Kirjastotoimi

Kirjastoilla on tyypillisesti tarve osoittaa palvelujensa hyöty ja vaikuttavuus palvelusuunnitelmassa tai talousarviossa. Tähän tarkoitukseen valjastetaan usein tilastollisia tietoja, jotka kuvaavat käyttöä, palvelutarjontaa tai käytettävissä olevia resursseja. Ne siis kuvaavat panoksia ja tuotoksia, eivätkä vaikutuksia ja vaikuttavuutta, kuten olisi tarkoitus. On siis tärkeää huomata, että tilastot ja tunnusluvut eivät ole välttämättä suorituskykymittareita (key performance indicators), vaikka niitä usein sellaisina tarjotaankin.

Tarjonta ja kysyntä, eli kokoelmat ja niiden käyttö olivat käypiä mittareita menneinä vuosikymmeninä. Sittemmin on kokoelmakeskeisyydestä siirrytty korostamaan kirjaston käyttäjille ja yhteiskunnalle laajemminkin koituvia hyötyjä, tuotettua arvoa ja vastinetta verorahoille – palvelun koettua arvoa ei voi todistaa pelkillä käyttöluvuilla. Katse on voimakkaasti kääntynyt kirjaston hyvinvointivaikutuksiin ja yhdenvertaisuuden teemoihin.

Tilastot, joita tarjotaan suorituskykymittareina, täytyisi aina asettaa oikeaan kontekstiinsa eikä raportoida irrallisina lukuina. Tilastoilla täytyisi nimenomaisesti vastata kysymykseen, kuinka hyvin kirjasto on saavuttanut sille asetetut strategiset tavoitteet. Lisäksi niiden tulisi kuvata, miten kaikkein kriittisimpiin tavoitteisiin päästään. Ne tulee määritellä strategiasta johdettuina etukäteen eikä sen mukaan, mikä antaa toiminnasta suotuisan kuvan. 

Suorituskykymittarit voidaan jakaa karkeasti neljään kategoriaan: 

• käyttäjätyytyväisyyden mittarit 
• taloudellisuuden ja tuottavuuden mittarit 
• sisäisten prosessien mittarit 
• henkilökunnan osaamisen kehittymisen ja työtyytyväisyyden mittarit. 

Tätä jaottelua seuraten kirjaston kriittiset menestystekijät voisivat olla vaikkapa pitkälle viety asiakaslähtöisyys ja palvelujen erinomainen saavutettavuus, kustannustehokas aineistohankinta ja kilpailutus, monilukutaidon opetussisältöjä kehittävä kouluyhteistyö tai digiopastamiseen erikoistunut henkilöstö.

Itse mittareita tärkeämpää on ymmärtää, mitä asioita johdetaan ja mihin milläkin on vaikutusta. Joka tapauksessa erilaisia mittareitakin tarvitaan, sillä niiden avulla voidaan ennustaa tulevaa ja analysoida mennyttä.

Data, informaatio ja tietämys (knowledge) ovat käsitteitä, joilla kuvataan tiedon jalostumista ihmisen toiminnassa. Puhdas data on periaatteessa merkityksetöntä. Vasta kun se tulkitaan, alkaa syntyä informaatiota. Oppimisen kautta muodostuu yksilön ja yhteisön tieto ja tietämys.

Implisiittinen tieto tarkoittaa ihmisten hiljaista, yksilöllistä tietoa ja osaamista. Implisiittinen tieto on ääneen lausumatonta. Tällaista on esimerkiksi kirjaston työntekijän tieto siitä, miten kirjastoaineisto muovitetaan.

Eksplisiittinen tieto puolestaan on tarkkaan määritettyä, systemaattista ja muodollista. Se on helposti jaettavaa ja yhdisteltävää tietoa. Esimerkkinä tästä ovat mm. muistiot, suunnitelmat ja ohjeet.

Kulttuurinen tieto syntyy yksilöiden vuorovaikutuksessa ja on yhteisesti jaettua tietoa. Kulttuurista tietoa on esimerkiksi yhteiset toimintaa ohjaavat oletukset, arvot ja uskomukset.
Tietojohtamisen näkökulmasta tieto voidaan ymmärtää joko muuttumattomaksi dataksi tai alati muuttuvaksi ja kehittyväksi ymmärtämisen prosessiksi. Ymmärryksestä syntynyttä osaamista voidaan siirtää eteenpäin sosiaalisesti esimerkiksi mentoroimalla ja vertaisoppimalla.

Tietojohtamisen yksi tavoite on luoda prosessi, jolla yksilöiden hiljainen tieto voidaan ottaa koko organisaation käyttöön. Hiljainen ja eksplisiittinen tieto toimivat yhdessä syklisesti: yhden ihmisen hiljainen tieto voidaan muuntaa eksplisiittiseksi vuorovaikutuksen ja viestinnän keinoin, jolloin se voi muodostua jälleen vastaanottajien hiljaiseksi tiedoksi. Mentorointia onkin käytetty hyödyksi esimerkiksi johtamisosaamisen vahvistamiseksi kirjastokentällä.

Tietoa hyödyntämällä voidaan tuottaa arvoa asiakkaille. Asiakas saa arvoa laadukkaista ja merkityksellisistä palveluista. Tällaisia ovat esimerkiksi mahdollisuus teoksen kaukolainaan tai hakeutuvat palvelut, jotka tarjoavat kirjastopalveluita liikkumisesteisille. Kirjasto voi tarjota myös asiakkaalle mahdollisuuden olla arvontuottaja: asiakas voi esimerkiksi osallistua palvelujen kehittämiseen asiakasraadissa, vaikuttaa aineistonvalintaan osallistavassa hankinnassa tai tarjota tiloja esiintymiselle tai kokoontumisille.

Tietojohtamisen näkökulmasta organisaation tärkein omaisuus on sillä oleva tieto. Tieto ei kulu käyttämällä, vaan sen määrä kasvaa käytettäessä. Organisaatio on sitä älykkäämpi, mitä laajemmin tietoa on kerätty sen eri osa-alueilta ja työntekijöiltä. Yksilöt toimivat tietojohtamisen periaatteiden mukaisesti. Ihmiset keräävät, jakavat ja arvioivat tietoa sekä tekevät päätöksiä sen pohjalta. Tällaista tietojohtamista tapahtuu niin yksilön henkilökohtaisessa elämässä kuin työssä.

Tiedon jakaminen on välttämätön edellytys organisaation menestymiselle ja toimintakyvylle. Työhön liittyvän tiedon ja taitojen jakaminen auttaa muita työntekijöitä työssään ja organisaatiota menestymään. Jaettu tieto yhdistää tietoa omaavat sekä tietoa hyödyntävät tahot. Tiedon jakaminen muille on arvokasta, sillä yksilöiden tietämys laajenee. Lisäksi syntyy uutta tietoa, kun jaettu tieto yhdistyy yksilön aiempaan tietoon.

Jotta tietoa voidaan jakaa, tulee organisaatiolla olla välineet tiedon varastointiin. Esimiehillä ja johdolla on keskeinen rooli luoda olosuhteet ja määritellä välineet, jotka mahdollistavat tiedon keräämisen, vaihtamisen ja hyödyntämisen. Valittu johtamismalli antaa raamit, millä syklillä ja tasolla tietoa tarvitaan. Tiedon on oltava saatavilla silloin, kun sitä tarvitaan. Tiedon tuotannon sykli ja päätöksenteon sykli pitäisi saada kohtaamaan. Tietojohtaminen ei ole vain tekniikoiden ja tekniikan osaamista, vaan se vaatii ymmärrystä prosessista, jossa tiedosta tuotetaan arvoa. Tietojohtaminen ei ole johdon tai esimiesten yksinoikeus. Tietojohtamista toteutetaan usein tietämättä, että toiminta on sitä.

Tiedon keruuseen käytetään valtavasti resursseja. On tarpeellista ymmärtää, mitä ja millaista tietoa on tuotettava: tietoa ei kannata tuottaa ”varmuuden varalle”. Usein tiedon käyttö on kuitenkin vähäistä. Tiedon kokoaminen ilman sen analysointia ja jatkokäyttöä on turhaa työtä. On oltava yhteinen kieli ja ymmärrys siitä, mistä puhutaan.

Onko näkökulmana tietojohtamiseen tiedon kokoaminen, analysointi vai arvon tuottaminen? Kun tietojohtamista otetaan käyttöön laajemmin, on otettava selvää organisaation kulttuurista ja aiemmista toimintatavoista. Tietojohtamista on voitu tehdä jo ennen termin varsinaista käyttöönottoa, ja aiemmat toimintatavat, tiedon keräämisen menetelmät ja käyttötavat on otettava huomioon.  Organisaation jäseniä on kuunneltava herkällä korvalla ja pyrittävä auttamaan uuteen toimintatapaan sitoutumisessa ja tietojohtamisen hyötyjen tunnistamisessa.

Strategian tavoitteet määrittelevät, millaista tietoa tarvitaan. Jos kirjaston strateginen tavoite on lukemisen edistäminen, tarvitaan tietoa mistä eri osista tämä tavoite koostuu, ja millaista tietoa on saatavana tähän liittyen.

Tietojohtamisen viitekehystä tai mallia ei voi vain tuoda organisaatioon, vaan tietojohtamisen menetelmiä ja ideoita kiinnitetään olemassa olevaan toimintamalliin.

Vuonna 2016 uutisoitiin Maarika Mauryn tutkimuksesta, jossa kävi ilmi, että kuntien ja kaupunkien työntekijöistä 98 prosentilla ei ole aavistustakaan organisaatioidensa strategioista. Näin ei tarvitsisi olla, vaan kunnan strategia voi parhaimmillaan ohjata kirjastotoimeakin palvelujen kehittämisessä. Esimerkiksi Espoon kaupungilla on yksi yleinen yhteinen strategia helposti omaksuttavassa muodossa: Espoo-tarina. Tätä täydentävät erilaiset poikkihallinnolliset hankkeet ja ohjelmat. Tarina on selkeä ja sen kautta on helppo ymmärtää, miten strategiset tavoitteet toteutuvat ja näkyvät omassa työyhteisössä esimerkiksi sivistystyön ja kirjaston yhteistyössä.

Entä sitten kirjastojen omat strategiat? Kirjastolaki määrittelee yleisen kirjaston tehtävät, mutta ne ovat liian väljiä strategisiksi tavoitteiksi, joiden pitäisi olla konkreettisia ja mitattavia. Yleisten kirjastojen strategiatyötä ei ole Suomessa kartoitettu laajemmin, joten ei tiedetä, kuinka moni kirjasto ylipäätään on laatinut sellaisen. Aiheesta tehdyssä opinnäytetyössä (Mäyrä 2019) kävi ilmi, ettei strategioita ole kovinkaan monia ainakaan julkisesti saatavilla. Oman strategian puutteessa voi olla hyvä tukeutua Yleisten kirjastojen neuvoston strategiaan: vertailtujen kirjastostrategioiden sisällöt olivat nimittäin paljolti samankaltaisia sekä keskenään että YKN:n strategian kanssa. 

Strategisista painopistealueista johdetut muutokset kokoelmatyössä, asiakaspalvelussa, henkilöstön osaamisen kehittämisessä ja muissa kirjaston kannalta kriittisissä toiminnoissa voivat saada aikaan konkreettisia vaikutuksia. Esimerkiksi Tampereen kaupunginkirjastossa lasten ja nuorten lukemisen edistäminen on ollut jo vuosia strateginen painopistealue. Tämä näkyy myös lainaustilastoissa, tarjonta luo kysyntää. Vastaavasti panostus jatkuvaan henkilöstökoulutukseen on nostanut täydennyskoulutuksiin osallistumista selvästi ja luonut valtakunnallisesti merkittäviä koulutussisältöjä.

Julkisten palvelujen tuottavuuteen on alettu kiinnittää entistä enemmän huomiota säästö- ja tehostamispaineiden keskellä. On tärkeää käydä dialogia vaikuttavuudesta ja tuloksellisuudesta paitsi taustaorganisaation kanssa, myös oman kirjaston sisällä mahdollisimman laajasti. Vaikuttavuus ja strategiset tavoitteet voisivat parhaimmillaan olla arkisia aiheita, jota käsitellään kirjaston osastopalavereissa ja henkilöstöinfoissa.

Aistrich, M. (2014). Kannattaako vaikuttavuutta yrittää mitata? Sitra. Saatavilla https://www.sitra.fi/artikkelit/kannattaako-vaikuttavuutta-yrittaa-mitata/

Choo, C. W. (1996). The knowing organization: How organizations use information to construct meaning, create knowledge and make decisions. International Journal of Information Management, 16(5).

Hansen, M. T. & Nohria, N. & Tierney, T. (1999). What’s Your Strategy For Managing Knowledge? Harvard Business Review, March-April 1999. Saatavilla https://zonecours2.hec.ca/sdata/c/attachment/6-415-95.H2017/OpenSyllabus/Hansen,%20Morten%20T,%20Nitin%20Nohria,%20and%20Thomas%20Tierney-What_s%20Your%20Strategy%20for%20Managing%20Knowledge-p%201-11.pdf

Huotari, M-L. & Hurme, P. & Valkonen, T. (2005). Viestinnästä tietoon. Helsinki: WSOY.
IFLA Strategy 2019-2024. Saatavilla https://www.ifla.org/strategy.

IFLA (1994). Yleisten kirjastojen julistus. Saatavilla https://www.ifla.org/files/assets/public-libraries/publications/PL-manifesto/pl-manifesto-fi.pdf

Laihonen, H. & Hannula, M. & Helander, N. & Ilvonen, I. & Jussila, J. & Kukko, M. & Kärkkäinen, H. & Lönnqvist, A. & Myllärniemi, J. & Pekkola, S. & Virtanen, P. & Vuori, V. & Yliniemi, T. (2013). Tietojohtaminen. Tampere: Tampereen teknillinen yliopisto. Saatavilla https://trepo.tuni.fi/handle/10024/116695.

Laihonen, H. & Rajala, T. & Haapala, P. & Vakkuri, J. (2017). Dialogia tuloksista. Kohti tuloksekasta julkisjohtamista. Tampereen yliopisto. Johtamiskorkeakoulu. Saatavilla https://trepo.tuni.fi/handle/10024/102451.

Laitinen, M. & Saarti, J. (2012). A model for a library-management toolbox: data warehousing as a tool for filtering statistical information from multiple sources. Library Management, 33(4/5).

Laki yleisistä kirjastoista 1492/2016. Saatavilla https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2016/20161492.

Mäyrä, E. (2019). Yleisten kirjastojen strategiat – vertaileva tutkimus. Pro gradu. Tampere: Tampereen yliopisto. Saatavilla https://trepo.tuni.fi/handle/10024/116994.

Opetus- ja kulttuuriministeriön asetus yleisistä kirjastoista 660/2017. Saatavilla https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2017/20170660.

Opetus- ja kulttuuriministeriö (2017). Kulttuuripolitiikan strategia 2025. Opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisuja 2017:20. Saatavilla https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/79811.

Opetus- ja kulttuuriministeriö (2019). Opetus- ja kulttuuriministeriön strategia 2030. Opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisuja 2019:12. Saatavilla https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/161521

Pohjalainen, M. (2012). Hiljaisen tiedon käsite ja hiljaisen tiedon tutkimus: katsaus viimeaikaiseen kehitykseen. Informaatiotutkimus, 31(3). Saatavilla https://journal.fi/inf/article/view/7079.

Poll, R. & te Boekhorst, P. (2007). Measuring Quality: Performance Measurement in Libraries 2nd revised edition. IFLA Publications Series 127. Saatavilla https://www.ifla.org/publications/ifla-publications-series-127.

Saarti, J. & Laitinen, M. (2010). Toimintatilastojen kehittäminen johtamisen työkaluiksi: katsaus vaikuttavuuden arviointiryhmän työhön 2005 – 2009 ja sen jatkoon. Signum 43(2). Saatavilla https://journal.fi/signum/article/view/3546. 

Sharma, D. M. (2016). Using GIS to Assess Public Libraries. Public Libraries Online January 7th, 2016. http://publiclibrariesonline.org/2016/01/using-gis-to-assess-public-libraries/.

Stephenson, D. (2018). Big Data Demystified: How to Use Big Data, Data Science and AI to Make Better Business Decisions and Gain Competitive Advantage. Harlow: Pearson Education Limited.

Suomen UNESCO-toimikunta (2001). UNESCO:n yleisten kirjastojen julistus ja koulukirjastojulistus. Yhdistyneiden kansakuntien kasvatus-, tiede- ja kulttuurijärjestö UNESCO:n sopimuksia ja suosituksia n:o 21. Saatavilla https://minedu.fi/documents/1410845/3898342/Unescon+Yleisten+kirjastojen+julistus+ja+Koulukirjastojulistus.+Helsinki+2001.pdf

Valtiovarainministeriö (2005). Tulosohjauksen käsikirja. Valtiovarainministeriön julkaisuja 2/2005. Saatavilla https://vm.fi/documents/10623/307545/Tulosohjauksen+k%C3%A4sikirja.pdf/b7f9a7f9-2b46-4dbb-bb66-85bf1074b88a

Virtanen, P. & Stenvall, J. & Rannisto, P-H. (2015). Tiedolla johtaminen hallinnossa: teoriaa ja käytäntöjä. Tampere: Tampere University Press.

Xia, J. (2004). Library space management: a GIS proposal. Library Hi Tech 22(4). Saatavilla http://www.geog.ucsb.edu/~kclarke/Geog176C/176CContent/Papers/Xia2004_LibrarySpace.pdf

Tänä kevään olemme AVIeissa ja kirjastojen kanssa keskustelleet
paljon tiedollajohtamisesta ja ilmiölähtöisyydestä. Periaatteessa ne ovat kaksi eri asiaa. Tiedollajohtamisella tai tietojohtamisella tarkoitetaan organisaation johtamista, kehittämistä ja tavoitteiden saavuttamisen seuraamista tiedon avulla. Toisaalta on kyse sen hahmottamisesta, mitä tietoa keräämme ja käytämme ja toisaalta sen pohdintaa, mitä tarvitsemme. Lisäksi ehkä tärkeimpänä sen pohdintaa, miten tietoa käytämme? Miten sen äärellä keskustelemme?

Ilmiölähtöisyydellä taas tarkoitetaan sitä, että toiminnan kehittämisessä ja tavoitteiden asettamisessa ei tyydytä toimialalähtöiseen ongelman asettamiseen. Ilmiölähtöinen tapa tarkastella asioita lähtee siitä, että ratkaisuun tarvitaan yhteistyötä ja verkostomaista lähestymistapaa. Usein valittavat ilmiöt ovat sangen vaikeasti ratkaistavia, varsinkin jos niitä tarkastellaan vain yhden toimialan näkökulmasta. Tämmöisiä visaisia ilmiöitä ovat esimerkiksi nuorten syrjäytyminen, lasten lukemisharrastus tai informaatiolukutaidon kehittäminen.

Kun nämä kaksi käsitettä yhdistetään saadaan ilmiölähtöinen tiedollajohtaminen. Se on herättänyt paljon kiinnostusta ja mielenkiintoisia keskusteluja. Olemme oivaltaneet, että ilmiölähtöinen kehittäminen ei ole järkevää, ellei taustalla ole kerätty mahdollisimman hyvin tietoa puheena olevasta ilmiöstä. Toisaalta myös oikeat ihmiset on saatava verkostoon mukaan keskustelemaan olemassa olevasta tiedosta ja tuomaan omat tietolähteensä mukaan kehittämiseen.

Kyse on siis siitä, että oikeat ihmiset keskustelevat oikeaan aikaan oikeasta asiasta ymmärtäen toisiaan ja käyttäen hyväkseen oikeita tietolähteitä. Lopputuloksena on viisaita päätöksiä joihin on mahdollista sitoutua, ja joita on mahdollista perustella tietoon perustuen.

Näin siis ideaalitilanteessa tapahtuisi. Todellisuus ei aina ihan mene näin hienosti. Tietolähteet eivät ole käyttökelpoisessa muodossa. Tieto ei kohtaa toista. Ihmiset pysyvät poteroissaan eikä dialogia synny. Tulevassa verkostossa tavoitteemme on hakea yhdessä keinoja ilmiölähtöisen tietojohtamisen aikaan saamiseksi erilaisissa organisaatioissa. Miten tietoa kannattaa visualisoida? Miten yhteistyötä tutkijoiden kanssa voisi lisätä? Miten tiedon keruuta ja saatavuutta voisi edistää? Miten eri organisaatioissa on organisoitu tiedosta keskustelu?

Tule mukaan keskustelemaan!

Antti Seppänen

Oman lähiympäristönsä seuraamisen lisäksi on vähintään yhtä tärkeää seurata kansallista ja kansainvälistä toimialan kehittymistä ja siihen liittyvää strategista keskustelua. Suomessa yleisillä kirjastoilla ja kunnilla on vahva säädöspohja ja niiden toiminta määrittyy siten paljolti lakien ja asetusten määrääminä. Yleisten kirjastojen tilastopalvelusta voi seurata alan kansallista kehitystä.

Tieteelliset ja erikoiskirjastot eroavat yleisistä kirjastoista siinä, etteivät ne ole itsenäisiä toimijoita vaan niiden toiminta on yleensä erottamaton osa kunkin korkeakoulun tai muun kehysorganisaation perustehtävää, tutkimusta ja oppimista. Näihin liittyen on olemassa jo runsaasti kansallisia palveluita tietojohtamisen tueksi. Korkeakouluista kerättävän datan keskeisiä palveluita ovat esimerkiksi opetushallinnon tietopalvelu Vipunen, julkaisutietoportaali Juuli sekä tutkimuksen ja tieteen yhteisportaali. VIRTA-opintotietopalvelu kokoaa yhteen eri korkeakoulujen toimittaman datan ja välittää sitä luotettavasti, tehokkaasti ja yhteismitallisesti eri toimijoiden ja palvelujen käytettäväksi.

Kansallisesti merkittävin strateginen toimija on opetus- ja kulttuuriministeriö, joka on mukana lainsäädäntötyössä ja alan kansallisessa strategia- ja selvitystyössä. Euroopan Unionista on tullut merkittävä toimija myös suomalaisen kirjastoalan säädöstyössä. Euroopan Unioni on tehnyt säädöstyötä esimerkiksi immateriaalioikeuksiin sekä verkkopalveluiden käyttäjien ja tiedon tuottajien oikeuksiin ja velvollisuuksiin liittyen.

Kansainvälisesti keskeisiä toimijoita, joita kannattaa seurata, ovat alan seurat ja niiden tekemä strategiatyö, esimerkkinä IFLA ja LIBER. Kansainvälisesti ehkä merkittävin toimija on YK ja siellä erityisesti UNESCO.

Hyvänä esimerkkinä massadatan hyödyntämisestä kirjastoissa on paikkatiedon ja paikannusdatan testaus palveluiden kehittämisessä. Paikkatietoa voidaan hyödyntää esimerkiksi kirjastojen saavutettavuuden suunnittelussa ja kirjaston käytön ja käyttäjien analysoinnissa. Sen avulla voidaan esimerkiksi selvittää, millainen väestöpohja alueella on ja miten alueella liikutaan. Kirjasto voi pyrkiä tuomaan kiinteitä tai liikkuvia ja jalkautuvia kirjastopalveluja sinne, missä niille on eniten tarvetta. Kirjaston palveluverkkoa voidaan myös analysoida väestödatan ja erilaisten demografisten tietojen pohjalta. Tällaisia ovat muun muassa hyvinvointieroihin liittyvät indikaattorit.  

Kirjaston tilojen sisältä voidaan saada paikannusdataa tilaa havainnoivilla sensoreilla. Niiden avulla voidaan seurata jatkuvalla otannalla, kuinka paljon tiloissa liikkuu ihmisiä ja missä tilojen osissa he vierailevat. Kirjaston asiakasta voidaan myös opastaa oikeaan paikkaan sisätilapaikannuksella ja sisätilakarttasovelluksella.

Turun kaupunginkirjasto muodosti paikannus- ja suosittelupalveluhankkeessaan lainadatasta anonyymejä aineistopinoja, joiden välille tietokoneohjelma etsi verkostomaisia yhteyksiä. Esimerkiksi Aku Ankan, Kepler62:n ja Minecraft-oppaan välille muodostuu yhteys, vaikka niiden kuvailu- ja sijaintitiedoissa ei ole juuri mitään yhteistä. Palvelun avulla asiakas löytää ihannetapauksessa paitsi etsimänsä myös sen, mitä ei tiennyt etsivänsä. Suosittelualgoritmien taustalla on tieto lainassa olevasta aineistosta, niteiden sijaintitiedot ja kuvailutiedot – mutta mikä erittäin tärkeää, ei käyttäjän tunnistamista.

Gisposition kehittämä Palveluympäristön raportointipalvelu käyttää taustanaan Turun hankkeen kanssa samaa automatisoitua prosessia, jolla tarvittava laina- ja metadata poimitaan kirjastojärjestelmästä. Kirjastodataa rikastetaan väestödatalla ja tulokset visualisoidaan karttapohjalle ja tilastokaavioiksi verkkopalveluun. Raportointipalvelusta selviää kunkin kirjaston paikallisen vaikutusalueen väestö- ja asiakasrakenne, asiointitottumukset ja valikoiman soveltuvuus paikallisen väestön kiinnostuksenkohteisiin. Lisäksi siitä selviää, kuinka hyvin kirjaston palveluverkko on onnistunut tavoittamaan paikallisen väestön. Tietoja voidaan käyttää hyödyksi muun muassa palveluverkon ja palvelun saatavuuden suunnitteluun, palvelujen markkinointiin ja kohdentamiseen eri ryhmille sekä kirjastojen profilointiin.

Kirjaston laina-, varaus-, kokoelma- ja kävijädatasta voi saada irti monella tapaa palvelujen kehittämistä tukevaa tietoa. Asiakaspalvelun resursointi, työvuorosuunnittelu ja aukioloaikojen optimointi voi perustua käyttö- ja kävijätietoon, jossa on aikaleimat. Tilauudistuksessa tai uudiskohteessa voidaan ennakoida tarvittavien lainaus- ja palautusautomaattien ja asiakaspäätteiden määrää vastaavien tai aiempien kohteiden perusteella.

Varaus- ja lainadatan perusteella voidaan kehittää kokoelmapolitiikkaa kustannustehokkaammaksi ja asiakaslähtöisemmäksi. Voidaan vertailla eri toimipisteitä keskenään ja todeta missä on eniten kasvua ja tehdä johtopäätöksiä siitä, mikä palvelumalli vetää parhaiten paikallisesti. Jo nyt tutkitaan rutiininomaisesti nidetiedoista, milloin se on elinkaarensa päässä ja valmis poistettavaksi. Samoin tiedetään, mihin nimekkeisiin on niin paljon varauksia, että lisähankinta on paikallaan. Muustakin data-analyysistä täytyisi tehdä samalla tavalla kätevää ja arkista helppokäyttöisillä työkaluilla.

Hankaluutena big datan hyödyntämisessä on datan käsittelyyn tarvittavien uusien työvälineiden opettelu. Suurissa kaupungeissa voi olla kirjastojenkin käytössä kaupungin tietojohtamispalvelu analyytikoineen, mutta muualla saatetaan olla ostopalvelujen tai oman osaamisen kehittämisen varassa. Suurehkoja datamassoja pystyy tiettyyn pisteeseen asti käsittelemään Excelilläkin, mutta jo yhden vuoden lainatapahtumat ylittävät tavallisen taulukkolaskentaohjelman suorituskyvyn, jolloin data pitää jakaa osasiin. Ohjelmoimalla, Power Queryä käyttämällä ja luovasti soveltamalla Excelinkin kanssa pääsee pitkälle tietojen etsimisessä, yhdistämisessä ja jalostamisessa eri lähteistä, kuten tiedostoista, verkkosivuilta, tietokannoista tai hajautetuista big data -tietojärjestelmistä. Excelin jälkeen yleisimmistä työvälineistä Power BI on tällä hetkellä seuraava looginen askel suurempien datamäärien käsittelyyn, analyysiin ja visualisointiin. Osaamisen kehittämiseen kannattaa todella satsata: kirjaston data-analyysin saa hyvin kustannustehokkaasti vietyä aivan uudelle tasolle.

Yhtenä esteenä tekoälyjärjestelmien kehittämiselle tai hankkimiselle on pidetty myös niiden kalleutta. Valmiit tuotteet ja ohjelmointiyrityksiltä tilattavat mukautetut ratkaisut voivat ylittää kirjaston budjetin ja kehittämisavustukset, mutta vaihtoehtojakin on. Vaikkapa oppilaitosyhteistyöllä voi saada molempia osapuolia hyödyttäviä käytännön sovellutuksia analyysi- ja tekoälyteknologioista.

Kirjaston suorituskyvyn mittaamiselle on yleensä esitetty kaksi syytä: Ensinnäkin mittaaminen vakuuttaa määrärahoista päättävät tahot ja veronmaksajat siitä, että kirjasto todella tuottaa niitä hyötyjä, joita siltä odotetaan. Toiseksi mittaaminen on sisäinen kontrollimekanismi, jolla kirjaston johto voi varmistua siitä, että resursseja käytetään tehokkaasti ja tuottavasti. Mittareiden määrittelyynkin vaikuttaa näin ollen ratkaisevasti se, arvioidaanko kirjaston vaikuttavuutta osana laajempaa kehysorganisaation arviointia vaikkapa tuottavuuden kehittämishankkeessa, vai kirjaston omaa sisäistä kehittämistä varten. Syvälle kirjaston substanssiin menevät mittarit ovat helposti alan ulkopuoliselle vaikeita tulkita.

Mittarit tulisi valita oman kirjaston valittujen strategisten tavoitteiden mukaan – kahden eri kirjaston mittarit voivat siten olla keskenään täysin erilaiset! Jos vaikkapa yksi kirjaston strategisista tavoitteista on tuottaa ensiluokkaista asiakaskokemusta, on asiakaskokemusmittarin hyvä olla yksi suorituskykymittareista. Valinta voi kuitenkin olla ponnistelujen takana, eikä valmiita listoja tai kaavoja ole. Esimerkiksi IFLA ei kirjastojen palvelulaadun mittaamisen ohjeistossaan ota kantaa siihen, kuinka ne täytyisi muodostaa.

ISO-standardi 11620 (Library performance indicators) eli mittaristandardi pyrkii kuvaamaan erilaisia suorituskykymittareita kirjastokäyttöön, mutta sekään ei pysty ottamaan kantaa paikalliseen kontekstiin ja kunkin kirjaston omiin strategioihin, joita mittareiden tulisi heijastella. Voikin olla hyvä käytäntö muodostaa mittaristo samalla kuin strategiset tavoitteet, jotta ne kulkevat käsi kädessä. Tavoitekaan ei ole kovin mielekäs, jos todetaan, ettei sitä pystytä mittaamaan.

Suorituskykymittareilla on joitakin ominaispiirteitä, jotka voivat auttaa hahmottamaan niiden luonnetta johtamisen välineinä:

• ne ovat tyypillisesti muita kuin talouden mittareita 
• niitä on mahdollista seurata tiheästi  
• kirjaston johdon on mahdollista reagoida niihin 
• ne kuvaavat selkeästi, mitä korjausliikkeitä tarvitaan, jos mittari osoittaa huonontumisen merkkejä 
• niillä on suora suhde kirjaston tavoitteisiin ja haluttuihin vaikutuksiin 
• on tiedossa, minkä osaston tai tiimin vastuualueella nämä tavoitteet ovat.

Suorituskykymittareita kannattaa valita vain muutamia kerrallaan, jottei huku dataan. Näitä harvoja mutta olennaisia mittareita tulisi päivittää tavoitteiden muuttuessa ja seurata tilannekuvaa niiden perusteella tiheästi, jopa viikoittain – ei vain silloin kun on palvelu- ja vuosisuunnitelman raportoinnin aika. Tiheän seurannan mahdollistamiseksi on hyvä hyödyntää automaattisesti kertyvää dataa aina, kun sellaista on saatavilla ja varata riittävät resurssit datan keruuseen ja analysointiin. Mittarit kannattaa pitää haastavina mutta saavutettavina. Jos mahdollista, kannattaa hakea vertailudataa verrokkeina pidettävistä kirjastoista ja tehdä pohjaksi esikuva-analyysi.

Balanced Scorecard -suorituskykymittaristo on yksi tehokas keino parantaa kirjastojenkin tavoitejohtamista. Yksi haaste sen soveltamisessa kirjastoihin on ollut merkityksellisten ja tarkoituksenmukaisten suorituskykymittareiden valinta ja kehittäminen. Taustaorganisaation strategiset tavoitteet pitäisi kyetä kääntämään mittareiksi, jotka kuvaavat kirjastolle spesifejä tavoitteita.

Yleisten kirjastojen tilastoihin liittyen kirjastojen henkilökunnalta tulee paljon palautetta, ja se on hyvä! Kehittämisehdotusten kohdalla täytyy aina pysähtyä miettimään, mikä on tilastoinnin tarkoitus. Kehittämisehdotuksia perustellaan usein sillä, että asian eteen tehdään paljon työtä, ja se halutaan saada näkyväksi. Joskus halutaan vertailla ehdotetun tilastointikohteen mittarin avulla omaa kirjastoa toisiin kirjastoihin.

On hyvä, että kirjastoissa mitataan sitä, mihin resurssit käytetään. Sitä tietoa tarvitaan varmasti budjetin laadinnassa, sisäisten resurssien jaossa, uusien palvelujen suunnittelussa ja monessa muussa päätöksenteon tilanteessa. Mutta onko kirjastojen resurssien allokoinnin esittäminen valtakunnallisten tilastojen tarkoitus?

Valtakunnallinen yleisten kirjastojen tilastoryhmä kokoontui maaliskuun alkupuolella pohtimaan tilastoinnin kehittämistä. Otimme työn pohjaksi lain yleisistä kirjastoista (1492/2016). Tilastot ovat valtakunnallisesti väline, jolla seurataan kirjastolain toteutumista Suomessa. Kirjastolaki ja kirjastojen toiminta on Suomessa muuttunut paljon viimeisten parin vuosikymmenen aikana. Kirjastot ovat muuttuneet kokoelmakeskeisistä lainaamoista asiakaskeskeisiksi mahdollistajiksi. Mutta tilastoissa korostuvat kokoelmat: hankinnat, kokoelmien määrä, lainat, poistot, kaukolainat, suomenkieliset, ruotsinkieliset, muunkieliset, lasten tietokirjat jne. Toisaalta juuri kokoelmatiedot on helppo tilastoida, koska tiedot saa useimmiten suoraan kirjastojärjestelmästä. Sen sijaan tapahtumien ja koulutusten luonteet, määrät, osallistujat, henkilökunnan koulutustasot ja erilaisten aukiolotuntien kirjo vaatii ponnisteluja. Varsinkin isoimmissa kaupungeissa tuskaillaan, miten tilastointi saadaan yhdenmukaiseksi ja luotettavaksi.

Jos unohdetaan hetkeksi kokoelmat, ja pohditaan kirjaston muita tehtäviä, millaisia mittareita kirjaston lakisääteisistä tehtävistä syntyisi?

6 § Yleisen kirjaston tehtävät

Yleisen kirjaston tehtävänä on:

1) tarjota pääsy aineistoihin, tietoon ja kulttuurisisältöihin;
2) ylläpitää monipuolista ja uudistuvaa kokoelmaa;
3) edistää lukemista ja kirjallisuutta;
4) tarjota tietopalvelua, ohjausta ja tukea tiedon hankintaan ja käyttöön sekä monipuoliseen lukutaitoon;
5) tarjota tiloja oppimiseen, harrastamiseen, työskentelyyn ja kansalaistoimintaan;
6) edistää yhteiskunnallista ja kulttuurista vuoropuhelua.

(…) Edellä 1 momentissa tarkoitetun tehtävän hoitamiseksi yleisellä kirjastolla tulee olla tarkoituksenmukaiset tilat, ajantasainen välineistö sekä riittävä ja osaava henkilöstö.

Satu Ihanamäki, kirjastotoimen ylitarkastaja

Seurattava tieto on yleensä jokaisessa organisaatiossa erilaista. Jokaisen johtajan, esimiehen tai asiantuntijan tulee itse arvioida, millä tiedoilla on selkeästi vaikutusta työn kehittämiseen ja arkipäivän pyörittämiseen. Oman toimintaympäristön määrittely auttaa kuvaamaan johtamista tai asiantuntemusta. Omien työtehtävien kokonaisuudesta täytyy olla selkeä käsitys. Myös tehtävään liittyvää viitekehystä ja tietopääomaa tulee aktiivisesti päivittää.

Kirjastopalveluissa on hyvä ottaa huomioon kaikki näkökulmat ja yleisissä kirjastoissa tehdä joko kaupunkikohtainen tai alueellinen toimenpideohjelma. Tieteellisissä ja erikoiskirjastoissa suunnitelma liittyy joko kehysorganisaation tai toimialan strategiatyöhön.

Toimintaa ohjaavat asiakirjat ja niihin liittyvä juridiikka tulee olla aina ajan tasalla. Niitä päivitetään ja ne sisältävät tärkeimmät palvelun kehittämiseen liittyvät elementit. Tavoitteiden ja toimenpiteiden tulee vastata ohjaavien asiakirjojen strategisiin painopisteisiin. Ohjaaviin asiakirjoihin kuuluvat myös kehysorganisaation talousarvio ja -suunnitelma, toimialan talousarvio ja -suunnitelma, toimialan vuosittainen käyttösuunnitelma ja alueelliset tai yksikkökohtaiset kehittämissuunnitelmat. 

Tiedolla johtamisen toimintamallin tulee olla selkeä. Tähän kuuluu keskeisesti se, että taustaorganisaation tietojärjestelmät ja tietolähteet vastaavat tarpeisiin. Tietoa tarvitaan päätöksentekoon, toiminnan kehittämiseen, asiakkuuksien hallintaan sekä palvelujen johtamiseen. Informaation, raporttien ja analyysien täytyy olla helposti saatavilla. Strategisella tasolla, esimerkiksi kaupungin johdossa ja luottamushenkilötasolla, tiedon tulee olla analysoitua ja tiivistettyä. Pääprosessitasolla toimialajohto ja luottamushenkilöt tarvitsevat toimialakohtaista kokoavaa tietoa. Operatiivisella tasolla sen sijaan toimintayksiköiden johto, esimiehet ja henkilöstö tarvitsevat toiminnallista tietoa.

Tietosisältöjä tulee katselmoida systemaattisesti määrätyin väliajoin riippuen asiakokonaisuudesta. Esimerkiksi taloutta ja henkilöstöä seurataan yleensä kuukausittain, toteumatietoa neljännesvuosittain ja tilinpäätöstä tai toteuttamisohjelmien toteumaa vuosittain. Tietoa tulee saada taustajärjestelmistä automaattisesti ja systemaattisesti. Tietoa pitää osata analysoida, tallentaa turvallisesti ja järjestellä käytännöllisesti. Lisäksi informaation jakamisesta tulee olla suunnitelmat, joita myös noudatetaan. Tiedolla johtaminen on jatkuvaa tiedon saamista organisaation omasta toiminnasta ja ympäristöstä sekä toiminnan optimointia tuon tiedon pohjalta.

Tietojohtaminen tapahtuu syklinä, jossa tietoa syntyy tai sitä luodaan, sitä analysoidaan, sovelletaan ja arvioidaan. Arvioinnin perusteella sykli alkaa uudelleen. Tietojohtamisen sykli voidaan kuvata myös suunnittelu-, toteutus- ja arviointivaiheina.

Tiedon hankinta muodostaa perustan, jossa on huomioitava tiedon monet eri muodot, kuten eksplisiittinen ja hiljainen. Tiedon hankinnan prosessin laajuus on suhteutettava tarvittavan tiedon määrään. Tietojohtamisen suunnitteluvaiheessa määritellään, mitä tietoa hankitaan ja miten.

Tietoa voidaan varastoida erilaisiin järjestelmiin, josta ne toivon mukaan ovat helposti löydettävissä uudelleen käytettäväksi. Tiedon varastointiin liittyy tiedon elinkaaren hallinta ja vanhentuneen tiedon poisto. Varastoitu tieto on myös oltava sitä tarvitsevien henkilöiden saatavana. Nykypäivän pilvipalvelut ovat hyödyllinen menetelmä tiedon varastointiin ja jakamiseen. Ne mahdollistavat myös tiedon muokkaamisen yhdessä, tarvittaessa yli organisaatiorajojen. Tieto voi olla myös varastoituna henkilöillä, jolloin etenkin avainhenkilöillä olevan tiedon saatavuus olisi varmistettava esimerkiksi sijaisjärjestelyin. Kuinka laajasti ja avoimesti tietoa jaetaan, riippuu paljon kirjaston organisaatiokulttuurista. Tarvittavan tiedon tulisi kuitenkin olla saavutettavissa kaikilla sitä tarvitsevilla.

Tiedon soveltamiseen ja analysointiin on nykypäivänä käytettävissä erilaista teknologiaa taulukkolaskennasta erikoistuneisiin sovelluksiin. Tiedontarpeen mukaan on päätettävä, millaista tekniikka kannattaa käyttää tai onko tarjolla oleva tekniikka edelleen paras.

You can find the recordings of the 2021 conference here.

Greetings from Antti Kurvinen, Minister of Science and Culture, Ministry of Education and Culture, Finland

How the Nordic freedom of speech makes a difference?
Kai Ekholm, Author and former Head Librarian and Director of the Finnish National Library

Libraries live from freedom
Leena Aaltonen, Senior Ministerial Adviser, Cultural Affairs, Ministry of Education and Culture, Finland

Norwegian culture- and library policies: libraries' roles in democratic public spheres
Håkon Larsen, Professor of Information Science, OsloMet University, Norway

Access to information as a cornerstone of an open democracy
Antti Virrankoski, Director for the Finnish Parliament Library

Library act in action: Finnish libraries promoting democracy
Virpi Launonen, Senior Officer, Library Affairs, Regional State Administrative Agency, Finland

The imagination is a good place to be – it is limitless
Bagir Kwiek, Sweden’s ambassador for reading, Swedish Arts Council

Case presentations from the project Libraries as forums of democracy 2020-2021 (Finland´s Fund for the Future, SITRA) 

Dialogue in public spaces
Kai Alhanen, Researcher, Leader of Dialogue Academy, Finland

Why information literacy is an essential skill for democracy
Anu Ojaranta, Senior Officer, Library Affairs, Regional State Administrative Agency, Finland

A library visit is not just a number: The impact and value of libraries in democracy
Christian Lauersen, Director of Libraries and Citizen Services, Roskilde Municipality, Denmark

Libraries - birthplaces of readers and writers
Juha Itkonen, author 

How can libraries contribute to a just ecological transition?
Researcher Ville Lähde, BIOS Research Unit

Smartly sustainable – Kuopio City Library got awarded for sustainable practices.
Library Systems Manager Liisa Rossi, Kuopio City Library

A library in the making: becoming an epicenter for a sustainable city?
Special Librarian Kaja Ahnfelt, Deichman Grünerløkka, Oslo

Espoo, the most sustainable City in Europe.
SDG manager Ville Taajamaa, VLR City Espoo

Energy efficiency in libraries – case City of Mikkeli.
Property Manager Jarkko Hyttinen, City of Mikkeli

Public libraries as environmentally responsible actors.
Chief Librarian Harri Sahavirta, Arabianranta and Vallila Libraries, Helsinki

Human transformations for a sustainable future.
Senior Research Fellow Maria Joutsenvirta, Aalto University

Public library models in local sustainability.
Ph.D., University lecturer Jonas Söderholm, The Swedish School of Library and Information Science, University of Borås

Beekeeping, balcony gardening and furniture renovation – Our library’s environmental action plan and its effects.
Library Director Fredrika Sundberg, Mariehamn City Library

The”Climate warrior” escape room in a mobile library and the climate actions of Ii. 
Library director Minna Halonen, Municipality of Ii 

A Responsible library as promoter of environmental awareness.
District Manager of Library Services Minna Männikkö, Oulu City Library

Sustainability in Danish libraries.
Advisor Jan Holmquist, Holmquist Consult

Oman kirjaston tavoitteita määritellessä voi käyttää hyödyksi kansallisia poliittisia linjauksia sekä kansainvälisten järjestöjen sopimia periaatteita. Tällaisia ovat esimerkiksi YK:n Agenda 2030 -toimintaohjelman kestävän kehityksen tavoitteet sekä UNESCOn Yleisten kirjastojen julistus ja Koulukirjastojulistus.

Opetus- ja kulttuuriministeriön asettamat tavoitteet

Opetus- ja kulttuuriministeriön linjaukset kirjastoista ja niiden toiminnasta sekä toiminnan edistämisestä näkyvät laissa yleisistä kirjastoista sekä ministeriön kulttuuripolitiikan strategiassa 2025. Opetus- ja kulttuuriministeriön strategia 2030 on jo tiiviimpi ja yleisluonteisempi viranhaltijanäkemys koko hallinnonalasta.

Kirjastolain mukaan yleisen kirjaston tavoitteena on edistää

• väestön yhdenvertaisia mahdollisuuksia sivistykseen ja kulttuuriin
• tiedon saatavuutta ja käyttöä
• lukemiskulttuuria ja monipuolista lukutaitoa
• mahdollisuuksia elinikäiseen oppimiseen ja osaamisen kehittämiseen
• aktiivista kansalaisuutta, demokratiaa ja sananvapautta.

Kulttuuripolitiikan strategiassa kuvataan valtion tehtävät kulttuuripolitiikassa, arvioidaan kulttuurin toimialan nykytila ja toimintaympäristömuutokset sekä asetetaan strategiset tavoitteet strategiakaudelle. Toimintaympäristömuutosten kuvaus on erityisen hyödyllinen kirjaston kehittämisen tavoitteiden pohdinnalle: mitkä kehityskulut voimistuvat yhteiskunnassa ja kuinka kulttuuripalvelujen kysyntä tulee muuttumaan?

Opetus- ja kulttuuriministeriön strategia, joka ulottuu vuoteen 2030, sisältää kolme vaikuttavuustavoitetta sekä niiden tarkemmat painotukset ja seurannan välineet. 
Korkeakoulujen kirjastoihin liittyvät ministeriötasoiset strategiat ovat opetuksen ja tutkimuksen kehittämiseen liittyviä, joita kirjastot noudattavat soveltaen. Sen lisäksi kirjastojen toimintaan vaikuttavat keskitettyjä palveluita kirjastoille tuottavat toimijat ja niiden linjaukset, esim. Celia, Kansalliskirjasto ja Varastokirjasto.

Kulttuuri- ja opetusalaan liittyy myös paljon EU lainsäädäntöä ja linjauksia, jotka säätelevät kirjastojen toimintaa ja strategisia linjauksia, esimerkkinä tekijänoikeussäädösten ja kirjastokorvausten harmonisointi.

UNESCOn Yleisten kirjastojen julistus ja Koulukirjastojulistus

Yhdistyneiden kansakuntien kasvatus-, tiede- ja kulttuurijärjestö UNESCO on antanut yhteistyössä IFLAn kanssa Yleisten kirjastojen julistuksen ja Koulukirjastojulistuksen. Manifestissa linjataan, kuinka yleisiä kirjastoja ja koulu- ja oppilaitoskirjastoja tulisi aktiivisesti kehittää, jotta voidaan luoda perusedellytykset elinikäiselle oppimiselle, itsenäiselle päätöksenteolle ja yksilöiden ja sosiaalisten ryhmien kulttuurikehitykselle.

Kehittämisen periaatteet ovat riittävän yleisellä tasolla kuvattuja, että niistä löytyy kunnianhimoa senkin jälkeen, kun peruspalvelutaso on saavutettu. Ne ovat myös riittävän konkreettisia, että niistä voi suoraan johtaa toimintatapoja. Esimerkkeinä käyköön vaikkapa kirjaston yhteistyö eri käyttäjäryhmien kanssa, tietotekniikan käytön kehittäminen ja palvelun saattaminen kaikkien yhteisön jäsenten saataville, vankiloista sairaaloihin!

Yleisten kirjastojen julistus suomeksi IFLAn sivuilla.

YK:n kestävän kehityksen tavoitteet

YK:n jäsenmaat ovat sopineet kestävän kehityksen toimintaohjelmasta ja tavoitteista, jotka ohjaavat kestävän kehityksen edistämistä vuosina 2016–2030. Niiden pyrkimyksenä on poistaa äärimmäinen köyhyys maailmasta ja turvata hyvinvointi ympäristölle kestävällä tavalla.

Päävastuu toimintaohjelman toimeenpanosta on valtioilla. Tavoitteiden saavuttamiseen tarvitaan kuitenkin myös kaupunkien, kuntien, yritysten, järjestöjen ja kansalaisten laajaa osallistumista. Kirjastoilla on toimeenpanossa tärkeä rooli tiedon saatavuuden, kestävän kulutuksen ja demokratian edistämisessä sekä eriarvoisuuden vähentämisessä. YK:n kestävän kehityksen tavoitteet ovat samalla vankka strateginen lähtökohta kirjaston ja koko kunnan omille kestävän kehityksen tavoitteille ja toimenpiteille.

Kaikki 17 tavoitetta, 160 alatavoitetta ja yli 200 globaalia mittaria löytyvät Ulkoministeriön sivustolta.

Kirjastojen kansainvälisessä kattojärjestössä IFLAssa on myös kestävän kehityksen työryhmä, joka painottaa, että tiedon saatavuus ja taito käyttää sitä tehokkaasti ovat välttämättömiä kestävälle kehitykselle. Muistathan myös aluehallintovirastojen kirjastotoimen marraskuussa 2020 järjestämän Nordic Libraries Annual -konferenssin tallenteet.

Tietojohtamisella luodaan edellytykset ja prosessit tiedon systemaattiselle keruulle. On valittava sellaiset menetelmät, järjestelmät ja ohjelmistot, että tietoa voidaan analysoida ja jalostaa ja lopulta luoda saadusta tietomassasta arvoa.

Johdon on määriteltävä, mitä tietoa kerätään ja miten sitä hyödynnetään organisaatiossa. Kun olemassa olevaa tietoa jalostetaan ja erilaista informaatiota yhdistetään, voidaan luoda arvoa. Tietomassoista tuotettua jalostettua tietoa hyödynnetään niin kirjaston omassa toiminnassa kuin kirjastojen ja muiden organisaatioiden välisessä yhteistyössä. Tietoa käytetään niin päätöksenteossa kuin talouden, toiminnan ja palveluiden suunnittelussa ja kehittämisessä.
Asiakkailta ja henkilökunnalta saatava palaute on yksi esimerkki kirjaston tietolähteistä. Palautteiden kerääminen, analysointi ja hyödyntäminen tulisi organisoida niin, että tämän arvokkaan tiedon avulla voitaisiin parantaa palveluja. Toimiva palautejärjestelmä ennaltaehkäisee ongelmia ja auttaa tarttumaan asioihin ongelmien vielä ollessa pieniä. Toimiva järjestelmä myös edistää organisaation oppimista, sillä se kertoo, miten toiminnassa on onnistuttu ja miten sitä voidaan edelleen kehittää.

Tietojohtamista voi tarkastella useilla tasoilla. Ajallisesti tarkastellen tietojohtamista hyödynnetään päivittäisten operatiivisten toimintojen ohjaamiseen. Päivittäisessä, tietojohtamiseen perustuvassa operatiivisessa toiminnassa saavutetaan hyöty, kun tieto on helposti löydettävissä ja uudelleen käytettävissä. Strategisella tasolla kirjaston toimintaa johdetaan pitkän aikavälin tähtäimellä. Strategian tavoitteet määrittävät, millaista tietoa kootaan ja millaisilla käytänteillä ja prosesseilla.

Tiedon tuottamisen ja analysoinnin teknologiat ovat kehittyneet, ja nykyisin ongelma on enemmän tiedon käytön ja analysointimenetelmien hyödyntämisen ongelmat, esimerkiksi vetoaminen resurssipulaan. Teknologia ei myöskään yksistään pysty ratkaisemaan tiedonhallinnan ongelmia, pahimmillaan se voi olla itsessään ongelma. Toiminnan ohjaamisessa on tärkeää, että johtamiskäytännöt, yleiset toimintamallit sekä tietotekniset ratkaisut muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden ja yksilöiden toimintaa järkevästi tukevat rakenteet.

Tekoäly ja varsinkin koneoppimiseen perustuvat, jatkuvasti omaa toimintaansa hiovat järjestelmät ovat tulleet viime vuosina kirjastoalallekin. Tekoälyyn perustuvilla järjestelmillä voidaan esimerkiksi

• hallita kokoelmia ja tehostaa logistiikkaa
• kehittää asiakaspalvelubottien tiedonhakua ja suosittelu- ja keskustelukykyä luonnollisella kielellä
• kuvailla ja luokitella aineistoa automaattisesti
• tehostaa tieteellistä tiedonhakua
• automatisoida rutiiniluonteisia työtehtäviä robottien tai ohjelmistojen avulla
• liikutella aineistoa
• valvoa tiloja
• analysoida hyllyjen sisältöä.

Useat toteutukset ovat pienimuotoisia ja kokeellisia, osa myös hinnakkaita kaupallisia tuotteita.

Kuuluisin tekoälyjärjestelmä kirjastoalalla lienee Lyngsoe Systemsin kellutus- ja logistiikkajärjestelmä IMMS. Järjestelmän keskeisin ominaisuus on palautusten ja varausten pitkälle automatisoitu käsittely. Niteiden massalukeminen yhdessä automaation ja muiden ominaisuuksien kanssa vähentää erityisesti logistista työtä. Lisäksi IMMS hyödyntää koneoppimista kellutustoiminnoissaan: asiakkaiden lainauskäyttäytyminen vaikuttaa siihen, millaiseksi paikallinen kokoelma muodostuu. Koneoppimiseen perustuva distribuutioalgoritmi päättää reaaliajassa palautetulle aineistolle sopivimman määränpään. Algoritmi ottaa huomioon teoksen jokaisen niteen sijainnin muissa lähikirjastoissa, kohdekirjaston vapaan hyllytilan, vajeet muiden lähikirjastojen kokoelmissa sekä muut kirjaston asettamat määritteet. Kokoelmanhoidossa IMMS auttaa monella tapaa: siihen voidaan asettaa hälytyksiä vähän liikkuvista niteistä, seurata niteiden kuntoa, seurata muutoksia lainauskäyttäytymisessä sekä määritellä parametrit, jotka mahdollistavat automaattiset poistot kokoelmissa.

Myös suoraviivainen, ei tekoälyn piiriin kuuluva automaatio voi tehostaa toimintaa ja tehdä siitä taloudellisempaa. Yksi esimerkki tästä on Woima Services Oy:n alun perin VASKI-kirjastoille kehittämä Hankintaportaali. Se auttaa kirjastojen aineistohankintoja tekeviä valitsemalla teokset siltä toimittajalta, jolla päivän hinta halutulle nimekkeelle on huokein. Näin hankinnat voidaan kilpailuttaa kustannustehokkaasti.

Kokoelmienhoidon ja logistiikan ohella suurta mielenkiintoa kohdistuu asiakaspalvelubotteihin ja -robotteihin. Kirjaston verkkopalveluissa ja sovelluksissa voi asiakasta neuvoa ja palvella keskustelubotti. Fyysisessä kirjastotilassa liikkuva robotti voi paikantaa niteen ja johdattaa asiakkaan oikealle hyllylle ja tulevaisuudessa myös noutaa sen asiakkaalle. Myös fyysiseen robottiin voidaan yhdistää keskusteluälykkyyttä, jolloin se voi vastata puheella asiakkaan kysymyksiin.

Big datalla on merkittävä rooli koneoppimisen kehityksessä. Kun järjestelmiä voidaan opettaa suurilla datamäärillä, se tehostaa oppimista ja johtaa tarkempiin lopputuloksiin ja joustavampiin tekoälyjärjestelmiin. Kirjastojen kannattaa huomioida ja hyödyntää paremmin myös asiakkaiden omia älylaitteita palveluiden arvioinnissa ja kehittämisessä: niillä on helppoa tehdä pikakyselyitä ja anonyymisti käytettynä ne voivat antaa paljon tietoa esimerkiksi asiakkaiden oleskelusta ja ajankäytöstä kirjaston tiloissa.

Tekoälyyn ja robotiikkaan liittyy populaareja mielikuvia työpaikkojen katoamisesta automaation seurauksena. Tähänastiset kokemukset osoittavat, että tekoäly ei niinkään korvaa ihmistä vaan tehostaa työtä, sujuvoittaa prosesseja ja tekee työstä mielekkäämpää tai vähemmän virhealtista. Työn painopiste voisi siirtyä rutiinitöistä asiakkaan kohtaamiseen, palvelujen kehittämiseen, kriittiseen ja luovaan ajatteluun, eettisiin linjauksiin ja yhteiskunnallisten ongelmien ratkaisuun. Botit ja robotit voivat myös olla töissä ympäri vuorokauden.

Verkoston tavoitteena on lisätä kirjastojen yhteistä keskustelua ja osaamista tietojohtamiseen tai tiedolla johtamiseen liittyen. Mukaan ovat tervetulleita kaikkien kirjastosektorien asiantuntijat. Aluehallintovirastot ovat kutsuneet koolle verkoston. Se ei ole edustuksellinen, eli osallistujat eivät edusta taustaorganisaatioitaan. Olemme avoimia kaikille asiasta kiinnostuneille riippumatta taustaorganisaatiosta.

Keskitymme tietojohtamisen tai tiedollajohtamisen kysymyksiin. Yksinkertaisuuden vuoksi käytämme lyhyempää muotoa tietojohtaminen. Ajattelemme tietojohtamista laajasti siten, että se sisältää tiedon keruuta, analysointia, siitä keskustelemista ja siihen perustuvaa päätöksentekoa ja kehittämistä. Sillä tarkoitetaan myös tiedon yhdistelyä erilaisten ilmiöiden ymmärtämiseksi. Tieto muuttuu merkitykselliseksi keskustelujen ja tarinoiden kautta.

Kirjastot eivät ole koskaan eristyksissä ympäristöstään. Ne ovat aina osa jotain laajempaa kokonaisuutta, jonka tarpeita ne palvelevat. Emo-organisaatioiden mm. kuntien ja korkeakoulujen tiedollajohtamisen kulttuurien kehittyessä, lisääntyy myös tarve kytkeä kirjastot mukaan siihen. Ilmiölähtöisyys haastaa kirjastojenkin tiedollajohtamista ketterämmäksi ja erilaiset toimijat huomioon ottavaksi.

Siksi kirjastot tarvitsevat nyt yhteistä keskustelua ja kokemusten jakamista aiheesta.

Tervetuloa mukaan!

Antti Seppänen

Tietojohtamisella pyritään ylläpitämään kilpailuetua sekä luomaan uusia tuotteita ja palveluita. Kilpailuetu voi ajatuksena tuntua kirjastoalalle vieraalta käsitteeltä, mutta todellisuudessa kirjastot käyvät kilpailua muiden vapaa-ajan toimintojen kanssa asiakkaista ja resursseista. Kirjastojen kilpailuetu esimerkiksi kaupallisiin e-kirjapalveluihin verrattuna on palvelun maksuttomuus. Kun kaupallisten palveluiden hintataso on laskenut, kirjastot ovat kehittäneet e-aineistojen tarjontaa, näkyvyyttä ja saatavuutta.

Nykypäivänä tietoa tuotetaan ja sitä syntyy jatkuvasti arkijärjelle käsittämättömiä määriä. Tietojohtamisen yksi tehtävä on määritellä, mitkä ovat organisaatiolle oleellisia tietoja ja minkä verran resursseja tiedon keräämiseen on tarpeen käyttää. Tietojohtaminen ei ole itseisarvoista, vaan tärkeää on, mihin tietoa käytetään ja mitä sillä saavutetaan. Jos tiedon hankintaan käytetyt resurssit ylittävät tiedon hyödyntämisestä saatavan arvon tai kerätty tieto on väärää, epäolennaista tai virheellistä, ollaan hakoteillä.

Yksinkertaistettuna tietojohtamisella tietoa tuotetaan, kootaan, analysoidaan ja yhdistellään. Tietojohtamisen tulosten pohjalta tehdään päätöksiä, suunnitellaan toimintaa ja kehitetään palveluita.

Kerättyyn tietoon on voitava luottaa, minkä vuoksi on oltava perillä, miten ja mistä lähteistä tieto on saatu. Epämääräisen tiedon perusteella on vaikea tehdä päätöksiä, joiden takana voi seistä ja joita voi puolustaa. Tieto voi olla harhaanjohtavaa eri syistä: sen keruussa on tapahtunut virhe, tiedonkeruun lähtökohdat tukevat jotain toivottua tulosta tai tiedon siirrossa, varastoinnissa tai käsittelyssä on tapahtunut virhe. Tietoa käytettäessä on hyvä pohtia, mistä tieto on peräisin ja voiko siihen luottaa.

Tilanteet ja ilmiöt voivat olla kompleksisia, eikä niihin välttämättä ole olemassa yksiselitteistä ratkaisua. Tällainen ilmiö on esimerkiksi lukemisen edistäminen. Ei ole yksittäistä, kaikille sopivaa kaavaa siihen, miten lukemista voidaan edistää. Päätöksenteosta voi tulla myös arvolähtöistä toimintaa, mikäli päätösten perustaksi valitaan “sopivia” tietoja, joilla saadaan ennalta toivottu tulos.

Tietoa voidaan kerätä uusien mahdollisuuksien tunnistamiseksi, virheiden välttämiseksi tai vain sen varmistamiseksi, että mitään tietoa ei jää keräämättä. Tällöinkin on punnittava, onko tällaisen tiedon kokoaminen tarpeellista tai edes järkevää.

Tietojohtamista tulisi ohjata kirjaston visio: mitä tavoitellaan, ja millaisella strategialla sinne päästään. Onko tavoitteena mahdollisimman taloudellinen vai laadukkaampi toiminta? Useimmiten kyse on näiden yhdistelmästä: resurssien mahdollisimman hyödyllinen käyttö tuottamaan laadukasta palvelua.

Tietojohtamiselle ei ole yhtä yleisesti hyväksyttyä ja kaikkiin tilanteisiin pätevää määritelmää. Tietojohtamisen synonyymeinä käytetään esimerkiksi termejä tiedolla johtaminen, tietämyksen johtaminen ja tietämyksenhallinta.  Tietojohtamisen rinnakkaiskäsite on osaamisen johtaminen. Siinä osaamisella tarkoitetaan organisaation ja sen henkilöstön kykyä hyödyntää tietoa ja myös kehittää tätä kykyään.

Tietojohtaminen sanana sisältää kaksi asiaa: tieto ja johtaminen. Tieto on dataa, raportteja, tilastoja, arvoja, numeroita ja arviointeja. Tieto ei ole vain organisaation, esimerkiksi kirjaston, itsensä tuottamaa, vaan tietoa on ympärillämme valtio- ja kuntaorganisaatioilla, sidosryhmillä sekä henkilökunnalla. Esimerkiksi kirjastojärjestelmä tuottaa päivittäin tietoa: lainojen, palautusten, uusintojen määrät, hankittu ja luetteloitu aineisto, tehdyt varaukset, etsityt nimekkeet ja niin edelleen.

Keskeistä on ymmärtää ero tietohallinnon ja tietojohtamisen välillä. Suomessa tietohallinnolla viitataan käytännössä tietojenkäsittelyyn liittyviin tehtäviin. Tietojohtaminen (knowledge management) on laajempi termi, joka sisältää tietohallinnon huolehtiman datan hallinnan sen elinkaaren aikana, mutta myös menetelmät, joilla tiedosta luodaan uutta arvoa. Tietojohtaminen kattaa myös toiminnan, joka käsittelee ääneen lausumatonta, tietovarastoihin tallentamatonta informaatiota. Tietojohtaminen tarkastelee tietoa organisaation menestystekijänä. Aiemmin tietojohtamisenkin painopiste on ollut tekniikassa, mutta viime vuosina painotus on siirtynyt johtamiseen, etenkin osaamisen johtamiseen ja organisaation älykkyyttä kasvattavaan toimintaan.

Tietojohtaminen ei ole aina rationaalisesti ohjautuvaa toimintaa. Tiedon hyväksymiseen ja ymmärtämiseen vaikuttavat ihmisen omat asenteet, uskomukset, arvot, mielipiteet, ennakkokäsitykset, muistot ja asiatiedot. Työelämässä päätöksiin ja toimintaan vaikuttavat näiden lisäksi myös organisaation arvot ja tavoitteet.