Vesi- ja ympäristölupien henkilörekisteri
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tietoja, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti yhdistää luonnolliseen henkilöön.
Kerromme tällä sivulla noudattamistamme ohjeista, tietojen käsittely- ja säilytystavoista sekä siitä, mitä asiaan liittyviä oikeuksia sinulla on. Nämä ohjeet eivät koskaan rajoita yleisen tietosuoja-asetuksen tai muun lainvoimaisen päätöksen sinulle antamia oikeuksia.
Henkilötietoja käsitellään ympäristö- ja vesitalouslupahakemusten sekä hallintopakko- ja korvaushakemusten käsittelemiseksi.
Päätökseen on sisällytettävä päätöksen saajan selvästi yksilöivät tiedot, sillä asiassa annettavalla päätöksellä asetetaan oikeuksia ja velvollisuuksia siinä yksilöidylle luonnolliselle henkilölle tai oikeushenkilölle.
Lupaviranomaisen on ennen asian ratkaisemista annettava hakemus erikseen tiedoksi niille, joiden oikeutta tai etua asia saattaa koskea (asianosainen), jotta heillä on tilaisuus tehdä muistutuksia lupa-asian johdosta. Myös annettava päätös annetaan erikseen tiedoksi asianosaisille. Tiedoksiantovelvoitteen täyttämiseksi viranomainen tarvitsee asianosaisten yhteystietoja.
Ympäristönsuojelulaki velvoittaa aluehallintovirastoja julkaisemaan verkkosivuillaan ympäristötiedon saatavuuden varmistamiseksi tiedot vireille tulleista ympäristölupa-asioista, tiedoksiannetuista ympäristölupa-asioista ja niiden kuulutusasiakirjoista sekä ympäristölupa-asioissa annetuista päätöksistä Tähän tarkoitukseen on Vesi- ja ympäristölupien tietopalvelu.
Tiedoksiannetussa ympäristölupa-asiassa hakijan toimittamat ja Vesi- ja ympäristölupien tietopalvelussa julkaistavat asiakirjat saattavat sisältää henkilötietoja, jolloin niistä muodostuu henkilörekisteri. Viranomaisen henkilörekisteristä voi antaa tiedot sähköisessä muodossa vain tietyillä perusteilla (julkisuuslaki (621/1999) 16 § 3 mom).Tietojen sähköinen luovuttaminen tästä henkilörekisteristä (asiakirjojen lataaminen) vaatii käyttötarkoituksen varmentamisen, joka toteutetaan tunnistautumisella ja käyttötarkoituksen ilmoittamisella. Menettelyllä varmistetaan järjestelmän käyttö vain siihen liittyvään tarkoitukseen, vähennetään henkilörekisterin väärinkäytöksen riskiä ja mahdollistetaan väärinkäytösten tutkiminen.
Henkilötietojesi käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklaan.
Henkilötietojen kerääminen perustuu lakiin aluehallintovirastoista, ympäristösuojelulakiin ja vesilakiin, hallintolakiin, lakiin viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja lakiin oikeudenkäynnistä hallintoasioissa.
Yrityksen puolesta asioijan tiedot:
- asioijan nimi,
- sähköpostiosoite,
- puhelinnumero,
- hakijayrityksen nimi,
- y-tunnus,
- yrityksen osoite- ja laskutustiedot
Yksityishenkilö hakijan tiedot:
- hakijan nimi,
- osoite- ja laskutustiedot,
- sähköpostiosoite,
- puhelinnumero,
- kiinteistön nimi,
- kiinteistötunnus
Yhteyshenkilön tiedot:
- yhteyshenkilön nimi,
- sähköpostiosoite,
- puhelinnumero
Asianosaisen tiedot:
- kiinteistön nimi,
- kiinteistötunnus,
- kiinteistön omistaja nimi,
- kiinteistön omistajan osoitetiedot
Tiedot henkilöstä, joka tunnistautuu Vesi- ja ympäristölupien tietopalveluun ja sen jälkeen lataa tunnistautumista vaativia asiakirjoja:
- Etunimi, sukunimi, syntymäaika, käyttötarkoitus
Henkilötiedot saadaan luvan hakijalta tai asiassa mielipiteensä esittäneeltä asianosaiselta itseltään.
Vesi- ja ympäristölupa-asioissa on laaja kannanotto-oikeus eli mielipiteitä asiasta voivat esittää myös muut kuin ne henkilöt, joiden oikeutta tai etua asia saattaa koskea. Asiassa mielipiteen esittävät tahot toimittavat viranomaiselle tarvittavat henkilötiedot mielipidettä esittäessään.
Vesi- ja ympäristölupien tietopalvelussa tiedoksiannetun asian tunnistautumista ja käyttötarkoitusta vaativaa asiakirjaa lataavan henkilön tarvittavat henkilötiedot saadaan tunnistamisen yhteydessä Väestötietojärjestelmästä ja henkilöltä itseltään käyttötarkoitusta valittaessa.
Hakemuksien julkiset tiedot julkaistaan Vesi- ja ympäristölupien tietopalvelussa, jossa hakemuksien tiedot ja asioiden tiedoksiantoja koskevat tiedot ovat nähtävillä, kunnes asioista annetut päätökset ovat lainvoimaisia. Julkiset päätöstiedot julkaistaan Vesi- ja ympäristölupien tietopalvelussa, jossa ne ovat pysyvästi nähtävillä.
Tunnistautumisen yhteydessä kerättäviä henkilötietoja ei luovuteta säännöllisesti millekään taholle. Tiedot kerätään automatisoidusti lokitiedostoon, joka säilytetään erillisessä tietovarastossa. Kyseiseen tietovarastoon on oikeudet vain Henkilötietojen käsittelijä -kohdassa mainittujen tahojen valtuuttamilla henkilöillä.
Tietojen luovuttamisessa noudatetaan julkisuuslain 16 §:n 3 momenttia.
Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Tiedot ovat pääsääntöisesti pysyvästi säilytettäviä. Tiedot, jotka kerätään Vesi- ja ympäristölupien tietopalvelussa tunnistautuneelta ja käyttötarkoituksen ilmoittaneelta henkilöltä, säilytetään viisi vuotta.
Manuaalinen aineisto säilytetään tiloissa, joihin on rajattu pääsy.
Sähköisesti käsiteltävä aineisto on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.
Henkilötietojesi käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Tämän ilmoituksen mukainen rekisterinpitäjä on:
- Etelä-Suomen aluehallintovirasto
Toimivalta-alue: Uudenmaan, Kanta-Hämeen, Päijät-Hämeen, Kymenlaakson ja Etelä-Karjalan maakunnat - Itä-Suomen aluehallintovirasto
Toimivalta-alue: Etelä-Savon, Pohjois-Savon ja Pohjois-Karjalan maakunnat - Lapin aluehallintovirasto
Toimivalta-alue: Lapin maakunta - Lounais-Suomen aluehallintovirasto
Toimivalta-alue: Varsinais-Suomen ja Satakunnan maakunnat - Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto
Toimivalta-alue: Pirkanmaan, Keski-Suomen, Etelä-Pohjanmaan, Pohjanmaan ja Keski-Pohjanmaan maakunnat - Pohjois-Suomen aluehallintovirasto
Toimivalta-alue: Pohjois-Pohjanmaan ja Kainuun maakunnat
ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus), joka toimii palveluntuottajana, sekä KEHA-keskuksen alihankkijana toimiva yritys Alfame.
Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä
Sinulla on oikeus saada tietoa muun muassa siitä, mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi ja millä tavalla sen teemme.
Tämän ilmoituksen tavoitteena on antaa sinulle kokonaiskuva tämän ilmoituksen kohteena olevasta henkilötietojen käsittelystä aluehallintovirastossa. Jos koet, että tämä ilmoitus ei anna sinulle tavoittelemaamme kokonaiskuvaa, olemme epäonnistuneet tavoitteessamme. Tässä tapauksessa ja aina silloin, kun sinulla on kysyttävää aluehallintovirastojen henkilötietojen käsittelystä, voit olla yhteydessä aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan (ks. yhteystiedot alla).
Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi
Voit pyytää ja saada jäljennöksen sinusta tallennetuista henkilötiedoista lähettämällä allekirjoitetun tietopyyntölomakkeen kirjeellä tai sähköpostitse aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot kohdassa 14). Toteutamme pyyntösi, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeutesi toteuttamisesta.
Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja toiminnassamme. Mikäli emme käsittele henkilötietojasi, on sinulla oikeus saada tieto myös tästä.
Lomake: Rekisteritietojen tarkastus- ja siirtopyyntö
Lähetä kirjallinen pyyntösi aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).
Tietojen oikaiseminen tai täydennys
Jos havaitset, että tietosi ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit pyytää niiden korjaamista. Tällaisessa tapauksessa pyydämme sinua ilmoittamaan, mikä tieto on virheellinen ja miten tietoja tulisi muuttaa, tai kertomaan, mikä tieto pitäisi täydentää ja miten.
Lomake: Henkilötietojen korjaamis- ja rajoitusvaatimus
Lähetä kirjallinen tietojen oikaisupyyntö aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).
Käsittelyn rajoittaminen
Jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.
Lomake: Henkilötietojen korjaamis- ja rajoitusvaatimus
Tällöin voimme käsitellä tietojasi vain
- sinun suostumuksellasi
- jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia
- yleisen edun vuoksi, tai
- jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi
Mikäli rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.
Lähetä kirjallinen tietojen rajoitusvaatimus aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa suorittamaamme henkilötietojen käsittelyä. Voit tehdä sen milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.
Tällöin emme enää saa käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Lähetä kirjallinen ja perusteltu vaatimuksesi aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).
Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu
Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto
Tarvittaessa voit valittaa tai tehdä kantelun tietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle. Suosittelemme kuitenkin olemaan ensin yhteydessä aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan (ks. yhteystiedot alla).
Yleistä lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.
Yhteystiedot
Tietosuojavastaava
p. 0295 018 015
tietosuoja(at)avi.fi
Aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan voit olla yhteydessä, jos tarvitset lisätietoja aluehallintovirastojen suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Henkilötietojesi käsittelyä koskevien oikeuksiesi käyttämiseen liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä aluehallintoviraston kirjaamoon, jonka yhteystiedot löydät alta. Mikäli asiasi koskee jonkin muun organisaation kuin aluehallintoviraston suorittamaa henkilötietojesi käsittelyä, tulee Sinun olla yhteydessä ensisijaisesti asianomaiseen organisaatioon tai sen tietosuojavastaavaan.
Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelyä koskevista oikeuksistasi, ota yhteyttä Etelä-Suomen aluehallintoviraston kirjaamoon: