Valtionavustuksiin liittyvien henkilötietojen käsittely opetus- ja kulttuuritoimi -vastuualueella

Tämä tietosuojailmoitus sisältää EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 679/2016 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot rekisteröidylle (luonnolliselle henkilölle). 

Aluehallintovirastot käsittelevät henkilötietoja kirjasto-, liikunta- ja nuorisotoimien valtionavustusten käsittelyn yhteydessä. Tässä yhteydessä kerätyt henkilötiedot muodostavat toiminnallisen kokonaisuuden henkilötietojen käsittelylle. Tiedot kertyvät valtionavustushakemusten käsittelyn yhteydessä, kun hakijat ilmoittavat hakemuksen asioijat ja yhteyshenkilöt. Hakemusten käsittely edellyttää aluehallintovirastoilta henkilötietojen käsittelyä. 

Aluehallintovirastojen opetus- ja kulttuuritoimi -vastuualueiden valtionavustuskäsittelyn henkilötietorekisteri.

Henkilötietoja käsitellään aluehallintovirastojen opetus- ja kulttuuritoimen vastuualueiden valtionavustusten käsittelyssä. Hakijat toimittavat hakemuksen aluehallinnon sähköiseen asiointipalveluun (SPAv2). 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset: 

• opetus- ja kulttuuriministeriön budjetista aluehallintovirastojen rahoittamien hankkeiden toiminnan, talouden ja vaikutusten seuranta ja arviointi
• tutkimuksellinen ja tilastollinen käsittely
• tiedon tuottaminen hankkeiden ohjaamisen tueksi
• hankkeiden toiminnan kehittäminen ja edistäminen
• hankkeille viestiminen valtionavustuksiin liittyen
• valtionavustuksien sisältöön liittyvät koulutustilaisuudet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste: 

Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (valtionavustuslaki 688/2001, laki yleisistä kirjastoista 1492/2016, liikuntalaki 390/2015, nuorisolaki 1285/2016). 

Valtionavustuksiin liittyvät henkilötiedot täytetään aluehallinnon asiointipalvelussa valtionavustushakemuksen yhteydessä. Valtionavustuksensaaja voi myöhemmin muokata yhteystietoja. 

Käsiteltäviä tietoja ovat henkilön etu- ja sukunimi, henkilön edustama organisaatio, työ-/virkapuhelinnumero, sähköpostiosoite, paikkakunta sekä toimivaltuus organisaatiossa.

Tietoja säilytetään 10 vuotta perustuen valtionavustusten vanhenemisestä annettuun lain pykälään (valtionavustuslaki 688/2001 § 29). Tiedot hävitetään tietoturvallisesti tiedon säilytysajan päätyttyä.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.

Manuaalinen aineisto

Manuaalista aineistoa ei käsittelyssä synny.

Nimi: Aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalvelut, kirjaamo
Osoite: Wähäjärvenkatu 6, 13035 Hämeenlinna
Muut yhteystiedot: puh. 0295 016 000 (vaihde), [email protected]

Henkilötietojen vastaanottajana on aluehallintovirastojen lisäksi liikuntatoimen ja Suomen mallin valtionavustuksissa opetus- ja kulttuuriministeriö, joille hakemustiedot luovutetaan säännöllisesti.
Viranomainen voi luovuttaa tietoja niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin, suoramarkkinointiin, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

KEHA ja sen alihankkijat.

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada tietoa muun muassa siitä, mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi ja millä tavalla sen teemme.

Tämän ilmoituksen tavoitteena on antaa sinulle kokonaiskuva tämän ilmoituksen kohteena olevasta henkilötietojen käsittelystä aluehallintovirastossa. Jos koet, että tämä ilmoitus ei anna sinulle tavoittelemaamme kokonaiskuvaa, olemme epäonnistuneet tavoitteessamme. Tässä tapauksessa ja aina silloin, kun sinulla on kysyttävää aluehallintovirastojen henkilötietojen käsittelystä, voit olla yhteydessä aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan (ks. yhteystiedot alla).

Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi

Voit pyytää ja saada jäljennöksen sinusta tallennetuista henkilötiedoista lähettämällä allekirjoitetun tietopyyntölomakkeen kirjeellä tai sähköpostitse aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot kohdassa 14). Toteutamme pyyntösi, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeutesi toteuttamisesta.

Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja toiminnassamme. Mikäli emme käsittele henkilötietojasi, on sinulla oikeus saada tieto myös tästä.

Lomake: Henkilötietojen tarkastuspyyntö

Lähetä kirjallinen pyyntösi aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).

Tietojen oikaiseminen tai täydennys

Jos havaitset, että tietosi ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit pyytää niiden korjaamista. Tällaisessa tapauksessa pyydämme sinua ilmoittamaan, mikä tieto on virheellinen ja miten tietoja tulisi muuttaa, tai kertomaan, mikä tieto pitäisi täydentää ja miten.

Lomake: Henkilötietojen korjaamis- ja rajoitusvaatimus

Lähetä kirjallinen tietojen oikaisupyyntö aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).

Käsittelyn rajoittaminen

Jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.

Lomake: Henkilötietojen korjaamis- ja rajoitusvaatimusTiedosto avautuu uudessa välilehdessä pdf 166kB

Tällöin voimme käsitellä tietojasi vain 

• sinun suostumuksellasi
• jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia
• yleisen edun vuoksi, tai
• jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi

Mikäli rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.

Lähetä kirjallinen tietojen rajoitusvaatimus aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa suorittamaamme henkilötietojen käsittelyä. Voit tehdä sen milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.

Tällöin emme enää saa käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Lähetä kirjallinen ja perusteltu vaatimuksesi aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).

Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu

Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto

Tarvittaessa voit valittaa tai tehdä kantelun tietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle. Suosittelemme kuitenkin olemaan ensin yhteydessä aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan (ks. yhteystiedot alla).

Yleistä lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.