Näin aluehallintovirastossa rekrytoinnissa käsitellään henkilötietojasi

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tietoja, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti yhdistää luonnolliseen henkilöön.

Kerromme tällä sivulla noudattamistamme ohjeista, tietojen käsittely- ja säilytystavoista sekä siitä, mitä asiaan liittyviä oikeuksia sinulla on. Nämä ohjeet eivät koskaan rajoita yleisen tietosuoja-asetuksen tai muun lainvoimaisen päätöksen sinulle antamia oikeuksia.

Miten suojaamme henkilötietosi?

Rekisterimme nimi on Valtiolle.fi -rekrytointijärjestelmän henkilörekisteri.

Henkilötietosi on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Tietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus. Käytämme toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi hallinnollisia kontrolleja.

Voimme luovuttaa tietojasi ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa tai rekisterinpitäjän suostumuksella. Hakemusasiakirjat ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita voimme antaa nähtäväksi pyydettäessä. Julkisia asiakirjoja luovutamme pyydettäessä julkisuuslain 13 § ja 16 §:n edellytysten mukaisesti. Salassa pidettäviä tietoja annamme nähtäväksi ja luovutamme vain 

1. asianomaisen suostumuksella
2. asianosaiselle itselleen
3. lakiin perustuvan oikeuden nojalla.

Arkistoimme sähköisen tiedostokokonaisuuden Valtiolle.fi:stä viraston sähköiseen asianhallintajärjestelmään.

Emme siirrä tietojasi EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. 

Rekrytointeihin kohdistetut hakemuksesi säilyvät järjestelmässä kaksi vuotta rekrytointiprosessin päätyttyä, minkä jälkeen hakemuksesi anonymisoidaan ja niiden tiedot ovat käytettävissä ainoastaan lukuina raportointidatassa. Avoimen hakemuksen osalta voit itse määritellä hakemuksen säilymisen voimassaoloajan, joka on enimmillään kaksi vuotta. Käyttäjätunnuksesi ja sille tallennetut tiedot sekä avoimet hakemuksesi poistetaan automaattisesti, kun käyttäjätunnuksesi on ollut vuoden käyttämättömänä. 

Ennen käyttäjätilin poistoa sinulle hakijana ilmoitetaan asiasta. Hakijana voit myös milloin tahansa itse poistaa käyttäjätilisi käyttäjäprofiilin. Käyttäjäprofiilin poistamisen myötä myös avoimet hakemuksesi poistuvat. Rekrytointeihin lähetetyt hakemukset ja niiden tiedot jäävät järjestelmään rekrytoinneille näkyviin, kunnes ne anonymisoidaan edellä kerrotun mukaisesti.

Henkilön, jolla on rekrytoijan rooli Valtiolle.fi:ssä, tiedot poistetaan esihenkilön tekemän poistopyynnön tai ammattikäyttäjän (henkilöstöasiantuntijan) tekemän palvelussuhdetarkistuksen perusteella viimeistään silloin, kun hänen virkasuhteensa päättyy.

Säilytämme rekrytointitietoja USPA-asianhallintajärjestelmässä, jonka palveluntarjoajana toimii KEHA-keskus. Henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan automaattisesti, kun palvelussuhde päättyy. Säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön ja aluehallintoviraston tiedonohjaussuunnitelmaan. 

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme ja arkistoimme hakemuksia rekrytointiprosessiin liittyen. Hallinnoimme hakijan ja rekrytoivan henkilön käyttöoikeuksia Valtiolle.fi-palvelun osalta. Hakijan henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Rekrytoijan käyttöoikeuksiin liittyvien henkilötietojen käsittely perustuu lainsäädäntöön, muun muassa valtion virkamieslakiin 19.8.1994/750 ja hallintolakiin 6.6.2003/434.

Emme käytä tietojasi automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteet 

Henkilötietojesi käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaiseen virastoille kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Rekisterissä olevat henkilötiedot

Hakemuksiin liittyvät pakolliset yksilöintitiedot ovat 

• etunimi ja sukunimi
• juridinen sukupuoli
• matkapuhelin
• kotiosoite
• postinumero
• postitoimipaikka
• sähköpostiosoite
• lupa sähköiseen tiedoksiantoon
• koulutukseen liittyvät tiedot (oppilaitos, tutkintonimike, koulutusala, koulutustaso, ajankohta, tutkinto valmis/kesken)
• työkokemukseen liittyvät tiedot (työnantaja, tehtävänimike, tehtävänkuvaus, ajankohta). 

Edellisten lisäksi tietoihin voi kuulua mahdollisesti syntymäaika ja äidinkieli. Kansalaisuus on ilmoitettava, kun rekrytointiin sovelletaan virkamieslain 7 pykälää. 

Hakemuksiin liittyvät vapaaehtoiset tiedot ovat 

• hakijan hakemuksessa esittämät tiedot itsestään (esimerkiksi muut koulutus- ja työkokemustiedot)
• muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo
• koulu- ja opintotodistukset
• työtodistukset
• hakijan ilmoittamat suosittelijat
• muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot.

Tietolähteet silloin kun tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä 

Voimme hankkia hakijan erillisellä suostumuksella työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja muista tietolähteistä ja tallentaa niitä Valtiolle.fi-järjestelmään.

Rekrytointijärjestelmää käyttävän henkilön käyttäjätiedot muodostuvat järjestelmään, kun käyttäjä rekisteröityy itse tai toinen henkilö luo käyttäjätilin. Viraston ammattikäyttöoikeudet lisätään erillisen käyttöoikeuspyynnön perusteella.

Oikeutesi

Rekisteröidyllä (hakijalla) on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä (hakijalla) on pääsy hakemustietoihin Valtiolle.fi-järjestelmän kautta. Rekisteröitynä voit ladata käyttäjäprofiilisi tiedot ulos json-tiedostoksi. Jos olet jättänyt työhakemuksen suoraan virastoon, voit tehdä tarkastuspyynnön kyseiselle virastolle. Avointen hakemusten osalta osoita tarkastuspyyntö Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukselle osoitteeseen [email protected].

Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi

Voit pyytää ja saada jäljennöksen sinusta tallennetuista henkilötiedoista lähettämällä allekirjoitetun tietopyyntölomakkeen kirjeellä tai sähköpostitse aluehallintoviraston kirjaamoon. Toteutamme pyyntösi, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeutesi toteuttamisesta.

Henkilötietojen tarkastuspyyntö

Tietojen oikaiseminen tai täydennys

Jos havaitset, että tietosi ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit pyytää niiden korjaamista. Tällaisessa tapauksessa pyydämme sinua ilmoittamaan, mikä tieto on virheellinen ja miten tietoja tulisi muuttaa, tai kertomaan, mikä tieto pitäisi täydentää ja miten.

Henkilötietojen korjaamis- ja rajoitusvaatimus

Käsittelyn rajoittaminen

Jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.

Henkilötietojen korjaamis- ja rajoitusvaatimus

Tällöin voimme käsitellä tietojasi vain 

• sinun suostumuksellasi
• jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia
• yleisen edun vuoksi
• jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.

Jos rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.

Lähetä kirjallinen tietojen rajoitusvaatimus aluehallintoviraston kirjaamoon.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa suorittamaamme henkilötietojen käsittelyä. Voit tehdä sen milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tällöin emme enää saa käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Lähetä kirjallinen ja perusteltu vaatimuksesi aluehallintoviraston kirjaamoon.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot ja lisätietoa tietosuojasta

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Rekisterinpitäjät

Rekisterinpitäjiä ovat Etelä-Suomen aluehallintovirasto, Itä-Suomen aluehallintovirasto, Lapin aluehallintovirasto, Lounais-Suomen aluehallintovirasto, Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto ja Pohjois-Suomen aluehallintovirasto. 

Rekisterinpitäjien edustajana toimii aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalvelut.

Henkilötietojesi käsittelyä koskevien oikeuksiesi käyttämiseen liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä aluehallintoviraston kirjaamoon, jonka yhteystiedot löydät alta. Jos asiasi koskee jonkin muun organisaation kuin aluehallintoviraston suorittamaa henkilötietojesi käsittelyä, tulee sinun olla yhteydessä ensisijaisesti asianomaiseen organisaatioon tai sen tietosuojavastaavaan.

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelyä koskevista oikeuksistasi, ota yhteyttä Etelä-Suomen aluehallintoviraston kirjaamoon:

Etelä-Suomen aluehallintovirasto
Wähäjärvenkatu 6, Hämeenlinna
PL 1, 13035 AVI
p. 0295 016 000
kirjaamo.etela(at)avi.fi

Aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan voit olla yhteydessä, jos tarvitset lisätietoja aluehallintovirastojen suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn liittyen. 

Tietosuojavastaava
p. 0295 018 015
tietosuoja(at)avi.fi