klientens livssituation förutsätter i samarbete med klienten och vid behov med klientens anhöriga och närstående samt andra aktörer. Regionförvaltningsverket konstaterade i sitt beslut att beaktandet av barnets åsikt är starkt tryggat i lagstiftningen.

Motivering till beslutet 

Regionförvaltningsverket konstaterar i sitt beslut att barnet och dess familj har rätt att utan dröjsmål få socialservice som bedömts vara nödvändig med tanke på barnets hälsa eller utveckling. Regionförvaltningsverket anser att arbetsmängden per arbetstagare ska vara sådan att en enskild arbetstagare kan sköta sina arbetsuppgifter på det sätt som lagstiftningen förutsätter, bl.a. genom att träffa barn och familjer som är klienter i tillräcklig utsträckning, hålla klientjournaler, beslut och bedömningar av servicebehovet och klientplaner uppdaterade, svara då klienterna kontaktar samt genom att göra nätverkssamarbete, hembesök och nödvändiga utredningar av klientens bakgrundsuppgifter. 

Regionförvaltningsverket betonar att yrkesutbildade personer inom socialvården handlar under tjänsteansvar, vilket innebär att de har ansvar för att handla lagenligt och göra individuell prövning av klientens servicebehov och de metoder som används för att bedöma servicebehovet, oberoende av om organisationen har gett anvisningar om ett enklare förfarande än vad lagstiftningen förutsätter. En yrkesutbildad person inom socialvården är skyldig att i sin yrkesverksamhet iaktta lagstiftningen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården. Regionförvaltningsverket konstaterar att den lagenliga utredningsskyldigheten inte i något fall kan reduceras med motiveringen att utredningen skulle försnabbas och att mindre personalresurser skulle behövas. Regionförvaltningsverket vägleder att endast socialarbetare i tjänsteförhållande kan svara för bedömningen av servicebehovet hos barn och andra personer som behöver särskilt stöd och för grunderna för bedömningen av barnskyddsbehovet.

Centrala lagar och rekommendationer

• Grundlagen (731/1999) 2, 6 och 19 §
• Lag om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000) 4 §
• Socialvårdslagen (1301/2014)  4, 5, 11, 13, 14, 28, 30, 33, 36, 45, 48 och 49 a §
• Barnskyddslagen (417/2007) 4, 4 a, 5, 11, 13 b, 24, 26 och 27 §
• Lag om yrkesutbildade personer inom socialvården  (817/2015) 4 och 5 §
• Lag om ordnande av social- och hälsovård (612/2021) 8, 40 och 47 §
• Lag om ordnande av social- och hälsovården och räddningsväsendet i Nyland (615/2021) 4 §

Regionförvaltningsverket i Södra Finland 
Social- och hälsovårdsväsendets tillsynsenhet
Beslutsdatum 31.10.2022
Diarienummer ESAVI/23806/ 2021 och ESAVI/ 11/2021

Verksamhetsenhetens ansvariga person kan inte delegera ansvaret till annan person

Beskrivning av ärendet 

Regionförvaltningsverket gjorde tillsammans med placeringsortens representant ett inspektionsbesök hos en privat barnskyddsanstalt. På barnhemmet i fråga finns två bostadsenheter. Serviceproducenten representerades under inspektionsbesöket av personerna med titlarna verksamhetschef och enhetens föreståndare. 

Under besöket gav regionförvaltningsverket anvisningar om att den ansvariga person enligt 5.3 § i lagen om privat socialservice (911/2011) och föreståndaren enligt 60.2 § i barnskyddslagen ska vara samma person. Regionförvaltningsverket anser att den som ansvarar för ledningen och organiseringen av enhetens verksamhet ska ha faktisk rätt att leda arbetet samt tillräcklig arbetstid för uppgiften i fråga. Tydliga behörigheter och ansvar inom enheten samt god och högklassig ledning av verksamheten är en förutsättning för att de lagar som styr socialvårdsverksamheten uppfylls. Det förblev ändå oklart för regionförvaltningsverket om enhetens verksamhetschef eller föreståndaren är den föreståndare som avses i barnskyddslagen. Regionförvaltningsverket bad serviceproducenten om en utredning i ärendet.

Beslut 

Regionförvaltningsverket gav serviceproducenten en anmärkning med tanke på den fortsatta verksamheten om att ansvarspersonen vid enheten inte kan delegera sitt ansvar för ledningen av vård- och fostringsarbetet och för kvaliteten på servicen till en annan arbetstagare som hör till vård- och fostringspersonalen. 

Regionförvaltningsverket konstaterade också att en del av de utredningar som serviceproducenten lämnat samt företagets webbsidor ger intryck av att den ena av barnhemmets bostadsenheter skulle vara en självständig serviceproducerande enhet (barnhem) vars chef är enhetens föreståndare. Enligt det tillstånd som enheten beviljats är verksamhetschefen, vars arbetsinsats fördelas på de två bostadsenheterna, ansvarig föreståndare för vård och fostran vid båda bostadsenheterna i det aktuella barnhemmet och ansvarig person enligt lagen om privat socialservice. Regionförvaltningsverket ansåg att det här ska föras fram tydligt både när servicen produceras för kommuner och välfärdsområden och på serviceproducentens webbplats. Regionförvaltningsverket konstaterade att titeln föreståndare var vilseledande och instruerade tjänsteproducenten att utreda en alternativ titel för denna arbetstagare. 

Motivering till beslutet 

Barnskyddsanstalten ska ha en ansvarig person. En föreståndare enligt 60 § i barnskyddslagen och en ansvarig person enligt 5 § i lagen om privat socialservice ska vara samma person för att det ska vara möjligt att effektivt leda verksamheten och svara för servicen. Den ansvariga personen är inte bara formellt ansvarig, utan ansvarar de facto för att verksamheten är förenlig med lagen. Enligt utredningen som fåtts i ärendet har en del av den ansvariga personens uppgifter vid serviceproducentens barnskyddsanstalt överförts på enhetens föreståndare som arbetar vid serviceproducentens ena bostadsenhet på ett sätt som inte är lagligenligt.

Arbetsgivaren kan själv bestämma vilka titlar arbetstagarna har. Det väsentliga är att barnskyddsanstalten har en föreståndare enligt barnskyddslagen som är ansvarig person för hela verksamhetsenheten. Föreståndaren ska enligt barnskyddslagen vara 
arbetsgruppens chef, eftersom det kan vara problematiskt att leda verksamheten utan chefsställning. Den ansvariga personen, dvs. anstaltens föreståndare, ska faktiskt arbeta vid enheten och ansvara för den yrkesmässiga ledningen av verksamhetsenheten.

Regionförvaltningsverket anser att titeln enhetens föreståndare är vilseledande när den används för en person vars uppgifter enligt ovan beskrivna grunder inte omfattar ansvar för arbetsledning eller tjänstens kvalitet och innehåll. Dessutom medför användningen av titeln en uppenbar risk för att den personen som arbetar under benämningen föreståndare förväxlas med eller likställs med den ansvariga personen vid enheten som ansvarar för vård- och fostringsarbetet på barnskyddsanstalten.

Centrala lagar och rekommendationer

• Lagen om privat socialservice (911/2011) 3§, 5 §
• Barnskyddslagen (417/2007) 57 §, 58 §, 60 §

RFV: Regionförvaltningsverket i Södra Finland
Sektor: social- och hälsovården
Beslutsdatum 07.09.2022
Diarienummer: ESAVI/31152/2020

Kommunen kan inte ge en anställd hos en privat socialserviceproducent ett tjänsteförordnande för viss tid om uppgifterna förutsätter utövning av offentlig makt

Beskrivning av ärendet

Vid den riksomfattande tillsynen av tidsfristerna inom barnskyddet framgick det att samkommunen hade åtgärdat bristen på socialarbetare inom det sociala familjearbetet genom att anställa socialarbetare som köpt tjänst under den aktuella tillsynsperioden. I arbetet behandlades barnskyddsanmälningar, gjordes bedömningar av servicebehovet och utfördes barnfamiljetjänster inom socialvården. Regionförvaltningsverket tog upp användningen av köpta tjänster för anställning av socialarbetare som ett tillsynsärende.

Beslut

Regionförvaltningsverket i Södra Finland gav samkommunen en anmärkning för att man hade gett en anställd hos en privat socialserviceproducent ett tjänsteförordnande för viss tid för att utföra uppgifter som förutsätter utövning av offentlig makt. Samkommunen försummade genom sitt förfarande sin skyldighet att se till att tjänsteinnehavarens oberoende ställning tryggas.

Motivering till beslutet

Regionförvaltningsverket ansåg det vara olämpligt att samkommunen betalade per timme till serviceproducenten för tjänster som i det här fallet fall bestod av både socialarbetartjänster och bedömning av servicebehovet. Bedömningen av servicebehovet gjordes av en socialarbetare i tjänsteförhållande som samtidigt var anställd hos ett företag som producerade socialservice för samkommunen. I den situationen blev det otydligt vem som i verkligheten gjorde bedömningen av servicebehovet: samkommunen eller den privata serviceproducenten. Samkommunen köpte i praktiken tjänster inom den offentliga maktutövningen av en privat serviceproducent, dvs. bedömning av servicebehovet, och socialarbetaren hade i själva verket endast formellt utsetts till tjänsten.

Regionförvaltningsverket anser att tjänsteinnehavaren inte ska utnyttja sakkunskapen hos tjänsteproducentens multiprofessionella arbetsgrupp när hen handlar under tjänsteansvar och gör en bedömning av servicebehovet, eftersom tjänsteinnehavaren inte har rätt att röja sekretessbelagda uppgifter som kommit till hens kännedom via tjänsteförhållandet. Enligt regionförvaltningsverket ska tjänsteinnehavaren använda de sakkunniga som samkommunen förfogar över som stöd för sitt arbete.

En socialarbetare har genom sin tjänsteutövning ansvar för att övervaka innehållet i och kvaliteten av den privata socialservice som kommunen köper, både ur både klienternas och kommunens synvinkel, varför det strider mot hens tillsynsansvar att samtidigt vara anställd hos ett företag som producerar tjänster för kommunen.

Det är olämpligt att ett företag som förmedlat eller hyrt ut en socialarbetare som köpt tjänst betalar ersättning, lön eller arvode till socialarbetaren i tjänsteförhållandet utöver den tjänstelön som kommunen betalar.

Tillämpade bestämmelser

• Grundlagen
• Kommunallagen
• Lag om klientens ställning och rättigheter inom socialvården
• Lagen om yrkesutbildade personer inom socialvården
• Lagen om tjänsteinnehavare i kommuner och välfärdsområden