Välitysliikerekisteri

Henkilötietoja käsitellään kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä annetun lain (1075/2000, välitysliikelaki) 7 §:n 1 momentissa säädetyn aluehallintoviraston lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi ylläpitää välitysliikerekisteriä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukainen aluehallintoviraston lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Rekisteröityjen ryhmät

Henkilöt, joita koskevat tiedot on merkitty välitysliikelain 9 §:n perusteella välitysliikerekisteriin kuten:

• yksityisinä elinkeinonharjoittajina välitysliikerekisteriin merkityt, välitysliikkeeksi rekisteröidyt henkilöt
• henkilöt, joiden luotettavuus on rekisteröinti-ilmoitusta käsiteltäessä selvitetty (yksityinen elinkeinonharjoittaja, toimitusjohtaja ja hänen sijaisensa, hallituksen jäsen ja varajäsen, hallintoneuvoston ja siihen rinnastettavan toimielimen jäsen ja varajäsen, vastuunalainen yhtiömies sekä muu ylimpään johtoon kuuluva samoin kuin se, jolla on suoraan tai välillisesti enemmän kuin 25 prosenttia osakeyhtiön osakkeista tai osakkeiden tuottamasta äänivallasta taikka vastaava omistus- tai määräämisvalta muussa yhteisössä)
• välitysliikkeiden vastaavat hoitajat
• henkilöt, joille on määrätty kielto harjoittaa välitystoimintaa ilman rekisteröintiä ja
• henkilöt, joiden henkilöllisyys ilmenee muista välitysliikerekisteriin merkityistä tiedoista (esim. välitysliikkeeksi rekisteröidyn oikeushenkilön toiminimestä tai aputoiminimestä).

Henkilötietoryhmät ja tietojen säilytysajat

• Välitysliikkeeksi rekisteröidyn yksityisen elinkeinonharjoittajan täydellinen nimi ja henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä toiminimi, mahdollinen aputoiminimi, yritys- ja yhteisötunnus tai muu vastaava tunniste ja jokaisen toimipaikan käyntiosoite, josta välitystoimintaa harjoitetaan: säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona välitysliike on poistettu välitysliikerekisteristä tai siihen saakka, kunnes tiedon muutos on merkitty rekisteriin. Edellä lausutusta poiketen toimipaikkojen osoitteet säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona välitysliike on poistettu välitysliikerekisteristä tai viisi vuotta sen vuoden päättymisestä jona tiedon muutos on merkitty rekisteriin.
• Välitysliikkeeksi rekisteröidyn oikeushenkilön toiminimi, mahdollinen aputoiminimi, yritys- ja yhteisötunnus tai muu vastaava tunniste ja jokaisen toimipaikan käyntiosoite, josta välitystoimintaa harjoitetaan: säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona välitysliike on poistettu välitysliikerekisteristä tai siihen saakka, kunnes tiedon muutos on merkitty rekisteriin. Edellä lausutusta poiketen toimipaikkojen osoitteet säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona välitysliike on poistettu välitysliikerekisteristä tai viisi vuotta sen vuoden päättymisestä jona tiedon muutos on merkitty rekisteriin.
• Niiden henkilöiden täydellinen nimi ja henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika, joiden luotettavuus on rekisteröinti-ilmoitusta käsiteltäessä selvitetty: säilytetään niin kauan, kunnes välitysliike on poistettu lainvoimaisesti välitysliikerekisteristä tai siihen saakka, kunnes tiedon muutos on merkitty rekisteriin.
• Tieto siitä, onko välitysliike kiinteistönvälitysliike vai vuokrahuoneiston välitysliike: säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona välitysliike on poistettu välitysliikerekisteristä tai siihen saakka, kunnes tiedon muutos on merkitty rekisteriin.
• Välitysliikkeen vastaavan hoitajan täydellinen nimi ja henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika: säilytetään kolme vuotta sen vuoden päättymisestä, jona vastaava hoitaja on lopettanut tehtävän hoitamisen.
• Välitysliikkeen vastuuvakuutuksen antaja ja vakuutusmäärä: säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona välitysliike on poistettu välitysliikerekisteristä tai siihen saakka, kunnes tiedon muutos on merkitty rekisteriin.
• Välitysliikkeen rekisteritunnus ja rekisteröinnin päivämäärä: säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona välitysliike on poistettu välitysliikerekisteristä.
• Välitysliikkeelle määrätyt varoitukset sekä sellaiset kehotukset ja kiellot, joiden tehosteeksi on asetettu uhkasakko: säilytetään kolme vuotta sen vuoden päättymisestä, jona kyseinen pakkokeino on määrätty. Edellä lausutusta poiketen kuitenkin seuraamusta koskevan päätöksen tiedot poistetaan sen tultua lainvoimaisesti kumotuksi tai palautuessa uudelleen käsiteltäväksi.
• Välitysliikerekisteristä poistamisen syy ja ajankohta: säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona välitysliike on poistettu välitysliikerekisteristä. Edellä lausutusta poiketen merkinnät kuitenkin poistetaan rekisteristä poistamista koskevan päätöksen tultua lainvoimaisesti kumotuksi tai palautuessa uudelleen käsiteltäväksi.
• Tiedot niistä, joille on määrätty kielto harjoittaa välitystoimintaa ilman rekisteröintiä. Oikeushenkilöiden osalta toiminimi, y-tunnus, diaarinumero ja päivämäärä. Luonnollisten henkilöiden osalta täydellinen nimi, henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika, diaarinumero ja päivämäärä: säilytetään kolme vuotta sen vuoden päättymisestä, jona viimeisin kyseistä pakkokeinoa koskeva päätös on lainvoimaisesti ratkaistu.

Kiinteistönvälitysliikkeeksi tai vuokrahuoneiston välitysliikkeeksi rekisteröidyt, aluehallintoviraston päätökset

Välitysliikerekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa jokaiselle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Nimenomaisesti tietoja välitysliikerekisteriin merkityistä seikoista sekä otteita rekisteristä voidaan luovuttaa jokaiselle välitysliikelain 7 §:n 1 momentin mukaisesti ottaen kuitenkin huomioon henkilötietojen luovuttamiseen liittyvät rajoitukset.

Muiden aluehallintovirastojen välitysliikerekisteröinti- ja välitysliikevalvontatehtäviä suorittavilla on katseluoikeus välitysliikerekisterin tietoihin.

Tahot, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun:

ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus), joka toimii välitysliikerekisterin palveluntuottajana.

Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi (arkistolaki 831/1994). Kansallisarkiston päätöksen AL/21642/07.01.01.03.01/2016 mukaan välitysliikerekisterin tiedot säilytetään pysyvästi siten, että rekisterin kaikki tiedot otetaan talteen sähköiseen pysyvään säilytykseen vuoden lopussa nollaan (0) ja viiteen (5) päättyviltä vuosilta sillä poikkeuksella, että ensimmäinen otos otetaan talteen jo vuoden 2017 lopussa. Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat siirretään arkistoitavaksi Kansallisarkistoon päätöksen KA/26492/03.99/2020 mukaisesti.

Rekisterin tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin.

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Jokainen aluehallintovirasto on toimivaltainen suorittamaan tehtäviään tietyllä maantieteellisellä alueella Suomessa, ellei jotakin asiaa ole keskitetty vain tietyn aluehallintoviraston hoidettavaksi valtakunnallisesti. Näin ollen rekisterinpitäjänä tämän selosteen mukaisen henkilötietojen käsittelyn osalta toimii yksi kuudesta aluehallintovirastosta riippuen siitä, minkä aluehallintoviraston toimialueella välitysliikkeen hallintoa pääasiallisesti hoidetaan.

Etelä-Suomen aluehallintovirasto
[email protected]
Puhelinvaihde: 0295 016 000
Postiosoite: PL 1, 13035 AVI
Käyntiosoitteet:
Wähäjärvenkatu 6, Hämeenlinna
Ratapihantie 9, Helsinki
Valimontie 5, Kouvola

Itä-Suomen aluehallintovirasto
[email protected]
Puhelinvaihde: 0295 016 000
Postiosoite: PL 2, 13035 AVI
Käyntiosoitteet:
Raatihuoneenkatu 5, Mikkeli
Kauppakatu 40, Joensuu
Hallituskatu 12-14, Kuopio

Lapin aluehallintovirasto
[email protected]
Puhelinvaihde: 0295 016 000
Postiosoite: PL 3, 13035 AVI
Käyntiosoite:
Pilke, Ounasjoentie 6, Rovaniemi

Lounais-Suomen aluehallintovirasto
[email protected]
Puhelinvaihde: 0295 016 000
Postiosoite: PL 4, 13035 AVI
Käyntiosoite:
Itsenäisyydenaukio 2, Turku

Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto
[email protected]
Puhelinvaihde: 0295 016 000
Postiosoite: PL 5, 13035 AVI
Käyntiosoitteet:
Wolffintie 35, Vaasa
Yliopistonkatu 38, Tampere
Vapaudenkatu 58, Jyväskylä

Pohjois-Suomen aluehallintovirasto
[email protected]
Puhelinvaihde: 0295 016 000
Postiosoite: PL 6, 13035 AVI
Käyntiosoite:
Linnankatu 3, Oulu 

Tietosuojavastaava
puhelin: 0295 018 015
sähköposti: [email protected]

ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus), joka toimii välitysliikerekisterin palveluntuottajana.

Yhteystiedot

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada tietoa muun muassa siitä, mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi ja millä tavalla sen teemme.

Tämän ilmoituksen tavoitteena on antaa sinulle kokonaiskuva tämän ilmoituksen kohteena olevasta henkilötietojen käsittelystä aluehallintovirastossa. Jos koet, että tämä ilmoitus ei anna sinulle tavoittelemaamme kokonaiskuvaa, olemme epäonnistuneet tavoitteessamme. Tässä tapauksessa ja aina silloin, kun sinulla on kysyttävää aluehallintovirastojen henkilötietojen käsittelystä, voit olla yhteydessä aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan (ks. yhteystiedot yllä).

Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi

Voit pyytää ja saada jäljennöksen sinusta tallennetuista henkilötiedoista lähettämällä allekirjoitetun tietopyyntölomakkeen kirjeellä tai sähköpostitse aluehallintoviraston kirjaamoon. Toteutamme pyyntösi, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeutesi toteuttamisesta.

Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja toiminnassamme. Mikäli emme käsittele henkilötietojasi, on sinulla oikeus saada tieto myös tästä.

Lomake: Rekisteritietojen tarkastus- ja siirtopyyntö

Lähetä kirjallinen pyyntösi aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).

Tietojen oikaiseminen tai täydennys

Jos havaitset, että tietosi ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit pyytää niiden korjaamista. Tällaisessa tapauksessa pyydämme sinua ilmoittamaan, mikä tieto on virheellinen ja miten tietoja tulisi muuttaa, tai kertomaan, mikä tieto pitäisi täydentää ja miten.

Lomake: Henkilötietojen korjaamis- ja rajoitusvaatimus

Lähetä kirjallinen tietojen oikaisupyyntö aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).

Käsittelyn rajoittaminen

Jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.

Lomake: Henkilötietojen korjaamis- ja rajoitusvaatimus

Tällöin voimme käsitellä tietojasi vain 

• sinun suostumuksellasi
• jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia
• yleisen edun vuoksi, tai
• jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi

Mikäli rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.

Lähetä kirjallinen tietojen rajoitusvaatimus aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).

Oikeus tulla unohdetuksi

Periaatteemme on, että poistamme kaikki henkilötietosi, joiden säilyttämiseen ja tallentamiseen ei ole lainmukaista perustetta. Teemme tämän heti, kun tämä lainmukainen peruste henkilötietojesi käsittelyyn on lakannut.

Tietyissä tilanteissa voit pyytää kirjallisesti meitä poistamaan henkilötietosi. Tällöin sinun pitää osoittaa, että henkilötietojesi poistamiseen on olemassa yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukainen peruste. Poistamme tietosi, jos niiden säilyttäminen ei ole tarpeen tehtäviemme suorittamisen perusteella tai muulla lainmukaisella perusteella.

Lomake: Henkilötietojen korjaamis- ja rajoitusvaatimus

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa suorittamaamme henkilötietojen käsittelyä. Voit tehdä sen milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.

Tällöin emme enää saa käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Lähetä kirjallinen ja perusteltu vaatimuksesi aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).

Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu

Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto

Tarvittaessa voit valittaa tai tehdä kantelun tietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle. Suosittelemme kuitenkin olemaan ensin yhteydessä aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan (ks. yhteystiedot yllä).

Yleistä lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.