Fastställande av ett delägarlags stadgar

Delägarlaget godkänner stadgarna eller ändringar av stadgarna på delägarstämman. En ändring av stadgarna ska understödas av minst 2/3 av de delägare som deltagit i omröstningen och minst 1/3 av de röstande delägarna. 

Delägarstämmans beslut har en 60 dagar lång besvärsrätt. Delägarlaget kan ansöka om att stadgarna fastställs då besvärstiden löpt ut och ingen överklagat stämmans beslut under besvärstiden. 

Delägarlaget utarbetar stadgar för sin verksamhet. Enligt lagen om samfälligheter ska i stadgarna för ett konstituerat delägarlag nämnas åtminstone följande:

1. delägarlagets namn och hemort samt de samfälligheter eller gemensamma särskilda förmåner som hör till det
2. styrelsens sammansättning och mandatperiod
3. vem som har rätt att teckna delägarlagets namn
4. när ordinarie delägarstämma ska hållas och vilka ärenden som därvid ska behandlas
5. grunderna för de avgifter som delägarna ska betala
6. hur delägarlagets förvaltning och räkenskaper ska granskas
7. räkenskapsåret och när bokslutet ska göras upp
8. hur delägarstämman ska sammankallas och övriga meddelanden som tillställs delägarna
9. andra omständigheter av betydelse för skötseln av delägarlagets angelägenheter.

Delägarlaget kan i sina stadgar bestämma att beslutanderätten i stället för delägarstämman utövas av fullmäktige. I stadgarna ska då nämnas fullmäktiges och suppleanternas antal och mandatperiod samt hur de väljs. 

Du hittar närmare information på den här sidan under fliken Viktiga anvisningar och råd för den som utarbetar stadgarna.

Vid utarbetningen av stadgarna är det skäl att särskilt uppmärksamma följande punkter: 

Sammankallande av delägarstämman

Delägarlaget har med stöd av lagen om samfälligheter olika alternativ för att sammankalla delägarstämman.

Kallelse till stämman per brev

• I lagen om samfälligheter är utgångspunkten för bestämmelserna om kallelse till stämma den att alla delägare ska informeras om delägarstämman. Delägarstämman sammankallas genom en kallelse till stämma som skickas till samtliga delägare. Kallelsen kan skickas per brev eller kommuniceras elektroniskt (till exempel per e-post).
• Om delägarlaget använder elektronisk kommunikation (t.ex. e-post) för att skicka stämmokallelsen ska en delägare vid sidan om detta ha möjlighet att få stämmokallelsen per brev, om hen inte kan ta emot en elektroniskt skickad kallelse. 

Kallelse till stämma i tidningar

• Delägarstämman kan också sammankallas med en tidningsannons i stället för per brev. I sådana fall måste kallelsen dessutom skickas per brev till delägare som bor i en andra kommuner vars adresser delägarlaget känner till. Kallelsen kan också skickas elektroniskt (exempelvis per e-post om delägaren har anmält sina kontaktuppgifter för detta ändamål, till exempel en e-postadress. Det är bra att i stadgarna ange i vilken tidning kallelsen till stämman publiceras, eller att man under delägarstämman fattar beslut om vilken tidning kallelsen ska publiceras i.
• I delägarlagets stadgar kan man inte bestämma att delägare som bor i andra kommuner särskilt ska be om eller begära att få en kallelse. Delägare som bor i andra kommuner måste skickas en kallelse om delägarlaget känner till delägarens adress.

Kallelse till stämma på delägarlagets webbplats

• Delägarlagets stämmokallelse kan avvikande från ovan ges genom att publicera stämmokallelsen på delägarlagets webbplats. 
• Webbplatsen ska vara öppen för alla (i det allmänna datanätet). Kallelsen kan inte publiceras i exempelvis en grupp i sociala medier som man måste logga in i. 
• Delägarlagets webbplatsadress ska anges i stadgarna. Webbplatsen ska finnas redan då man ansöker om fastställelse av stadgarna.
• De delägare som inte använder datanätet eller elektronisk kommunikation ska alltjämt kunna få kallelsen per brev eller på något annat bevisligt sätt som fastställs i stadgarna. 

Styrelsen

• Delägarstämman väljer styrelsens medlemmar och personliga suppleanter. Varje styrelsemedlem skall ha en personlig suppleant. Styrelsen väljer inom sig en ordförande och en vice ordförande. Delägarstämman kan inte välja styrelsens ordförande. 
• Beslutanderätten kan överföras på styrelsen för ärenden av ringa betydelse som är fastställda och tillräckligt specificerade i stadgarna. Sådana ärenden kan vara till exempel utlåtanden och samtycken som ges för delägarlagets del. I stadgarna kan inte beslutanderätt för andra ärenden som inte är specificerade i stadgarna överföras på styrelsen. Icke definierad beslutanderätt kan inte ens i brådskande ärenden överföras på styrelsen om beslutet gäller ett ärende som det ankommer på delägarlaget att fatta beslut om.
• Regionförvaltningsverket har i sin beslutspraxis ansett att sådana stadgar är lagstridiga där styrelsen har getts beslutanderätt i andra ärenden som är av ringa betydelse utan att ha specificerat dessa ärenden. 

Samfälligheter

• Ett delägarlag kan förvalta bara en samfällighet och varje delägarlag måste ha egna stadgar. Vi fastställer inte gemensamma stadgar för flera olika samfälligheter.
• Samfälligheten som hör till delägarlaget fastställs med fastighetsbeteckningen i delägarlagets stadgar.

Bokföring och räkenskapsperiod

• Delägarlagets räkenskapsperiod kan i stadgarna vara högst 4 år. Delägarlaget ansvarar emellertid för att ordna sin ekonomi och bokföring på ett sådant sätt att verksamheten är lagenlig och uppfyller de villkor som myndigheterna ställer. I bokföringslagen bestäms närmare om bokföringsskyldigheten. (Bokföringslag (1336/1997) bl.a. 1 kap. 1 § och 4 § och 3 kap. 6 §). 
• Perioden mellan delägarlagets ordinarie stämmor kan vara högst fyra år. Längden på delägarlagets räkenskapsperiod och perioden mellan stämmorna behöver inte vara lika. Tiden mellan stämmorna kan alltså vara exempelvis fyra år, även om delägarlagets räkenskapsperiod skulle vara ett år och delägarlaget upprättar boksluten enligt bokföringslagen inom 4 månader från utgången av räkenskapsperioden.

Övrigt att beakta

• Stadgarna och stadgeändringarna måste skrivas till en helhet. Vi behandlar alltid stadgarna som en helhet, inte bara till exempel ändringar som görs i stadgarna. 
• Delägarlagets verksamhet och förvaltning styrs av lagen om samfälligheter. Föreningslagen eller lagen om andelslag kan inte tillämpas på delägarlagets verksamhet. 
• I stadgarna kan bestämmas att det är möjligt att delta i stämman också på distans. Detta kan ske exempelvis med hjälp av en teknisk lösning som gör att man ser och hör varandra eller per e-post. En delägare ska ha rätt att delta i stämman på en fysisk mötesplats, även om det också skulle vara möjligt att delta i stämman på distans.

Stadgarna träder i kraft då regionsförvaltningsverket har fastställt stadgarna och beslutet vunnit laga kraft. Beslutet är lagakraftvunnet då den 30 dagar långa besvärstiden löpt ut och beslutet inte har överklagats. Besvärstiden börjar då beslutet delfåtts.

Ett delägarlag kan söka ändring i regionförvaltningsverkets beslut genom att överklaga beslutet hos förvaltningsdomstolen. Förvaltningsdomstolen bestäms enligt det inom vilken förvaltningsdomstols domkrets huvuddelen av delägarlagets område ligger. Anvisningar om hur besvär anförs levereras som bilaga till beslutet. Besvärstiden är 30 dagar från delfåendet av beslutet.

Regionförvaltningsverket fastställer inte ett delägarlags stadgar, om stadgarna till någon del strider mot lagen om samfälligheter eller kan medföra skada för en delägare. Stadgarna träder då inte i kraft.

Regionförvaltningsverket berättar i sitt beslut till vilka delar stadgarna varit lagstridiga. Om delägarlaget därefter ändrar sina stadgar, ska de ändrade stadgarna godkännas på nytt på delägarstämman. Först därefter kan man på nytt ansöka och fastställande av stadgarna hos regionförvaltningsverket.

Delägarlaget måste sända en skriftlig ansökan till regionförvaltningsverket. Ansökan kan sändas in då det har gått 60 dagar efter stämman som godkänt stadgarna och stämmans beslut inte överklagats. En ansökningsblankett finner på den här sidan. Ansökan kan också vara fritt formulerad. 

Ange sökandens kontaktuppgifter och delägarlagets faktureringsuppgifter i ansökan.

Du behöver följande bilagor till din ansökan:

• Stadgarna som godkänts på delägarstämman.
• En kopia av protokollet över den stämma, där delägarlagets stadgar godkänts. Av det undertecknade protokollet måste framgå att man på delägarstämman beslutat godkänna stadgarna. 
• En utredning över att delägarstämmans beslut vunnit laga kraft. Som utredning går ett intyg från tingsrätten eller en försäkran från den person som har rätt att teckna delägarlagets namn att det inte har lämnats något rättelseyrkande eller väckts någon talan om stämmans beslut vid tingsrätten. Delägarlaget utreder efter den 60 dagar långa besvärstiden själv hos tingsrätten om talan väckts.

Du kan sända din ansökan med bilagor:

• i elektroniskt format till adressen [email protected] 
• per post till adressen: Regionförvaltningsverket i Västra och Inre Finland, PB 5, 13035 AVI.

För behandlingen av ett ärende som gäller fastställande av ett delägarlags stadgar uppbärs en avgift. Avgiften är 130 euro. Avgiften är den samma oberoende av om stadgarna fastställts eller lämnats icke fastställda. För en återkallad ansökan uppbärs den del av avgiften som motsvarar det utförda arbetet. 

I ansökan kan anges en separat faktureringsadress till vilken fakturan på beslutets prestationsavgift levereras.

Fakturan postas i efterskott från Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltningen i Joensuu. 

Namn och kontaktuppgifter för delägarlagets ordförande och vice ordförande ska anmälas till regionförvaltningsverket och Lantmäteriverket. De nya uppgifterna ska alltid anmälas då ordföranden byts. (lag om samfälligheter, 33 §)

Du kan lämna uppgifterna till regionförvaltningsverket

• per e-post registratur.vastra(at)rfv.fi  
• per post till Regionförvaltningsverket i Västra och Inre Finland till adressen PB 5, 13035 AVI
• med en blankett som du hittar på den här sidan via länken under blanketter 
• en fritt formulerad anmälan. 

Delägarlagets namn och fastighetsregisternummer ska anges i anmälan. 

Delägarlaget för ett samfällt vattenområde ska dessutom anmäla delägarlagets namn, fastighetsbeteckning, adress och bankkonto till fiskeriområdet. (Lag om fiske, 84 §)

Regionförvaltningsverket har inga modellstadgar. Centralförbundet för fiskerihushållning har olika modelldokument för delägarlag. Centralförbundet för fiskerihushållning har också utarbetat modellstadgar för delägarlag. Läs mer på Centralförbundets webbsidan.

Delägarlagens stadgar och besluten om fastställande av stadgarna är offentliga handlingar. En begäran om handling kan lämnas till regionförvaltningsverkets registratorskontor [email protected]. Regionförvaltningsverket har beslut och stadgar för den tid under vilken regionförvaltningsverket handhaft uppgiften, dvs. i ärenden som anhängiggjorts från och med 1.10.2011. Beslut som tidigare myndigheter fattat har inte överförts till regionförvaltningsverket. Om tidigare fastställda stadgar och fastställandebeslut kan man höra sig för hos tidigare myndigheter. Före regionförvaltningsverket handhade de nuvarande NTM-centralerna uppgiften enligt sina verksamhetsområden. 

Det finns inget register över konstituerade delägarlag. Regionförvaltningsverket kan inte ge ett registerutdrag över delägarlagets konstituering.

Regionförvaltningsverkets eller en tidigare myndighets beslut om fastställande av stadgarna och de bifogade stadgarna som godkänts av delägarlaget bekräftar att delägarlaget är konstituerat. 

Genom en begäran om handlingar kan du få beslutet om fastställande av stadgarna för ett konstituerat delägarlag och stadgarna för den tid som vi har skött uppgiften. Du kan lämna in begäran om ärenden som anhängiggjorts fr.o.m. 1.10.2011. Du kan be andra myndigheter om information om tidigare konstituerade delägarlag. Före regionförvaltningsverket sköttes uppgiften av de nuvarande NTM-centralerna enligt sina verksamhetsområden.

Ett delägarlag kan förbli icke konstituerat, om det besluter om det under sin stämma enligt 15 % lagen om samfälligheter. Det är bra att informera regionförvaltningsverket och Lantmäteriverket om att delägarlaget förblir icke konstituerat. Till regionförvaltningsverket kan uppgifterna lämnas via e-post till [email protected] eller per post till Regionförvaltningsverkets i Västra och Inre Finland adress. I anmälan ska nämnas delägarlagets namn och fastighetsregisternummer. 

Till Lantmäteriverket lämnas uppgifterna om att delägarlaget förblir icke konstituerat på en blankett på Lantmäteriverkets webbplats.

Blankett på Lantmäteriverkets webbplats

Över delägarlagens namntecknare finns inte något register. I delägarlagets stadgar ska nämnas vem som har rätt att teckna delägarlagets namn. Namnteckningsrätten framgår således av delägarlagets stadgar och av protokollen över de stämmor, där personerna valts till uppgifterna i fråga. 

Du kan få delägarlagets kontaktuppgifter, om delägarlaget har lämnat dem till regionförvaltningsverket. Mer täckande information om delägarlagens kontaktuppgifter ingår i fastighetsregistret och om uppgifter ur det registret kan du höra dig för hos Lantmäteriverket.

Regionförvaltningsverket kan inte utöva tillsyn över delägarlagen. Regionförvaltningsverket kan endast på ansökan fastställa ett delägarlags stadgar.

Om en delägare anser att delägarlagets eller styrelsens beslut inte tillkommit i laglig ordning eller annars strider mot lag eller delägarlagets stadgar eller kränker delägarens rätt, kan delägaren antingen överklaga beslutet genom att vid tingsrätten väcka talan mot delägarlaget eller framställa ett rättelseyrkande till ett konstituerat delägarlag.

Regionförvaltningsverket kan inte meddela ålägganden eller anvisningar till ett delägarlag. 

Om råd som hänför sig till ett delägarlags verksamhet kan man höra sig för till exempel hos Centralförbundet för fiskerihushållning. Centralförbundet för fiskerihushållning och dess medlemsorganisationer har som uppgift att bland annat främja i vattenområden belägna delägarlags verksamhet. Centralförbundets för fiskerihushållnings kontaktuppgifter finner du på deras webbplats.

Centralförbundets för fiskerihushållnings kontaktuppgifter

Inom ett gemensamt vattenområde kan inte finnas såväl ett delägarlag som ett fiskelag. 

Lagen om samfälligheter och lagen om fiske ändrades från och med 1.1.2001. Som en följd av det har sådana delägarlag och fiskelag, som konstituerat sig som egna aktörer inom ett gemensamt vattenområde, gått samman till ett delägarlag. I det uppkomna delägarlaget har först gällt fiskelagets stadgar tills de ändrats att överensstämma med lagen om samfälligheter. Om stadgarna strider mot lagen, ska lagen om samfälligheter ändå följas.

Vid regionförvaltningsverket är det fastighetsregisterbeteckningen för det samfällda området som specificerar delägarlaget. Företags- och organisationsnumret, dvs. FO-numret, är en beteckning som Patent- och registerstyrelsen eller Skatteförvaltningen kan ge företag och samfund. 

Behovet av FO-nummer beror på delägarlagets verksamhet. Anvisningar för ansökan om FO-nummer för ett delägarlag finns bl.a. på Centralförbundet för Fiskerihushållnings webbplats. 

I frågor som hänför sig till ansökningar om fastställande av delägarlags stadgar kan du vie e-post eller telefon kontakta:

• Kirsi Mäenpää, inspektör: kirsi.maenpaa(at)avi.fi, tfn 0295 018 518 (kontakter främst)
• Anu Lassus, inspektör: anu.lassus(at)avi.fi, tfn 0295 018 793.