Jälleen on se aika vuodesta, kun useiden kirjastolaisten kainalot hikoavat, niska jumittuu ja numerot vilistävät silmissä. Edellisvuoden tilastot pitäisi saada syötettyä yleisten kirjastojen tilastotietokantaan. Työmäärä on iso, ja ohjeita kertaillessa saattaa usko olla koetuksella. Miksi sitten keräämme tilastoja? Eikö siinä olisi yksi työ, jonka voisi trendikkäästi liinata pois?
Puhumme julkishallinnossa paljon tiedolla johtamisesta. Sillä tarkoitetaan sitä, että päätökset perustuvat mutun sijasta tietoon – esimerkiksi tilastoihin. Kirjastotilastot kertovat meille, mitä kirjastoille kuuluu: käydäänkö meillä, lainataanko meiltä ja jos lainataan niin mitä.
Tilastoja voi tutkia myös menneen ja tulevan välisenä karttana. Ne kertovat, mistä olemme tulossa ja antavat osviittaa suunnasta, mihin olemme menossa. Yleisten kirjastojen tilastotiedot yltävät yli 20 vuoden päähän, ja ne antavat eväitä pohtia menneen valossa muutoksia, joita kirjastojen toiminnassa on tapahtunut. Samalla voimme ennakoida niiden avulla tulevia trendejä. Tilastot auttavat meitä ymmärtämään sitä, miten yhteiskunnan muuttuminen näkyy kirjastoissa. Omatoimiaukiolo on tästä hyvä esimerkki. Paine palvelujen saatavuuteen on lisännyt verkkovälitteisiä palveluita sekä fyysisten palvelujen – esimerkiksi kauppojen – aukioloaikoja. Kirjastot eivät ole jääneet tämän muutoksen ulkopuolelle, vaan vastauksena vaatimukseen 24/7-palvelusta on kehitetty niin e-palveluita kuin omatoimiaukioloa.
Yksi tilastojen keskeinen merkitys kirjaston johtamisesta ja kehittämisestä vastaavalle henkilölle on oman ymmärryksen lisääminen. Tilastovertailujen avulla saa kuvan siitä, miten oma kirjasto asemoituu kirjastokentälle. Lisäksi se tarjoaa avaimia kirjastotyön kehittämiseen: onko kokoelma tasapainossa suhteessa lainaukseen? Onko henkilökunnan työ kohdentunut oikein eli ovatko aukioloajat tasapainoisessa suhteessa käytettävissä olevaan työpanokseen ja tarjottaviin asiantuntijapalveluihin? Tässä mielessä tilastotietokanta on oivallinen apulainen myös päätösten valmisteluun ja perusteluun.
Tilastoja voi ja kannattaa hyödyntää myös päättäjäviestintään. Ulkopuoliset konsultit tuppaavat käyttämään vertailuissaan vain euroja, mutta kirjastotilastot tarjoavat oivallisen työkalun myös työn ja palvelujen avaamiseen. Tilastojen avulla voimme viestiä päättäjille, missä olemme hyviä ja mikä kaipaa kehittämistä. Sieltä löytyy monesti myös syitä siihen, miksi kustannukset vaihtelevat kirjastojen välillä. Yhteinen tilastotietokanta on kultakaivos juuri vertailtavuuden näkökulmasta. Päättäjäviestinnästä on vain askel eteenpäin dialogiin kirjastopalvelujen tietopohjaisesta kehittämisestä.
Mutta mikään ei ole täydellistä – ei edes tilastotietokanta. Kirjastoissa saattaa olla tarpeita myös sellaisten asioiden tilastoinnille, joita valtakunnallisessa tilastoinnissa ei huomioida. Omassa tilastoinnissa ei ole tarpeen pidättäytyä valtakunnallisten tietojen keräämisessä. Niitä kannattaa ajatella enemminkin minimitasona. Jos kirjastossa on tarve laajemmalle tilastoinnille, sen voi ja se kannattaa toteuttaa. Tästä esimerkkinä voisi nostaa lähi- ja verkkotapahtumien erittelyn. Valtakunnallisesti joudumme tasapainottelemaan tarpeiden ja syntyvän tietomassan välillä.
Monesti tilastotietokanta yksin ei riitä kuvaamaan ilmiötä tai tuomaan kaikkia sen puolia esille. Siksi on tärkeää hakea tietoa eri lähteistä ja yhdistää tilastotietoja. Esimerkiksi osallisuuden kuvaamiseen voidaan tuoda lihaa luiden ympärille kävijätietojen ja tapahtumien osallistujamäärien lisäksi kouluterveyskyselyn ja väestökyselyn tiedoilla. Tai jo esillä ollutta omatoimiaukioloa voi tarkastella myös kuntatalouden näkökulmasta, sillä sen lisäksi, että se on laajentanut kirjastojen aukioloaikoja, on se samalla supistanut palveluaikaa, jolloin henkilökunta on paikalla. Tämä saattaa viitata siihen, että omatoimipalvelulla on tiukassa taloustilanteessa haettu säästöjä henkilöstökuluihin. Kannattaakin muistaa, että ilmiöt eivät useinkaan ole riippuvaisia vain yhdestä yhteiskunnallisesta kehityskulusta.
Tilastotietojen käyttäminen vaatii aina tulkintaa. Vuosi 2020 on oppikirjaesimerkki tästä. Ilman yhteiskunnallisen kontekstin ymmärtämistä näyttää, että kirjastojen merkitys romahti vuodessa. Tilastoja pitää pyrkiä ymmärtämään ja selittämään. Silloin ne voivat kertoa meille paljon siitä, missä olemme nyt ja mihin olemme menossa ja mikä tärkeintä: mitä meidän voisimme tehdä, että saavutamme päämäärämme.
Jos kirjastotilastot ovat sinulle vieraita, pääset tutustumaan niihin täältä: www.tilastot.kirjastot.fi.
Virpi Launonen
Kirjastotoimen ylitarkastaja, Itä-Suomen AVI
