Näin kantelujen käsittelyssä käsitellään henkilötietojasi

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tietoja, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti yhdistää luonnolliseen henkilöön.

Kerromme tällä sivulla noudattamistamme ohjeista, tietojen käsittely- ja säilytystavoista sekä siitä, mitä asiaan liittyviä oikeuksia sinulla on. Nämä ohjeet eivät koskaan rajoita yleisen tietosuoja-asetuksen tai muun lainvoimaisen päätöksen sinulle antamia oikeuksia.

Näin käsittelemme tietojasi kantelujen käsittelyssä

Kantelu on valvontaviranomaiselle, kuten aluehallintovirastolle, tehty ilmoitus epäillystä virheellisestä menettelystä tai laiminlyönnistä. Henkilötietojesi käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohtaan, eli käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.  Aluehallintovirastojen toimivalta kantelujen käsittelyssä perustuu muun muassa hallintolain 8 a lukuun ja toimialojen erityislainsäädäntöön esimerkiksi sosiaalihuoltolakiin, potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lakiin tai terveydensuojelulakiin. Tarkempi lakilistaus tietosuojaselosteen kohdassa 7. 

Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Esimerkiksi salassa pidettäviä tietoja ei lähtökohtaisesti käsitellä lainkaan, elleivät työtehtävät sitä edellytä. Salassa pidettävistä tiedoista ei keskustella ulkopuolisten kanssa. Kaikkea henkilötietojen käsittelyä ja kaikkia käsittelyyn osallistuvia koskee vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus. Aluehallintovirastojen kantelutyössä käsitellään erityisiä henkilötietoja kuten terveyttä koskevia tietoja.  

Aluehallintovirastoissa kanteluja käsitellään seuraavilla toimialoilla:

• opetustoimi
• pelastustoimi
• poronhoito
• saavutettavuus
• sosiaalihuolto
• terveydenhuolto
• työllisyyden kuntakokeilu
• varhaiskasvatus
• ympäristöterveydenhuolto
• kuntakantelu.

Aluehallintovirastojen kantelujen käsittelyssä henkilötietoja käsitellään esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

• Kanteluasia siirretään tarvittaessa viranomaisten välillä.
• Kanteluasian selvittämiseksi aluehallintovirasto voi pyytää lausuntoja ja selvityksiä kantelun kohteelta. 
• Aluehallintovirasto voi pyytää asiantuntijalausuntoja asian selvittämistä varten. 
• Aluehallintoviraston kantelupäätös annetaan tiedoksi asianosaiselle huomioiden salassapitoa koskevat säädökset.
• Kantelupäätös arkistoidaan asianhallintajärjestelmään.

Kun kantelusi otetaan aluehallintovirastossa tutkittavaksi, nimesi tulee tällöin kantelun kohteen tietoon. Kanteluasiat ovat pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja.

Miten suojaamme henkilötietosi?

Henkilötietosi on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Kantelujen käsittelijöillä on oikeudet yksikkönsä kanteluasioihin. Laajemmat käyttöoikeudet on myönnetty kantelukoordinaattoreille tai vastaavassa työnjohdollisessa asemassa oleville virkamiehille.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asianhallintajärjestelmää käytetään asioiden ja asiakirjojen rekisteröintiin, asioiden valmisteluun, päätösten tekoon, tiedottamiseen ja täytäntöönpanoon sekä käsittelyvaiheiden seurantaan (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artikla 6). Rekisteröinti mahdollistaa asioiden seurannan ja asiakirjojen saapumisen kirjaamisen. Järjestelmästä voidaan tuottaa käsitellyistä asioista tilastoja ja raportteja. Järjestelmä toimii määräaikaisten ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytyspaikkana/arkistona. Järjestelmään sisältyy diaari-/asiarekisteri, dokumenttien hallinta ja asiakasrekisteri sekä mahdolliset integraatiot muihin järjestelmiin.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti organisaation ulkopuolelle. Asianhallintajärjestelmään sisältyviä julkisia henkilötietoja annetaan perustellusti nähtäväksi. Henkilötietoja luovutetaan pyynnöstä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL. 621/1999) 13 §:n ja 16 §:n 3 mom. mukaisesti. Salassa pidettäviä tietoja luovutetaan vain asianomaisen suostumuksella, asianosaiselle pyynnöstä JulkL:n mukaisesti, tai lakiin perustuvan oikeuden nojalla.

Käsiteltäviä tietoja voivat olla osa tai kaikki seuraavista:

• sukunimi
• etunimi 
• henkilötunnus
• postiosoite
• postinumero 
• postitoimipaikka
• kotikunta
• puhelinnumero 
• sähköpostiosoite
• käsiteltävään asiaan liittyvät tiedot ja asiakirjat, kuten
  • asian diaarinumero
  • käsittelytoimenpiteet
  • päätöstiedot
  • hanketiedot
  • maksatustiedot
  • muut toimitetut asiakirjat, jotka saattavat sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja (esimerkiksi terveydenhuollon kanteluasioissa käsittelemme terveyttä koskevia tietoja, sillä asian ratkaiseminen edellyttää sitä).

Lähetä meille siis vain ne tietosi, jotka välttämättä tarvitsemme asiasi käsittelyssä. Asiakirjoja säilytetään niin kauan kuin aluehallintoviraston tiedonohjaussuunnitelmassa on määritelty. Tiedonohjaussuunnitelman saat pyytämällä kirjaamosta. 

Tämän voit varmistaa parhaiten sillä, että lähetät ne sähköisessä palvelussamme tai lomakkeellamme. Jos olet epävarma, varmista meiltä, mitä tietoja sinun täytyy lähettää. Ota yhteyttä oman alueesi aluehallintovirastoon.

Henkilötietojesi tietolähteet

Kanteluasiasi tiedot saamme käsiteltäväksi seuraavista kanavista: 

• sähköinen lomake
• turvaviesti
• sähköposti
• puhelin
• posti
• muut tilanteet, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Sähköiselle lomakkeelle ei tallenneta kantelijan henkilötietoa vaan tiedot lähetetään vastaanottavaan asianhallintajärjestelmään. Lomakkeen lähetyksen aikana henkilötiedot ovat rakenteisena datana, joka välitetään vastaanottavaan järjestelmään. Virheiden tarkistuksen varalta tiedot säilytetään lokissa hetken aikaa ja poistuvat automaattisesti. Henkilötiedot välittyvät aluehallintoviraston asianhallintajärjestelmään. 

Kantelujen sähköisessä lomakkeessa käytetään Suomi.fi-tunnistusta ja kantelujen tiedoksiannossa Suomi.fi-viestipalvelu, jos asiakas on hyväksynyt palvelun käytön.

Lisätietoa Suomi.fi-palvelun tietosuojaselosteesta.

Aluehallintovirastossa käytetään Deltagon Sec@GW -turvaviestipalvelua sähköpostiviestien luottamukselliseen välitykseen sekä organisaation sisäisten että ulkoisten henkilöiden kesken. Vastaanottajan tunnistaminen riittävän tietoturvallisella tavalla määritellään tilanne ja tapauskohtaisesti tiedon arvon ja riskiarvioinnin perusteella sekä hallinnon oikeusperiaatteet huomioiden.

Kantelupäätökset, joita ei lähetetä asiakkaalle Suomi.fi-viestipalvelussa lähetään postitse tai sähköpostitse turvaviestipalveluna .sec-päätteellä. 

Kanteluasioiden selvittämisessä aluehallintovirasto käyttää seuraavia tietolähteitä

• potilastiedot
• sosiaalihuollon asiakastiedot
• kantelujen kohteiden lausunnot ja selvitykset
• asiantuntijalausunnot.

Lisäksi saamme tietoja julkisia yhteystietoja tarjoavista palveluista.

Sinulla on oikeus saada tietää, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme, ja pyytää niistä kopio. Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsittelemmekö tai tallennammeko sinua koskevia henkilötietoja toiminnassamme. Jos emme käsittele henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada tieto myös siitä. Sinulla on myös oikeus saada itseäsi koskevat virheelliset tiedot oikaistua, täydentää henkilötietojasi sekä pyytää meitä poistamaan henkilötietosi tai rajoittamaan niiden käyttöä. Sinulla on myös oikeus saada itseäsi koskevat henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle tietojen käsittelystä vastaavalle taholle.

Voit valittaa tai tehdä kantelun tietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle. Suosittelemme kuitenkin olemaan ensin yhteydessä aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan (ks. yhteystiedot alempana).

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot

Rekisterinpitäjät

Jokainen aluehallintovirasto on toimivaltainen suorittamaan tehtäviään tietyllä maantieteellisellä alueella Suomessa, ellei jotakin asiaa ole keskitetty vain tietyn aluehallintoviraston hoidettavaksi valtakunnallisesti. Näin ollen rekisterinpitäjänä tämän ilmoituksen mukaisen henkilötietojen käsittelyn osalta toimii tavallisesti yksi kuudesta aluehallintovirastosta riippuen siitä, missä päin Suomea asut ja mikä aluehallintovirasto asiaasi on käsitellyt.

Tämän ilmoituksen mukaisina rekisterinpitäjinä toimivat aluehallintovirastot, niiden valtakunnalliset toimialueet ja yhteystiedot ovat seuraavat:

Yhteystiedot

Tietosuojavastaava
p. 0295 018 015
tietosuoja(at)avi.fi

Aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan voit olla yhteydessä, jos tarvitset lisätietoja aluehallintovirastojen suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Henkilötietojesi käsittelyä koskevien oikeuksiesi käyttämiseen liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä aluehallintoviraston kirjaamoon, jonka yhteystiedot löydät alta. Mikäli asiasi koskee jonkin muun organisaation kuin aluehallintoviraston suorittamaa henkilötietojesi käsittelyä, tulee Sinun olla yhteydessä ensisijaisesti asianomaiseen organisaatioon tai sen tietosuojavastaavaan.

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelyä koskevista oikeuksistasi, ota yhteyttä Etelä-Suomen aluehallintoviraston kirjaamoon:

Etelä-Suomen aluehallintovirasto
Wähäjärvenkatu 6, Hämeenlinna
PL 1, 13035 AVI
p. 0295 016 000
kirjaamo.etela(at)avi.fi