Så här hanterar regionförvaltningsverket personuppgifter inom fortbildning och i övrig informationsstyrning

Regionförvaltningsverkens ansvar för undervisning och kulturell verksamhet har till uppgift att bland annat bedriva informationsvägledning inom sitt område. Vi ger informationsstyrning till personalen inom de sektorer vi representerar på följande sätt: 

• fortbildning 
• nätverksverksamhet 
• nyhetsbrev 
• övrig kommunikation inom sektorn.

För att kunna utföra ovan nämnda uppdrag måste vi samla in personuppgifter. Vi samlar in information från registrerade och allmänt tillgängliga källor. Uppgifterna som behandlas kan vara en del eller alla av följande: 

• för- och efternamn 
• arbetsplats eller organisation och enhet  
• undervisningsnivå eller sektor 
• yrkesgrupp 
• titel eller yrkesbeteckning  
• arbets- eller tjänstetelefonnummer 
• e-postadress  
• arbetsort 
• önskemål om specialkost. 

Vi kan fråga efter önskemål om specialkost när du anmäler dig till ett evenemang som inkluderar servering för deltagarna. Du behöver inte motivera din specialkost eller ange uppgifter om ditt hälsotillstånd. Vi behandlar och förvarar dina uppgifter endast under den tid som ordnandet av tillställningen förutsätter.

Vi använder deltagarnas e-postadresser för kommunikation om utbildningen samt för att samla in respons. Deltagarnas svar på responsblanketten är anonyma och kan inte kopplas till en enskild respondent.

När det gäller prenumerationer på nyhetsbrev och/eller uppgifter om fortbildning samlar regionförvaltningsverken in personuppgifter enligt samtycke. 

I fråga om andra uppgifter är den rättsliga grunden för behandlingen artikel 6.1 e i EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och 4 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen (1050/2018), dvs. behandlingen är nödvändig och står i proportion till myndigheternas verksamhet att utföra en uppgift av allmänt intresse. Vi behöver inte ditt samtycke till den här behandlingen.

I informationsstyrningsverksamheten lagrar vi dina uppgifter så länge som uppgifterna är nödvändiga. Dina uppgifter sparas endast i den omfattning som behövs med tanke på vår verksamhet. Vi avslutar behandlingen av dina uppgifter när det inte längre är nödvändigt för det här ändamålet eller när vi blivit informerade om att grunden för behandling av uppgifterna har upphört. 

När det gäller prenumerationer på nyhetsbrev och/eller uppgifter om fortbildning sparar vi de personuppgifter du angett för ändamålet så länge som prenumerationen är i kraft. Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke till behandling av dina uppgifter genom att avsluta prenumerationen på nyhetsbrevet och/eller fortbildningsinformationen. Då stryks dina uppgifter från adressregistret.

Principer för skyddet av uppgifterna

Vi kan producera manuellt material av uppgifterna, till exempel deltagarförteckningar, när vi ordnar utbildningar. Vi behandlar och förvarar manuellt material i enlighet med regionförvaltningsverkens anvisningar om behandling av manuellt informationsmaterial.

Registeruppgifter som ska behandlas elektroniskt är skyddade mot obehörig läsning, ändring och förstörning. Skyddet bygger på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaserna och servrarna, fysiskt skydd av lokalerna, passagekontroll, kryptering av datakommunikationen och säkerhetskopiering av uppgifterna. Åtkomst- och behandlingsrättighet beviljas utifrån arbetsuppgift. Åtkomsten till system baseras på personliga användarkoder. För att övervaka verksamhetens ändamålsenlighet använder vi administrativa kontroller.

Regelbundet utlämnande av uppgifter

Vi kan lämna ut dina uppgifter till de övriga regionförvaltningsverken om det är nödvändigt för samarbetet. 

Vi kan lämna ut dina uppgifter till valda externa tjänsteproducenter och deras underleverantörer eller andra externa samarbetspartner som behandlar insamlade personuppgifter för regionförvaltningsverkens räkning. Vi har avtalat med våra tjänsteproducenter om att de behandlar personuppgifterna i enlighet med kraven i den allmänna dataskyddsförordningen. 

Vi kan anlita utomstående tjänsteproducenter till exempel som systemleverantörer av anmälningar och respons, nyhetsbrev och webbinlärningsmiljöer. Vi kan anlita utomstående tjänsteproducenter om det är en förutsättning för att ordna fysiska tillställningar. Vi kan också ordna evenemang i samarbete med andra myndigheter eller organisationer, varvid vi kan lämna ut uppgifter i den mån det är nödvändigt för att samarbetet ska kunna genomföras.

Vi kan vara skyldiga att lämna ut uppgifter också med stöd av bestämmelserna i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). 

Utlämnande av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter som införts i registret lämnas i regel inte ut utanför EU/EES-området.

Automatisk behandling av uppgifter och profilering

Uppgifter som införts i registret genomgår inte automatisk behandling eller profilering.

Du har rätt att få veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig och begära en maskinspråkskopia. Du har också rätt att få dina felaktiga uppgifter korrigerade, komplettera dina personuppgifter och be oss radera eller begränsa dina personuppgifter. 

Observera att radering eller begränsning av din användning av personuppgifter kan leda till att vi inte kan skicka nyhetsbrev eller information om fortbildning till dig.

Rätt att få information om behandlingen av personuppgifter

Du har rätt att få veta till exempel för vilket ändamål och på vilket sätt vi behandlar dina personuppgifter.

Syftet med detta meddelande är att ge dig en helhetsbild av den behandling av personuppgifter vid regionförvaltningsverket som är föremål för detta meddelande. Om du upplever att detta meddelande inte ger dig den helhetsbild vi eftersträvar, har vi misslyckats med vårt mål. I detta fall och alltid när du har frågor om behandlingen av personuppgifter vid regionförvaltningsverken kan du kontakta regionförvaltningsverkens dataskyddsombud (se kontaktuppgifterna nedan).

Rätt att få tillgång till dina egna uppgifter

Du kan begära och få en kopia av de personuppgifter som lagras hos dig genom att skicka ett undertecknat formulär för begäran om information per brev eller e-post till den regionala regionförvaltningsverkets kansli (se kontaktuppgifter i avsnitt 14). Vi kommer att utföra din begäran om vi inte har en laglig motivering att vägra verkställighet av dina rättigheter. Du har rätt att bli informerad om huruvida vi behandlar personuppgifter om dig i vår verksamhet. Om vi inte behandlar dina personuppgifter har du även rätt att bli informerad om detta.

Form: Begäran om att kontrollera eller flytta registrerade uppgifter

Skicka din skriftliga begäran om rättelse till den regionala förvaltningsmyndighetens kansli (se kontaktuppgifter nedan).

Korrigera eller fylla på data

Om du upptäcker att dina uppgifter är ofullständiga eller felaktiga kan du begära att de korrigeras. I sådana fall ber vi dig att ange vilken information som är felaktig och hur informationen ska ändras, eller att berätta vilken information som ska kompletteras och hur.

Form: Korrigering och begränsning av personuppgifter

Skicka din skriftliga begäran om rättelse till den regionala förvaltningsmyndighetens kansli (se kontaktuppgifter nedan).

Att återkalla samtycke 

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till att prenumerera på nyhetsbrev och/eller fortbildningsinformation. Det kan du göra via funktionen i slutet av meddelandet. Du kan också kontakta regionförvaltningsverken via kontaktuppgifterna nedan för att återkalla samtycket. 

Begränsning av behandlingen

Om du anser att de uppgifter som vi behandlar om dig är felaktiga, att de behandlas lagstridigt eller du har motsatt dig behandlingen av dina uppgifter kan du be oss begränsa behandlingen av dina uppgifter.

Begäran om att korrigera eller begränsa registrerade uppgifter.

Då kan vi behandla dina uppgifter endast 

• med ditt samtycke
• om vi behöver dem för att uppgöra, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk
• av allmänt intresse
• för att skydda någon annans rättigheter.

Om vi begränsar behandlingen av uppgifterna på din begäran är vi skyldiga att om möjligt underrätta alla dem till vilka uppgifterna tidigare utlämnats om begränsningen.
Skicka ett skriftligt krav på begränsning av uppgifterna till regionförvaltningsverkets registratorskontor.

Rätt att motsätta sig behandling av personuppgifter

Du har rätt att motsätta dig att vi behandlar dina personuppgifter. Du kan göra det när som helst utifrån en personlig särskild situation.

Då får vi inte längre behandla dina personuppgifter, utom om det finns ett mycket viktigt och berättigat skäl för behandlingen som åsidosätter dina intressen, rättigheter och friheter, eller om behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att uppgöra, framställa eller försvara rättsliga anspråk. Skicka din skriftliga och motiverade begäran till regionförvaltningsverkets registratorskontor.

Besvär eller klagomål som gäller behandling av personuppgifter

Kontaktuppgifter: Dataombudsmannens byrå 

Vid behov kan du anföra besvär eller klagomål över behandlingen av dina uppgifter hos dataombudsmannen. Vi rekommenderar dock att du först kontaktar regionförvaltningsverkens dataskyddsombud (se kontaktuppgifterna nedan). Mer allmän information om den registrerades rättigheter finns på webbplatsen för dataombudsmannens byrå.

Varje regionförvaltningsverk är behörigt att utföra sina uppgifter inom ett visst geografiskt område i Finland, om inte något ärende har koncentrerats endast till ett visst regionförvaltningsverk på riksnivå. Därför är det vanligtvis ett av sex regionförvaltningsverk som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter enligt denna anmälan, beroende på var i Finland du bor och vilket regionförvaltningsverk som har behandlat ditt ärende.

Personuppgiftsansvarig enligt denna anmälan är:

• Regionförvaltningsverket i Södra Finland
  Jurisdiktionsområde: landskapen Nyland, Egentliga Tavastland, Päijänne-Tavastland, Kymmenedalen, Södra Karelen, Egentliga Finland och Satakunta
• Regionförvaltningsverket i Östra Finland
  Jurisdiktionsområde: landskapen Södra Savolax, Norra Savolax och Norra Karelen
• Regionförvaltningsverket i Lappland
  Jurisdiktionsområde: landskapet Lappland
• Regionförvaltningsverket i Sydvästra Finland
  Jurisdiktionsområde: landskapen Egentliga Finland och Satakunta
• Regionförvaltningsverket i Västra och inre Finland
  Jurisdiktionsområde: landskapen Birkaland, Mellersta Finland, Södra Österbotten, Österbotten och Mellersta Österbotten
• Regionförvaltningsverket i Norra Finland
  Jurisdiktionsområde: landskapen Norra Österbotten, Kajanaland och Lappland

Kontaktuppgifter