Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Tiedonhallintayksikön on tiedonhallintalain pykälän 28 mukaisesti ja julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä asiakirjajulkisuuskuvausta asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi (jäljempänä asiakirjajulkisuuskuvaus). Asiakirjajulkisuuskuvauksen tietojen avulla yleisö ja asianosaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain edellyttämällä tavalla. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten aluehallintovirastojen asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet.

Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kuvataan aluehallintoviraston keskeiset tietovarannot. Tietovarannolla tarkoitetaan tiedonhallintalaissa viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Tietovarannot voivat sisältää salassa pidettäviä tietoja. Lähtökohtaisesti tämä voi koskea kaikkia tietovarantoja. Salassa pidettäviä tietoja ei tiedonhallintalain mukaan sisällytetä asiakirjajulkisuuskuvaukseen.

Aluehallintoviraston asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta

Aluehallintovirastojen asiarekisteri on tiedonhallintalain mukainen looginen kokonaisuus, joka sisältää asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy aluehallintovirastojen asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon. 

Aluehallintovirastojen palvelujen tiedonhallinta toteutetaan asiarekisteriin kuuluvilla tietojärjestelmillä. Kun palvelujen tiedonhallinta sisältää asiankäsittelyä, niissä syntyvät asiakirjat säilytetään asianhallintajärjestelmässä tai arkistossa.

Asiakirjajulkisuuskuvauksesta ilmenee, jos tietoaineisto on saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Jos järjestelmän kohdalla ei erikseen mainita rajapinnasta, tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan sähköisen tietojenvaihdon mahdollistavaa tiedonsiirtoratkaisua kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä.

Asiarekisteriin kohdistuvat tietopyynnöt ohjeistetaan erikseen Tietopyynnöt -sivullamme

Tietovarannot

  • Aluehallintovirastojen ympäristölupavastuualueiden tehtävien hoitamiseen liittyvä tietovaranto
  • Tehtäväkokonaisuuteen kuuluvat päätehtävät: 
    • Ympäristönsuojelulain mukaiset luvat sekä ilmoitus- ja oikaisuvaatimusasiat
    • Vesilain mukaiset luvat sekä hakemus-, hallintopakko- ja oikaisuvaatimusasiat 
  • Tietovarantoon liittyvät kyselyt ja yhteydenotot:
  • Rekisterit / järjestelmät
  • Hakusanat
    • Nimi, Diaarinumero, Y-tunnus, Vireilletulopvm., Päätöspvm., Kunta
  • Aineiston saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
    • Ei saatavilla
  • Aluehallintovirastojen työsuojeluvastuualueiden tehtävien hoitamiseen liittyvä tietovaranto
  • Tehtäväkokonaisuuteen kuuluvat päätehtävät: 
    • Työsuojelun luvat ja pätevyydet
    • Työsuojelun valvonta
  • Tietovarantoon liittyvät kyselyt ja yhteydenotot:
  • Keskeisimmät rekisterit / järjestelmät
    • Aluehallintovirastojen asianhallintajärjestelmä USPA 
    • Työsuojelun diaarijärjestelmä TS-diaari
    • Valvontatietojärjestelmä VERA 
    • Julkinen rekisteri asbestipurkutyöluvan omaavista yrityksistä: asbestipurkutyöluparekisteri
    • Asbestipurkutyöhön pätevien henkilöiden rekisteri
    • Panostajaluparekisteri
    • Valvontatietojärjestelmä Vati
    • Palvelunhallintajärjestelmä ServiceNow 
  • Hakusanat esim.
    • Nimi, Työnantajan nimi, Diaarinumero, Tarkastusnumero, Y-tunnus, Vireilletulopvm., Päätöspvm., Kunta
  • Aineiston saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
    • Ei saatavilla
  • Aluehallintovirastojen opetus- ja kulttuuritoimen vastuualueiden tehtävien hoitamiseen liittyvä tietovaranto
  • Tehtäväkokonaisuuteen kuuluvat päätehtävät: 
    • Opetus- ja kulttuuritoimen luvat ja ilmoitukset
    • Opetus- ja kulttuuritoimen ohjaus ja valvonta
    • Opetus- ja kulttuuritoimen kantelut ja oikaisupyynnöt
    • Opetus- ja kulttuuritoimen rahoitus
    • Opetus- ja kulttuuritoimen varautuminen
  • Tietovarantoon liittyvät kyselyt ja yhteydenotot:
  • Rekisterit / järjestelmät
    • Aluehallintovirastojen asianhallintajärjestelmä USPA
    • Valtionavustusten sähköisen asioinnin rekisteri VADI (www.aviavustukset.fi)
    • Varhaiskasvatuksen luparekisteri (1.1.2024 alkaen Soteri)
    • Etsivän nuorisotyön ja nuorten työpajatoiminnan Par-järjestelmä
    • Nuorisotyön tilastointiväline / julkaisujärjestelmä Nuorisotilastot
    • Liikuntapaikkojen tietokanta Lipas (www.lipas.fi)
    • Etsivän nuorisotyön tekijöiden yhteystietorekisteri Entit
    • Yleisten kirjastojen tilastotietokanta
    • Palvelunhallintajärjestelmä ServiceNow 
  • Hakusanat: USPA
    • Nimi, Diaarinumero, Y-tunnus, Vireilletulopvm., Päätöspvm., Kunta
  • Hakusanat: Soteri
    • Palveluntuottaja, Päiväkoti, Vastuuhenkilö, Y-tunnus, Kunta
  • Aineiston saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
    • Ei saatavilla
  • Itä-Suomen aluehallintovirastoon keskitetty valtakunnallinen hautaustoimilain mukaisten tehtävien hoitamiseen liittyvä tietovaranto
  • Tehtäväkokonaisuuteen kuuluvat päätehtävät: 
    • Hautaustoimen luvat 
    • Hautaustoimen ohjaus ja valvonta
    • Hautaustoimen rahoitus
  • Tietovarantoon liittyvät kyselyt ja yhteydenotot:
  • Rekisterit / järjestelmät
    • Asianhallintajärjestelmä USPA
  • Hakusanat: USPA
    • Nimi, Diaarinumero, Y-tunnus, Vireilletulopvm., Päätöspvm., Kunta
  • Aineiston saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
    • Ei saatavilla
  • Aluehallintovirastojen pelastustoimen- ja varautumisen vastuualueiden tehtävien hoitamiseen liittyvä tietovaranto
  • Tehtäväkokonaisuuteen kuuluvat päätehtävät:
    • Pelastustoimen ohjaus ja valvonta
    • Pelastustoimen kantelu
    • Pelastustoimen rahoitus
    • Varautuminen ja turvallisuussuunnittelu
  • Tietovarantoon liittyvät kyselyt ja yhteydenotot:
  • Keskeisimmät rekisterit / järjestelmät
    • Aluehallintovirastojen asianhallintajärjestelmä USPA
    • Alueellisten maanpuolustuskurssien jäsen/kurssitietojen rekisteri Hamsteri
    • Metsäpalojen lentotähystykseen liittyvä ryhmävideopalvelu
  • Hakusanat
    • Nimi, Diaarinumero, Y-tunnus, Vireilletulopvm., Päätöspvm., Kunta
  • Aineiston saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
    • Ei saatavilla
  • Aluehallintovirastojen peruspalvelut, oikeusturva ja luvat -vastuualueiden oikeusturvayksiköiden tehtävien hoitamiseen liittyvä tietovaranto
  • Tehtäväkokonaisuuteen kuuluvat päätehtävät:
    • Oikeudelliset palvelut, esim. 
      • ampumayhdistysluvat
      • yhteisöoikeudelliset asiat
      • erityisen tarkastuksen määrääminen
      • talletusasiat
    • Kunnalliskantelut
  • Tietovarantoon liittyvät kyselyt ja yhteydenotot:
  • Keskeisimmät rekisterit / järjestelmät
    • Aluehallintovirastojen asianhallintajärjestelmä USPA
    • Maksutalletusten talletusrekisteri
    • Osakaskuntien yhteystietorekisteri
  • Hakusanat: USPA
    • Nimi, Diaarinumero, Y-tunnus, Vireilletulopvm., Päätöspvm., Kunta
  • Aineiston saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
    • Ei saatavilla
  • Aluehallintovirastojen peruspalvelut, oikeusturva ja luvat -vastuualueiden alkoholihallinnon yksiköiden tehtävien hoitamiseen liittyvä tietovaranto
  • Tehtäväkokonaisuuteen kuuluvat päätehtävät:
    • Alkoholiluvat
    • Alkoholihallinnon ohjaus ja valvonta 
  • Pääasiallinen alkoholiasioiden käsittelyjärjestelmä on alkoholielinkeinorekisteri Allu
  • Tietovarantoon liittyvät kyselyt ja yhteydenotot:
  • Rekisterit / järjestelmät
    • Aluehallintovirastojen asianhallintajärjestelmä USPA
    • Alkoholihallinnon rekisteri ALLU 
    • Tweb-asianhallintajärjestelmä 
  • Hakusanat alkoholielinkeinorekisteristä
    • y-tunnus, asiakkaan nimi, toimipaikan nimi, toimipaikan osoite, diaarinumero
  • Aineiston saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
    • Ei saatavilla
  • Etelä-Suomen aluehallintoviraston peruspalvelut, oikeusturva ja luvat –vastuualueen saavutettavuusyksikön tehtävien hoitamiseen liittyvä tietovaranto
  • Tehtäväkokonaisuuteen kuuluvat päätehtävät:
    • Saavutettavuusvalvonta
    • Saavutettavuuskantelut ja -selvityspyynnöt
  • Tietovarantoon liittyvät kyselyt ja yhteydenotot:
  • Rekisterit / järjestelmät
    • Aluehallintovirastojen asianhallintajärjestelmä USPA
    • Rekisteri asiakasyhteydenotoista
    • Otanta- ja valvontarekisteri Salvia 
  • Hakusanat
    • Nimi, Diaarinumero, Y-tunnus, Vireilletulopvm, Päätöspvm, Kunta
  • Aineiston saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
    • Ei saatavilla
  • Aluehallintovirastojen peruspalvelut, oikeusturva ja luvat -vastuualueiden sosiaalihuollon yksiköiden tehtävien hoitamiseen liittyvä tietovaranto
  • Tehtäväkokonaisuuteen kuuluvat päätehtävät:
    • Sosiaalihuollon luvat ja ilmoitukset
    • Sosiaalihuollon ohjaus ja valvonta
    • Sosiaalihuollon kantelut ja oikaisuvaatimukset
    • Sosiaali- ja terveydenhuollon rahoitus
    • Sosiaalihuollon varautuminen   
  • Tietovarantoon liittyvät kyselyt ja yhteydenotot:
  • Rekisterit / järjestelmät
    • Aluehallintovirastojen asianhallintajärjestelmä USPA
    • Sosiaali- ja terveydenhuollon valvontatilasto Tilda
    • Yksityisten palvelunantajien rekisteri Valveri (1.1.2024 alkaen Soteri)
  • Hakusanat
    • Nimi, Diaarinumero, Y-tunnus, Vireilletulopvm, Päätöspvm, Kunta
  • Aineiston saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
    • Ei saatavilla
  • Aluehallintovirastojen peruspalvelut, oikeusturva ja luvat -vastuualueiden terveydenhuollon yksiköiden tehtävien hoitamiseen liittyvä tietovaranto
  • Tehtäväkokonaisuuteen kuuluvat päätehtävät:
    • Terveydenhuollon luvat ja ilmoitukset
    • Terveydenhuollon ohjaus ja valvonta
    • Terveydenhuollon kantelut
    • Sosiaali- ja terveydenhuollon rahoitus
    • Terveydenhuollon varautuminen  
  • Tietovarantoon liittyvät kyselyt ja yhteydenotot:
  • Rekisterit / järjestelmät
    • Aluehallintovirastojen asianhallintajärjestelmä USPA
    • Sosiaali- ja terveydenhuollon valvontatilasto Tilda
    • Yksityisten palvelunantajien rekisteri Valveri (1.1.2024 alkaen Soteri)
    • Rekisteri lääkevarastosta
  • Hakusanat
    • Nimi, Diaarinumero, Y-tunnus, Vireilletulopvm., Päätöspvm., Kunta
  • Aineiston saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
    • Ei saatavilla
  • Aluehallintovirastojen peruspalvelut, oikeusturva ja luvat -vastuualueiden ympäristöterveydenhuollon yksiköiden tehtävien hoitamiseen liittyvä tietovaranto
  • Tehtäväkokonaisuuteen kuuluvat päätehtävät (terveydensuojelu ja tupakkalain valvonta, elintarvikevalvonta ja eläinlääkintähuolto):
    • Ympäristöterveydenhuollon luvat ja ilmoitukset
    • Ympäristöterveydenhuollon ohjaus ja valvonta
    • Ympäristöterveydenhuollon kantelut
    • Ympäristöterveydenhuollon varautuminen
  • Tietovarantoon liittyvät kyselyt ja yhteydenotot:
  • Keskeisimmät rekisterit / järjestelmät
    • Aluehallintovirastojen asianhallintajärjestelmä USPA
    • Hankeluparekisteri (koe-eläinasiat)
    • Palvelunhallintajärjestelmä Service Now
  • Hakusanat: USPA
    • Nimi, Diaarinumero, Y-tunnus, Vireilletulopvm, Päätöspvm, Kunta
  • Hakusanat: Ruokaviraston järjestelmät
    • Henkilön nimi, Yrityksen nimi, Diaarinumero, Tilatunnus, Pitopaikkatunnus, Asiakastunnus, Todistusnumero, Eläimen yksilötunnus, Lemmikkieläinpassin numero
  • Aineiston saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
    • Ei saatavilla
  • Lapin aluehallintovirastoon keskitetty valtakunnallinen poronhoitolain valvontaan liittyvä tietovaranto
  • Tehtäväkokonaisuuteen kuuluvat päätehtävät:
    • Poronhoidon ohjaus ja valvonta
    • Poronhoitoa koskevat kantelut
  • Tietovarantoon liittyvät kyselyt ja yhteydenotot:
  • Keskeisimmät rekisterit / järjestelmät
  • Hakusanat: USPA
    • Nimi, Diaarinumero, Y-tunnus, Vireilletulopvm., Päätöspvm., Kunta
  • Hakusanat: Paliskuntarekisteri
    • Paliskunnan nimi
  • Aineiston saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
    • Ei saatavilla