The concept of a self-service library is simple: with a registered access pass (usually a library card and a personal pin-code), patrons can use the library outside the normal opening hours. In Finland, the first self-service libraries were founded in the early 2010s. Since then, they have become more common: in 2015, there were self-service library services available in every fifth municipality. In 2022, already in three out of four municipalities. The Regional State Administrative Agency's report Self-service libraries in Finland 2022: flexibility and equality of access (abbreviation available in English) provides an overall picture of the current situation of self-service libraries. 

In Finland, the state has supported the development of the self-service library services. In the past ten years alone, the Regional State Administrative Agency has granted more than three million euro to self-service library projects. From the beginning, the aim has been to promote the goals of the Finnish Public Libraries Act and improve the availability and accessibility of library services. The government grant is awarded on the condition that self-service does not reduce the customer service hours or the library's staff. 

The effects of self-service libraries – what the statistics tell us 

How do the self-service library services look in light of the statistics? Finnish Public Libraries Statistics are published annually online under a Creative Commons license. The self-service opening hours have been recorded since 2014. A few observations about the statistics: 

• In 2022, three out of four municipalities had at least one self-service library. 
• In 2022, self-service opening hours accounted for 47 percent of all opening hours. 
• Staffed opening hours have not decreased much compared to 2015 (decrease 4%). 
• After self-service libraries became widespread, the number of borrowers, book loans and physical library visits has increased - or at least the downward trend of the 2010s has bent. Self-service libraries have increased the use of the library. 

The impact of self-service library services on the number of library staff is more difficult to assess, as the number of staff has been declining even before self-service libraries became widespread. However, the statistics indicate that especially in smaller municipalities the introduction of self-service libraries is one of the factors contributing to the decrease in the number of staff.

Self-service libraries are based on trust 

The number of self-service libraries in Finland continues to grow. The concept of a self-service library has not changed significantly over the years, which indicates that the concept works well. There has been no need for reinvention. Customer feedback has been almost exclusively positive. 

However, it is good to remember that a self-service library is not just a technical solution. It is also an opportunity to review work processes and culture and increase flexibility in the library's everyday life. Self-service does not reduce work but changes it. At best, it frees up resources for other tasks. It also challenges the staff's views on the ownership of the library space and sometimes leads to unwanted customer behaviour. 

In conclusion, a self-service library is based on trust and the service cannot function without it. The staff must trust the patrons, but mutual trust and respect among the patrons is also necessary. After all, a self-service library is a service where an unsupervised public space is shared with different people. People whose needs and habits may be very different from your own. 

More info: 

• The Regional State Administrative Agency's report Self-service libraries in Finland 2022: flexibility and equality of access (abbreviation available in English) 

• Nordic Libraries Annual conference will be held online on November 2, 2023, it will examine the self-service use of libraries. Participation in the conference is free of charge. Registration is open until October 30th! 

Jonna Toukonen 
Senior Officer, Library Affairs 
Regional State Administrative Agency for Western and Inland Finland

Jälleen on se aika vuodesta, kun useiden kirjastolaisten kainalot hikoavat, niska jumittuu ja numerot vilistävät silmissä. Edellisvuoden tilastot pitäisi saada syötettyä yleisten kirjastojen tilastotietokantaan. Työmäärä on iso, ja ohjeita kertaillessa saattaa usko olla koetuksella. Miksi sitten keräämme tilastoja? Eikö siinä olisi yksi työ, jonka voisi trendikkäästi liinata pois?

Puhumme julkishallinnossa paljon tiedolla johtamisesta. Sillä tarkoitetaan sitä, että päätökset perustuvat mutun sijasta tietoon – esimerkiksi tilastoihin. Kirjastotilastot kertovat meille, mitä kirjastoille kuuluu: käydäänkö meillä, lainataanko meiltä ja jos lainataan niin mitä.

Tilastoja voi tutkia myös menneen ja tulevan välisenä karttana. Ne kertovat, mistä olemme tulossa ja antavat osviittaa suunnasta, mihin olemme menossa. Yleisten kirjastojen tilastotiedot yltävät yli 20 vuoden päähän, ja ne antavat eväitä pohtia menneen valossa muutoksia, joita kirjastojen toiminnassa on tapahtunut. Samalla voimme ennakoida niiden avulla tulevia trendejä. Tilastot auttavat meitä ymmärtämään sitä, miten yhteiskunnan muuttuminen näkyy kirjastoissa. Omatoimiaukiolo on tästä hyvä esimerkki. Paine palvelujen saatavuuteen on lisännyt verkkovälitteisiä palveluita sekä fyysisten palvelujen – esimerkiksi kauppojen – aukioloaikoja. Kirjastot eivät ole jääneet tämän muutoksen ulkopuolelle, vaan vastauksena vaatimukseen 24/7-palvelusta on kehitetty niin e-palveluita kuin omatoimiaukioloa. 

Yksi tilastojen keskeinen merkitys kirjaston johtamisesta ja kehittämisestä vastaavalle henkilölle on oman ymmärryksen lisääminen. Tilastovertailujen avulla saa kuvan siitä, miten oma kirjasto asemoituu kirjastokentälle. Lisäksi se tarjoaa avaimia kirjastotyön kehittämiseen: onko kokoelma tasapainossa suhteessa lainaukseen? Onko henkilökunnan työ kohdentunut oikein eli ovatko aukioloajat tasapainoisessa suhteessa käytettävissä olevaan työpanokseen ja tarjottaviin asiantuntijapalveluihin? Tässä mielessä tilastotietokanta on oivallinen apulainen myös päätösten valmisteluun ja perusteluun. 

Tilastoja voi ja kannattaa hyödyntää myös päättäjäviestintään. Ulkopuoliset konsultit tuppaavat käyttämään vertailuissaan vain euroja, mutta kirjastotilastot tarjoavat oivallisen työkalun myös työn ja palvelujen avaamiseen. Tilastojen avulla voimme viestiä päättäjille, missä olemme hyviä ja mikä kaipaa kehittämistä. Sieltä löytyy monesti myös syitä siihen, miksi kustannukset vaihtelevat kirjastojen välillä. Yhteinen tilastotietokanta on kultakaivos juuri vertailtavuuden näkökulmasta. Päättäjäviestinnästä on vain askel eteenpäin dialogiin kirjastopalvelujen tietopohjaisesta kehittämisestä.

Mutta mikään ei ole täydellistä – ei edes tilastotietokanta. Kirjastoissa saattaa olla tarpeita myös sellaisten asioiden tilastoinnille, joita valtakunnallisessa tilastoinnissa ei huomioida. Omassa tilastoinnissa ei ole tarpeen pidättäytyä valtakunnallisten tietojen keräämisessä. Niitä kannattaa ajatella enemminkin minimitasona. Jos kirjastossa on tarve laajemmalle tilastoinnille, sen voi ja se kannattaa toteuttaa. Tästä esimerkkinä voisi nostaa lähi- ja verkkotapahtumien erittelyn. Valtakunnallisesti joudumme tasapainottelemaan tarpeiden ja syntyvän tietomassan välillä.

Monesti tilastotietokanta yksin ei riitä kuvaamaan ilmiötä tai tuomaan kaikkia sen puolia esille. Siksi on tärkeää hakea tietoa eri lähteistä ja yhdistää tilastotietoja. Esimerkiksi osallisuuden kuvaamiseen voidaan tuoda lihaa luiden ympärille kävijätietojen ja tapahtumien osallistujamäärien lisäksi kouluterveyskyselyn ja väestökyselyn tiedoilla. Tai jo esillä ollutta omatoimiaukioloa voi tarkastella myös kuntatalouden näkökulmasta, sillä sen lisäksi, että se on laajentanut kirjastojen aukioloaikoja, on se samalla supistanut palveluaikaa, jolloin henkilökunta on paikalla. Tämä saattaa viitata siihen, että omatoimipalvelulla on tiukassa taloustilanteessa haettu säästöjä henkilöstökuluihin. Kannattaakin muistaa, että ilmiöt eivät useinkaan ole riippuvaisia vain yhdestä yhteiskunnallisesta kehityskulusta.

Tilastotietojen käyttäminen vaatii aina tulkintaa. Vuosi 2020 on oppikirjaesimerkki tästä. Ilman yhteiskunnallisen kontekstin ymmärtämistä näyttää, että kirjastojen merkitys romahti vuodessa. Tilastoja pitää pyrkiä ymmärtämään ja selittämään. Silloin ne voivat kertoa meille paljon siitä, missä olemme nyt ja mihin olemme menossa ja mikä tärkeintä: mitä meidän voisimme tehdä, että saavutamme päämäärämme.

Jos kirjastotilastot ovat sinulle vieraita, pääset tutustumaan niihin täältä: www.tilastot.kirjastot.fi.

Virpi Launonen
Kirjastotoimen ylitarkastaja, Itä-Suomen AVI

Aluehallintovirastot saivat OKM:ltä toimeksiannon tehdä kirjastojen asiakaskysely kolmen vuoden välein. Ensimmäinen tehtiin vuonna 2018. Tuolloin kysyttiin kirjaston käyttäjiltä kirjaston palveluista ja käytöstä. Vuoden 2021 kysely tehtiin ajankohtaisesta teemasta ”Kirjasto demokratian edistäjänä”. Vastaajia ei rajattu kirjaston käyttäjiin, vaan kyselyn ja haastattelujen otanta (N=1000) muodostettiin valtakunnallisesta kuluttajapaneelista kiintiöidyllä satunnaispoiminnalla asuinalueen, sukupuolen, ikäluokan ja äidinkielen mukaan. Kyselyä oli laatimassa AVIen ylitarkastajien lisäksi kirjastoalan ammattilaisia alueellista kehittämistehtävää hoitavista kirjastoista ja valtakunnallista kehittämistehtävää hoitavasta kirjastosta. Kyselyn toteutti Feelback Oy. Kyselyn kysymykset ja vastaukset löytyvät AVIen verkkosivuilta.

Mistä yhteiskunnallista tietoa etsitään ja mitä kirjastojen pitäisi siitä ajatella? 

Kyselyraportin mukaan yhteiskunnallista tietoa etsitään pääasiassa muualta kuin kirjastosta ja kirjastojen rooli yhteiskunnallisen tiedon kanavana on suhteellisen pieni. Vain 26% kaikista vastaajista ilmoitti etsivänsä yhteiskunnallista tietoa kirjaston aineistoista tai kirjaston tietokoneilla. Odotetusti käytetyimmät kanavat ovat netin uutissivustot (62% kaikista vastaajista), viranomaisten tiedotukset (45% kaikista vastaajista) ja radio/televisio (45%).
 

Suurimmat erot tietolähteiden käytössä ovat eri ikäryhmien välillä. Yli 65-vuotiaista 71% seuraa yhteiskunnallista tietoa televisiosta/radiosta ja 51% itse ostamistaan lehdistä. Vastaavat luvut 18-34 vuotiailla ovat 28% ja 22%. Yli 65-vuotiaat poikkeavat muista ikäryhmistä myös siinä, että television/radion ja itse tilattujen lehtien lisäksi ystävät ja tuttavat sekä suorat asiantuntijakontaktit ovat paljon useammin tiedonlähteenä, kun taas 18-34-vuotiailla korostuu sosiaalisen median ja blogien/vlogien/podcastien merkitys. 

Tosin Tilastokeskuksen analyysin mukaan koronan vaikutus suomalaisten mediakäyttäytymiseen on ollut suuri ja kuilu eri ikäryhmien välillä on kaventunut. Senioreiden sosiaalisen median ja netin (ml. verkkolehtien) käyttö on lisääntynyt, kun taas Sanomalehtien liiton koonti nuorten median käytöstä kertoo, että korona on saanut ison osan nuorista seuraamaan uutisia ja etenkin sanomalehtiä aiempaa enemmän. 

Mitä tämä kaikki tarkoittaa kirjaston kannalta? Laajemmasta näkökulmasta se kertoo ainakin siitä, että eri ikäisten käyttäjäryhmien tiedon käyttötavat ja sitä kautta myös tarpeet ovat hyvinkin erilaisia. Miten kirjasto ja kirjastopalvelut pysyvät relevantteina myös nuoremmille käyttäjäryhmille ja huomioidaanko nämä ryhmät tarpeeksi kirjastopalveluiden kehittämisessä? Vaikka vielä ei olisi aihetta huoleen, kannattaa eri ikäryhmien mediakäyttäytymisen kehittymistä pitää silmällä. Tulevaisuus näyttää, eriytyvätkö eri ikäryhmien tarpeet entisestään. 

Kyselyraportin tuloksia tutkiessa piirtyy muidenkin kysymysten osalta kuva siitä, että etenkin demokratian edistämisen kannalta perinteisesti kirjaston vahvuuksina pidetyt asiat (esim. kokoelmat) ovat 18-34-vuotiaille huomattavasti vähemmän tärkeämpiä kuin vaikkapa kirjaston/kirjastossa järjestettävät yhteiskunnallisesti aktivoivat tapahtumat. Tämä antaa viitteitä siitä, että nuoremmat kansalaiset ehkä näkevät kirjaston roolin erilaisena kuin vanhemmat. Näihin teemoihin ja kansalaisten näkökulmiin kirjaston demokratiaa edistävistä palveluista pureudutaan tarkemmin kevään 2022 aikana julkaistavissa blogiteksteissä. 

Jonna Toukonen 
Kirjastotoimen ylitarkastaja 
Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto 

Aluehallintovirastojen kirjastotoimet julkaisivat syyskuussa selvityksen Kirjastovuosi 2020 – Koronasta kohti uutta normaalia. Julkaisu tarkastelee Suomen yleisten kirjastojen koronavuotta 2020 ja tarjoaa tulevaisuuden näkökulmia kirjastojen valmiussuunnitteluun ja kriiseihin varautumiseen.

Julkaisemme selvitykseen pohjautuvan blogitekstien sarjan, jossa käsitellään esiin nousseita aiheita. Tässä kirjoituksessa pohditaan, miten koronavuosi vaikutti henkilöstöön.

Henkilöstö on kirjastojen vahvuus

Koronapandemia vaikutti paljon kirjastojen toimintaan. Opetus- ja kulttuuriministeriön koronakyselyssä kirjastoille yli 90 prosenttia vastaajista piti suurimpina toiminnan muutoksina yleisötilojen sulkua ja palvelutarjonnan karsintaa. Uusien palvelumuotojen kehittäminen oli merkittävä positiivinen muutos. Kuitenkin neljä viidestä vastaajasta arvioi toiminnan suunnittelun vaikeutuneen pandemian aikana. Lähes kaksi kolmasosaa kehitti ja otti käyttöön digitaalisia palveluja. Silti vain joka viides ilmoitti toiminnan siirtyneen pääasiallisesti verkkoon.

Korona aiheutti muutoksia kahdelle kirjastolle kolmesta. 43 prosenttia vastanneista kirjastoista ilmoitti, että niiden henkilöstöä lomautettiin, siirrettiin muihin tehtäviin tai palkanmaksu keskeytettiin. Valitettavasti tämä tapahtui juuri silloin, kun henkilökuntaa olisi eniten tarvittu kehittämään ja ottamaan käyttöön virtuaalisia palveluja ja uusia toimintoja. Irtisanomiset kuitenkin vältettiin, mutta rekrytoinnit vähenivät.

Henkilöstön vähentämisen ja lomautusten lisäksi uhkana nähtiin myös se, että henkilökunnalla ei riitä halua, kykyä, aikaa tai jaksamista omaksua ja kehittää uusia toimintoja. Kuitenkin uudet toimintatavat nähtiin myös henkilökunnalle mahdollisuutena lisätä teknistä osaamista ja etätyöskentelyä. Antoisana ja rikastuttavana kokeiluna pidettiin myös sitä, että kirjastojen henkilöstö työskenteli sulun aikana kunnan muissa tehtävissä. Lisääntynyt yhteistyö kunnan toimialojen kesken koettiin muutenkin positiiviseksi asiaksi, ja yhteistyön lisääminen nähtiin jatkossakin mahdollisuutena.

Kirjastohenkilöstön täydennyskoulutuksia siirrettiin vauhdikkaasti verkkoon. Alueelliset koulutukset tulivat etäyhteyksien myötä valtakunnallisestikin saataville. Kuitenkin tilastot osoittavat henkilöstön koulutuspäivien määrän vähentyneen neljänneksellä. Tähän lienevät syynä mm. henkilökunnan lomautukset ja siirrot muihin tehtäviin.

Koronavuonna työntekijöiden resilienssi ja kriisinsietokyky joutuivat koetukselle. Kaikki joutuivat sietämään epävarmuutta, kun työtehtävät muuttuivat, tapahtumia jouduttiin perumaan, palveluja muotoiltiin nopeasti uudelleen, odoteltiin tartuntatautilain mukaisia määräyksiä, ennakoitiin uusia sääntöjä ja muokattiin toimintaa suositusten mukaisiksi.

Henkilöstö sai ottaa suuren digiloikan hyvin nopeasti, kun koulutukset, tapahtumat ja pitkälti myös asiakaspalvelu siirtyivät verkkoon. Digiloikka ei tapahtunut samaan tahtiin kaikissa kirjastoissa.

Erityisesti kirjastojen tapahtumatuotanto otti jättiharppauksen. Henkilökunta otti nopeasti haltuun uusia digitaitoja. Kirjavinkkauksia ja muita yleisötapahtumia välitettiin terveysturvallisesti asiakkaille. Tämä paransi tapahtumien saatavuutta huimasti.

Osa kunnista ei nähnyt verkkopalveluja ja -asiointia mahdollisuutena palvelujen jatkumiselle tai luulivat verkkopalvelujen hoituvan automaattisesti ilman henkilökuntaa. Kirjaston kannalta parasta varautumista on se, että verkkopalveluita luodaan, opastetaan ja markkinoidaan asiakkaille jo normaalitilanteessa.

Nyt, kun koronapandemian kanssa on eletty jo lähes kaksi vuotta, verkkovälitteisiä palveluja tuskin enää kyseenalaistetaan. Ja luultavasti myös osaamis- ja kehittämistarpeet tältä osin on kirjastoissa ja kunnissa tunnistettu. Vajaat kaksi vuotta on ollut valtava koettelemus ja kokemus, josta kirjastoissa on selvitty hyvän resilienssin ansiosta.

Kirjastotoimen ylitarkastaja
Satu Ihanamäki
Lapin AVI