Tillsynsregistret över förmedlingsrörelser

Med personuppgifter avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person.

Nedan finns en beskrivning av de riktlinjer som vi tillämpar, hur vi hanterar och lagrar informationen samt vilka rättigheter du har. Riktlinjerna inskränker aldrig de rättigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen eller annan rättsligt bindande bestämmelse.

Personuppgifter behandlas för att fullgöra regionförvaltningsverkets tillsynsuppgift enligt 17 § 1 mom. i lagen om fastighetsförmedlingsrörelser och rörelser för förmedling av hyreslägenheter och hyreslokaler (1075/2000).

Den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter är artikel 6.1 e i den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679) för att fullgöra en uppgift av allmänt intresse eller för att utöva offentlig makt som tillhör regionförvaltningsverken. 

Denna grund kompletteras av 6 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen (1050/2018)

Kategorier av registrerade

Personer vars uppgifter har antecknats i förmedlingsrörelseregistret med stöd av 9 § i lagen om förmedlingsrörelser, såsom:

  • personer som registrerats som enskilda näringsidkare av förmedlingsrörelse i registret över förmedlingsrörelser
  • personer vars tillförlitlighet har utretts vid behandlingen av registreringsanmälan (enskilda näringsidkare, verkställande direktören eller dennes ställföreträdare, styrelsemedlemmar eller ersättare, medlemmar eller ersättare i förvaltningsrådet och jämförbara organ, ansvariga bolagsmän, andra som hör till den högsta ledningen liksom den som direkt eller indirekt innehar mer än 25 procent av aktierna i ett aktiebolag eller av den rösträtt som aktierna medför eller motsvarande ägande- eller bestämmanderätt i en annan sammanslutning)
  • ansvariga föreståndare för förmedlingsrörelser
  • personer som meddelats förbud att utöva förmedlingsverksamhet utan registrering 
  • personer vars identitet framgår av andra uppgifter i registret över förmedlingsrörelser (t.ex. firma eller bifirma för en juridisk person som registrerats som förmedlingsrörelse)
    och
  • de personer som hänför sig till skötseln av ärenden mellan förmedlingsrörelsen och regionförvaltningsverket (t.ex. kontaktpersoner som förmedlingsrörelsen uppgett)

Kategorier av personuppgifter

  • personer vars tillförlitlighet har utretts vid behandlingen av registreringsanmälan (t.ex. enskilda näringsidkare, verkställande direktören eller dennes ställföreträdare, styrelsemedlemmar eller ersättare, medlemmar eller ersättare i förvaltningsrådet och jämförbara organ, ansvariga bolagsmän, andra som hör till den högsta ledningen, aktieägare)
  • adressen till det verksamhetsställe där förmedlingsrörelsens förvaltning sköts,
  • förmedlingsrörelsernas marknadsföringsnamn, telefonnummer, e-postadresser, webbadresser och andra kontaktuppgifter till personer som hör till förmedlingsrörelsen och dess organisation eller som sköter dess angelägenheter
  • anteckningar om registrerings- och tillsynsåtgärder som vidtagits mot förmedlingsrörelsen (bl.a. typ av ärende, diarienummer och datum, påföljd, med undantag av lagstadgade uppgifter om påföljder som ska antecknas i registret över förmedlingsrörelser)
  • anteckning om när den ansvariga föreståndaren tillträtt uppgiften
  • namn, personbeteckning och tidsperiod som tidigare ansvariga föreståndare innehaft uppgiften
  • ansvarsförsäkringens begynnelsedatum och självriskbeloppet
  • uppgifter om huruvida förmedlingsföretaget har gett sitt samtycke till att ta emot handlingar elektroniskt och den e-postadress till vilken handlingarna kan sändas
  • antalet anställda som deltar i förmedlingsverksamhet.

Registrerade fastighetsförmedlings- eller hyresförmedlingsrörelser, regionförvaltningsverkets register över förmedlingsrörelser, regionförvaltningsverkets beslut och ärendehanteringssystem.

Uppgifter i tillsynsregistret över förmedlingsrörelser kan lämnas ut till alla i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999).

De som i andra regionförvaltningsverk arbetar med tillsyn över förmedlingsrörelser och registrering av förmedlingsrörelser har rätt att se uppgifterna i tillsynsregistret över förmedlingsrörelser.

Instanser som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning:
NTM-centralernas samt arbets- och näringsbyråernas utvecklings- och förvaltningscenter (UF-centret), som är tjänsteproducent för registret över förmedlingsrörelser.

Personuppgifter överförs inte utanför EU/EES-området.

För personer i förmedlingsrörelsen vars tillförlitlighet har utretts vid behandlingen av registreringsanmälan: Så länge personen är införd i registret över förmedlingsrörelser.

Adressen till verksamhetsstället där förmedlingsrörelsens förvaltning sköts: Så länge rörelsen är registrerad som förmedlingsrörelse.

Förmedlingsrörelsernas marknadsföringsnamn: Så länge rörelsen använder namnet för marknadsföring.

Telefonnummer, e-postadresser, webbadresser och andra kontaktuppgifter till personer som hör till förmedlingsrörelsen och dess organisation eller som annars sköter dess ärenden: Så länge som kontaktuppgifterna kan anses vara uppdaterade med tanke på kontakt med myndigheten.

Anteckningar om registrerings- och tillsynsåtgärder som vidtagits mot förmedlingsrörelsen (bl.a. typ av ärende, diarienummer och datum, påföljd, med undantag av lagstadgade påföljdsuppgifter som ska antecknas i förmedlingsrörelseregistret): 3 år efter utgången av det år då behandlingen av ärendet avslutades.

Den ansvariga föreståndarens tillträde: Så länge personen är ansvarig föreståndare i förmedlingsrörelsen.

Namn, personbeteckning och tidsperiod som tidigare ansvariga föreståndare innehaft uppgiften: 3 år efter utgången av det år då den ansvariga föreståndaren har upphört att sköta uppgiften.

Ansvarsförsäkringens begynnelsedatum och självriskbeloppet: Så länge försäkringen i övrigt är införd i det lagstadgade registret över förmedlingsrörelser.

Samtycke till e-tjänster och e-postadress: Så länge rörelsen är registrerad som förmedlingsrörelse eller tills samtycket återkallas.

Antalet anställda som deltar i förmedlingsverksamhet: Så länge förmedlingsrörelsen är upptagen i registret över förmedlingsrörelser.

Registeruppgifter som ska behandlas är skyddade mot obehörig läsning, ändring och förstörning. Skyddet bygger på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaserna och servrarna, fysiskt skydd av lokalerna och säkerhetskopiering av uppgifterna. Åtkomst- och behandlingsrättighet beviljas utifrån arbetsuppgift. Åtkomsten till system baseras på personliga användarkoder. 

Behandlingen av dina personuppgifter omfattar inte automatiskt beslutsfattande eller profilering.

Personuppgiftsansvarig enligt denna anmälan är:

  • Regionförvaltningsverket i Södra Finland
    Jurisdiktionsområde: landskapen Nyland, Egentliga Tavastland, Päijänne-Tavastland, Kymmenedalen, Södra Karelen, Egentliga Finland och Satakunta
  • Regionförvaltningsverket i Östra Finland
    Jurisdiktionsområde: landskapen Södra Savolax, Norra Savolax och Norra Karelen
  • Regionförvaltningsverket i Lappland
    Jurisdiktionsområde: landskapet Lappland
  • Regionförvaltningsverket i Sydvästra Finland
    Jurisdiktionsområde: landskapen Egentliga Finland och Satakunta
  • Regionförvaltningsverket i Västra och inre Finland
    Jurisdiktionsområde: landskapen Birkaland, Mellersta Finland, Södra Österbotten, Österbotten och Mellersta Österbotten
  • Regionförvaltningsverket i Norra Finland
    Jurisdiktionsområde: landskapen Norra Österbotten, Kajanaland och Lappland

Kontaktuppgifter

NTM-centralernas samt arbets- och näringsbyråernas utvecklings- och förvaltningscenter (UF-centret), som är tjänsteproducent för registret över förmedlingsrörelser.

Rätt att få information om behandlingen av personuppgifter 

Du har rätt att få veta till exempel för vilket ändamål och på vilket sätt vi behandlar dina personuppgifter. 

Syftet med detta meddelande är att ge dig en helhetsbild av den behandling av personuppgifter vid regionförvaltningsverket som är föremål för detta meddelande. Om du upplever att detta meddelande inte ger dig den helhetsbild vi eftersträvar, har vi misslyckats med vårt mål. I detta fall och alltid när du har frågor om behandlingen av personuppgifter vid regionförvaltningsverken kan du kontakta regionförvaltningsverkens dataskyddsombud (se kontaktuppgifterna nedan). 

Rätt att få tillgång till dina egna uppgifter 

Du kan begära och få en kopia av de personuppgifter som lagras hos dig genom att skicka ett undertecknat formulär för begäran om information per brev eller e-post till den regionala regionförvaltningsverkets kansli (se kontaktuppgifter i avsnitt 14). Vi kommer att utföra din begäran om vi inte har en laglig motivering att vägra verkställighet av dina rättigheter.

Du har rätt att bli informerad om huruvida vi behandlar personuppgifter om dig i vår verksamhet. Om vi inte behandlar dina personuppgifter har du även rätt att bli informerad om detta.

Form: Begäran om att kontrollera eller flytta registrerade uppgifter

Skicka din skriftliga begäran till den regionala förvaltningsmyndighetens kansli (se kontaktuppgifter nedan).

Korrigera eller fylla på data 

Om du upptäcker att dina uppgifter är ofullständiga eller felaktiga kan du begära att de korrigeras. I sådana fall ber vi dig att ange vilken information som är felaktig och hur informationen ska ändras, eller att berätta vilken information som ska kompletteras och hur. 

Form: Korrigering och begränsning av personuppgifter

Skicka din skriftliga begäran om rättelse till den regionala förvaltningsmyndighetens kansli (se kontaktuppgifter nedan).

Begränsning av behandlingen 

Om du anser att de uppgifter som vi behandlar om dig är felaktiga, att de behandlas lagstridigt eller du har motsatt dig behandlingen av dina uppgifter kan du be oss begränsa behandlingen av dina uppgifter.  

Form: Begäran om att korrigera eller begränsa registrerade uppgifter

Då kan vi behandla dina uppgifter endast  

  • med ditt samtycke 
  • om vi behöver dem för att uppgöra, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk 
  • av allmänt intresse 
  • för att skydda någon annans rättigheter. 

Om vi begränsar behandlingen av uppgifterna på din begäran är vi skyldiga att om möjligt underrätta alla dem till vilka uppgifterna tidigare utlämnats om begränsningen. 

Skicka ett skriftligt krav på begränsning av uppgifterna till regionförvaltningsverkets registratorskontor.

Rätten att bli bortglömd

Vår princip är att vi raderar alla dina personuppgifter som det inte finns någon laglig grund för att förvara och spara. Vi gör det genast då den här lagenliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter upphör.

I vissa situationer kan du skriftligen be att vi raderar dina personuppgifter. I så fall bör du påvisa att det finns en grund för radering av dina personuppgifter enligt artikel 17 i den allmänna dataskyddsförordningen. Vi raderar dina uppgifter om det inte är nödvändigt att spara dem på grund av att vi utför våra uppgifter eller på någon annan laglig grund.

Blankett: Begäran om korrigering eller begränsning av användningen av registrerade uppgifter 

Rätt att motsätta sig behandling av personuppgifter 

Du har rätt att motsätta dig att vi behandlar dina personuppgifter. Du kan göra det när som helst utifrån en personlig särskild situation.

Då får vi inte längre behandla dina personuppgifter, utom om det finns ett mycket viktigt och berättigat skäl för behandlingen som åsidosätter dina intressen, rättigheter och friheter, eller om behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att uppgöra, framställa eller försvara rättsliga anspråk. 

Skicka din skriftliga och motiverade begäran till regionförvaltningsverkets registratorskontor. 

Besvär eller klagomål som gäller behandling av personuppgifter 

Kontaktuppgifter: Dataombudsmannens byråLänk till en annan webbplats  

Vid behov kan du anföra besvär eller klagomål över behandlingen av dina uppgifter hos dataombudsmannen. Vi rekommenderar dock att du först kontaktar regionförvaltningsverkens dataskyddsombud (se kontaktuppgifterna nedan).

Mer allmän information om den registrerades rättigheter finns på webbplatsen för dataombudsmannens byråLänk till en annan webbplats.

Kontaktuppgifter

Dataskyddsombud
tfn 0295 018 015
tietosuoja(at)avi.fi 

Om du behöver mer information om den behandling av personuppgifter som sker hos regionförvaltningsverken kan du kontakta regionförvaltningsverkets dataskyddsombud. För att kunna utnyttja dina rättigheter vad gäller behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta registratorskontoret vid regionförvaltningsverket, vars kontaktuppgifter finns nedan. Om ditt ärende gäller behandlingen av dina personuppgifter vid någon annan organisation och inte vid regionförvaltingsverket, ska du i första hand kontakta den aktuella organisationen eller organisationens dataskyddsombud.

Om du har något att fråga om dina rättigheter som gäller behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta registratorskontoret vid Regionförvaltningsverket i Södra Finland:  

Kontaktuppgifter