Näin aluehallintovirasto käsittelee henkilötietoja täydennyskoulutuksessa ja muussa informaatio-ohjauksessa

Aluehallintovirastojen opetus- ja kulttuuritoimi -vastuualueiden tehtävänä on hoitaa informaatio-ohjausta toimialallaan muiden tehtävien ohella. Teemme informaatio-ohjausta edustamiemme toimialojen henkilöstölle seuraavilla tavoilla: 

• täydennyskoulutus 
• verkostojen toiminta 
• uutiskirjeet 
• muu toimialaan liittyvä viestintä.

Meidän on kerättävä henkilötietoja edellä mainittujen tehtävien toteuttamiseksi. Keräämme tietoja rekisteröidyiltä sekä yleisesti saatavilla olevista lähteistä. Käsiteltäviä tietoja voivat olla osa tai kaikki seuraavista: 

• etu- ja sukunimi 
• työpaikka tai organisaatio ja sen yksikkö  
• opetusaste tai toimiala 
• ammattiryhmä 
• virka- tai ammattinimike  
• työ- tai virkapuhelinnumero 
• sähköpostiosoite  
• työskentelypaikkakunta 
• erityisruokavaliotoive. 

Erityisruokavaliotoivetta voimme kysyä, kun ilmoittaudut sellaiseen tapahtumaan, johon sisältyy tarjoilu osallistujille. Sinun ei tarvitse perustella erityisruokavaliotasi tai kertoa terveydentilaasi koskevia tietoja. Käsittelemme ja säilytämme tietojasi vain sen ajan kuin tilaisuuden järjestäminen edellyttää. 

Käytämme osallistujien sähköpostiosoitteita koulutukseen liittyvään viestintään sekä palautteen keräämiseen. Osallistujien palautelomakkeelle antamat vastaukset ovat nimettömiä eikä niitä voi yhdistää yksittäiseen vastaajaan.

Uutiskirjeiden ja/tai täydennyskoulutuksia koskevien tietojen tilauksien osalta aluehallintovirastot keräävät henkilötiedot suostumuksen perusteella. 

Muiden tehtävien osalta käsittelyn oikeusperuste on EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan 1 kohta e alakohta ja tietosuojalain (1050/2018) 4 § 1 momentin 2 kohta, eli käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi. Emme tarvitse suostumustasi tähän käsittelyyn.

Informaatio-ohjausta koskevassa toiminnassa säilytämme tietojasi niin kauan kuin tieto on tarpeellinen. Tietojasi säilytetään vain toimintamme kannalta tarpeellisessa laajuudessa. Lopetamme tietojesi käsittelyn, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeellista tähän tarkoitukseen tai olemme saaneet tiedon käsittelyperusteen lakkaamisesta. 

Uutiskirjeiden ja/tai täydennyskoulutustietojen tilauksien osalta säilytämme siihen tarkoitukseen antamasi henkilötiedot niin kauan kuin tilauksesi on voimassa. Voit milloin tahansa peruuttaa tietojen käsittelyä koskevan hyväksyntäsi lopettamalla uutiskirjeen ja/tai täydennyskoulutustietojen tilaamisen. Tällöin tietosi poistetaan vastaavasta osoiteluettelosta. 

Tietojen suojauksen periaatteet

Voimme tuottaa tiedoista manuaalista aineistoa, kuten esimerkiksi osallistujaluetteloita, kun järjestämme koulutustilaisuuksia. Käsittelemme ja säilytämme manuaalista aineistoa aluehallintovirastojen manuaalisen tietoaineiston käsittelyä koskevan ohjeistuksen mukaisesti. 

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmiin perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Käytämme toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi hallinnollisia kontrolleja. 

Tietojen säännölliset luovutukset 

Voimme luovuttaa tietojasi eri aluehallintovirastojen välillä, jos se on tarpeen yhteistyön toteuttamiseksi. 

Voimme luovuttaa tietojasi valitsemillemme ulkopuolisille palveluntuottajille ja heidän alihankkijoillensa tai muille ulkopuolisille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät kerättyjä henkilötietoja aluehallintovirastojen lukuun. Olemme sopineet palveluntuottajiemme kanssa, että he käsittelevät henkilötietoja yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti. 
Voimme käyttää ulkopuolisia palveluntuottajia esimerkiksi ilmoittautumisten ja palautteiden keräämisen, uutiskirjeiden lähettämisen sekä verkko-oppimisympäristöjen järjestelmätoimittajina. Voimme käyttää ulkopuolisia palveluntuottajia, jos se on fyysisten tilaisuuksien järjestämisen edellytys. Voimme myös järjestää tilaisuuksia yhteistyössä muiden viranomaisten tai järjestöjen kanssa, jolloin voimme luovuttaa tietoja siinä määrin kuin se on tarpeen yhteistyön toteuttamiseksi.

Meillä voi olla velvoite luovuttaa tietoja myös viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) säännösten nojalla. 

Tietojen luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

Tietojen automaattinen käsittely ja profilointi 

Rekisteriin tallennettuihin tietoihin ei kohdistu automaattista käsittelyä tai profilointia. 

Sinulla on oikeus saada tietää, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme, ja pyytää niistä konekielinen kopio. Sinulla on myös oikeus saada itseäsi koskevat virheelliset tietosi oikaistua, täydentää henkilötietojasi sekä pyytää meitä poistamaan henkilötietosi tai rajoittamaan niiden käyttöä.  

Huomaa, että henkilötietojen poistaminen tai niiden käytön rajoittaminen voi aiheuttaa sen, että emme voi lähettää sinulle uutiskirjeitä tai tietoja täydennyskoulutuksista.  

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä 

Sinulla on oikeus saada tietoa muun muassa siitä, mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi ja millä tavalla sen teemme. 

Tämän ilmoituksen tavoitteena on antaa sinulle kokonaiskuva tämän ilmoituksen kohteena olevasta henkilötietojenkäsittelystä aluehallintovirastossa. Jos koet, että tämä ilmoitus ei anna sinulle tavoittelemaamme kokonaiskuvaa, olemme epäonnistuneet tavoitteessamme. Tässä tapauksessa ja aina silloin, kun sinulla on kysyttävää aluehallintovirastojen henkilötietojen käsittelystä, voit olla yhteydessä aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan (ks. yhteystiedot alla). 

Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi 

Voit pyytää ja saada jäljennöksen sinusta tallennetuista henkilötiedoista lähettämällä allekirjoitetun tietopyyntölomakkeen kirjeellä tai sähköpostitse aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot kohdassa 14). Toteutamme pyyntösi, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeutesi toteuttamisesta. Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja toiminnassamme. Jos emme käsittele henkilötietojasi, on sinulla oikeus saada tieto myös tästä.

Lomake: Henkilötietojen tarkastuspyyntö

Lähetä kirjallinen pyyntösi aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot alla). 

Tietojen oikaiseminen tai täydennys 

Jos havaitset, että tietosi ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit pyytää niiden korjaamista. Tällaisessa tapauksessa pyydämme sinua ilmoittamaan, mikä tieto on virheellinen ja miten tietoja tulisi muuttaa, tai kertomaan, mikä tieto pitäisi täydentää ja miten. 

Lomake: Henkilötietojen korjaamis- ja rajoitusvaatimus

Lähetä kirjallinen tietojen oikaisupyyntösi aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot alla). 

Suostumuksen peruuttaminen

Voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi uutiskirjeiden ja/tai täydennyskoulutustietojen tilaukselle. Peruuttaminen on mahdollista tehdä viestin lopussa olevan toiminnon kautta. Voit myös olla yhteydessä aluehallintovirastoihin alla olevien yhteystietojen kautta suostumuksen peruuttamiseksi. 

Käsittelyn rajoittaminen 

Voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä, jos 

• sinua koskevat tiedot, joita käsittelemme, ovat mielestäsi virheellisiä 
• tietojasi käsitellään lainvastaisesti 
• olet vastustanut tietojesi käsittelyä. 

Lomake: Henkilötietojen korjaamis- ja rajoitusvaatimus

Tällöin voimme käsitellä tietojasi vain  

• sinun suostumuksellasi 
• jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia 
• yleisen edun vuoksi 
• jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi. 

Jos rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu. Lähetä kirjallinen tietojen rajoitusvaatimus aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot alla).

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä 

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyämme. Voit tehdä sen milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. 
Tällöin emme enää saa käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi. Näin on myös silloin, jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Lähetä kirjallinen ja perusteltu vaatimuksesi aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot alla). 

Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu 

Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto

Tarvittaessa voit valittaa tai tehdä kantelun tietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle. Suosittelemme kuitenkin olemaan ensin yhteydessä aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan (ks. yhteystiedot alla). Yleistä lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Jokainen aluehallintovirasto on toimivaltainen suorittamaan tehtäviään tietyllä maantieteellisellä alueella Suomessa, ellei jotakin asiaa ole keskitetty vain tietyn aluehallintoviraston hoidettavaksi valtakunnallisesti. Näin ollen rekisterinpitäjänä tämän ilmoituksen mukaisen henkilötietojen käsittelyn osalta toimii tavallisesti yksi kuudesta aluehallintovirastosta riippuen siitä, missä päin Suomea asut ja mikä aluehallintovirasto asiaasi on käsitellyt. 

Tämän ilmoituksen mukaisina rekisterinpitäjinä toimivat aluehallintovirastot, niiden valtakunnalliset toimialueet ja yhteystiedot ovat seuraavat:

Etelä-Suomen aluehallintovirasto
Toimivalta-alue: Uudenmaan, Kanta-Hämeen, Päijät-Hämeen, Kymenlaakson ja Etelä-Karjalan maakunnat
Käyntiosoite: Wähäjärvenkatu 6, Hämeenlinna
Postiosoite: PL 1, 13035 AVI
Puhelinvaihde: 0295 016 000
Kirjaamo: kirjaamo.etela(at)avi.fi

Itä-Suomen aluehallintovirasto
Toimivalta-alue: Etelä-Savon, Pohjois-Savon ja Pohjois-Karjalan maakunnat
Käyntiosoite: Raatihuoneenkatu 5, 6 krs, Mikkeli
Postiosoite: PL 2, 13035 AVI
Puhelinvaihde: 0295 016 800
Kirjaamo: kirjaamo.ita(at)avi.fi

Lapin aluehallintovirasto
Toimivalta-alue: Lapin maakunta
Käyntiosoite: Valtakatu 2, Rovaniemi
Postiosoite: PL 3, 13035 AVI
Puhelinvaihde: 0295 017 300
Kirjaamo: kirjaamo.lappi(at)avi.fi

Lounais-Suomen aluehallintovirasto
Toimivalta-alue: Varsinais-Suomen ja Satakunnan maakunnat
Käyntiosoite: Itsenäisyydenaukio 2, Turku
Postiosoite: PL 4, 13035 AVI
Puhelinvaihde: 0295 018 000
Kirjaamo: kirjaamo. lounais(at)avi.fi

Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto
Toimivalta-alue: Pirkanmaan, Keski-Suomen, Etelä-Pohjanmaan, Pohjanmaan ja Keski-Pohjanmaan maakunnat
Käyntiosoite: Wolffintie 35, Vaasa
Postiosoite: PL 5, 13035 AVI
Puhelinvaihde: 0295 018 450
Kirjaamo: kirjaamo.lansi(at)avi.fi

Pohjois-Suomen aluehallintovirasto
Toimivalta-alue: Pohjois-Pohjanmaan ja Kainuun maakunnat
Käyntiosoite: Linnankatu 1-3, Oulu
Postiosoite: PL 6, 13035 AVI
Puhelinvaihde: 0295 017 500
Kirjaamo: kirjaamo.pohjois(at)avi.fi