Hallinnon tilahallinta (HTH) tietopalvelu Optimaze.net

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on (rekisterinpitäjän) tilahallintaan liittyvien tunnuslukujen tuottaminen ja seuranta tietopalvelun avulla.

Henkilötietojesi käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaiseen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen ja aluehallintovirastoille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen.

VN 242/2015 13§

HTH-tietopalvelussa käsitellään tietopalvelun käyttämiseen liittyviä käyttäjätunnuksia. Järjestelmän käyttäjähallinnan sisältämät käyttäjätiedot ovat: käyttäjätunnus, käyttäjän koko nimi, käyttäjän roolin kuvaus, käyttäjän sähköpostiosoite ja käyttäjäorganisaation nimi. Näitä tietoja käytetään palvelua koskevassa viestinnässä.

Lisäksi tietopalvelussa käsitellään tietoa rekisterinpitäjän työntekijöistä mm. kiinnittämällä nimetyn työntekijän tietopalvelussa olevan toimitilansa pohjapiirustukseen (nimi, vastuualue, sähköpostiosoite, järjestelmätunnus) sekä muista vuokranantajista ja vuokrasopimusten yhteyshenkilöistä (nimi, rooli ja yhteystiedot sekä tarvittaessa yksityisen vuokranantajan henkilötunnus)

Tietopalvelun käyttäjien henkilötiedot kerätään käyttäjätunnuksia tilattaessa työnantajan toimesta
työsuhteeseen perustuen. Tietopalveluun tallennettavat rekisterinpitäjän työntekijöiden henkilötiedot ovat peräisin rekisterinpitäjän työntekijöitä koskevasta henkilörekisteristä (esim. Kieku).

Vuokrasopimuksiin liittyvät henkilötiedot on saatu sopimussuhteen perusteella sopimuskumppaneilta.

Senaatti-kiinteistöjen kanssa tehtyjen vuokrasopimusten tiedot tulevat tietopalveluun integraation kautta Senaatti-kiinteistöjen Koki-järjestelmästä.

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille.

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Ohjelmiston käyttäjän tiedot poistetaan, kun saadaan tieto, että henkilö ei ole enää palvelun käyttäjä. Tieto pysyy varmistuksissa (back up) enintään kuusi (6) kuukautta, jolloin se poistuu lopullisesti.

Järjestelmän tiedot on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Rekisterinpitäjän pääkäyttäjä tilaa tunnukset henkilötietojen käsittelijältä (palveluntuottajalta).

Henkilötietojesi käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Tämän ilmoituksen mukaiset aluehallintovirastojen tehtävät on keskitetty valtakunnallisesti yhdelle aluehallintovirastolle, joka vastaa rekisterinpitäjänä henkilötietojesi käsittelystä.

Etelä-Suomen aluehallintovirasto
Toimivalta-alue: valtakunnallinen
Käyntiosoite: Wähäjärvenkatu 6, Hämeenlinna
Postiosoite: PL 1, 13035 AVI
Puhelinvaihde: 0295 016 000
Kirjaamo: kirjaamo.etela(at)avi.fi
Yhteyshenkilö: Kari Holsti

Etelä-Suomen aluehallintovirasto
Käyntiosoite: Wähäjärvenkatu 6, Hämeenlinna
Postiosoite: PL 1, 13035 AVI
Puhelinvaihde: 0295 016 000
Kirjaamo: kirjaamo.etela(at)avi.fi
Yhteyshenkilö: Kari Holsti

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada tietoa muun muassa siitä, mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi ja millä tavalla sen teemme.

Tämän ilmoituksen tavoitteena on antaa sinulle kokonaiskuva tämän ilmoituksen kohteena olevasta henkilötietojen käsittelystä aluehallintovirastossa. Jos koet, että tämä ilmoitus ei anna sinulle tavoittelemaamme kokonaiskuvaa, olemme epäonnistuneet tavoitteessamme. Tässä tapauksessa ja aina silloin, kun sinulla on kysyttävää aluehallintovirastojen henkilötietojen käsittelystä, voit olla yhteydessä aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan (ks. yhteystiedot alla).

Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi

Voit pyytää ja saada jäljennöksen sinusta tallennetuista henkilötiedoista lähettämällä allekirjoitetun tietopyyntölomakkeen kirjeellä tai sähköpostitse aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot kohdassa 14). Toteutamme pyyntösi, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeutesi toteuttamisesta.

Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja toiminnassamme. Mikäli emme käsittele henkilötietojasi, on sinulla oikeus saada tieto myös tästä.

Lomake: Henkilötietojen tarkastuspyyntö

Lähetä kirjallinen pyyntösi aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).

Tietojen oikaiseminen tai täydennys

Jos havaitset, että tietosi ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit pyytää niiden korjaamista. Tällaisessa tapauksessa pyydämme sinua ilmoittamaan, mikä tieto on virheellinen ja miten tietoja tulisi muuttaa, tai kertomaan, mikä tieto pitäisi täydentää ja miten.

Lomake: Henkilötietojen korjaamis- ja rajoitusvaatimus

Lähetä kirjallinen tietojen oikaisupyyntö aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).

Käsittelyn rajoittaminen

Jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.

Lomake: Henkilötietojen korjaamis- ja rajoitusvaatimus

Tällöin voimme käsitellä tietojasi vain 

• sinun suostumuksellasi
• jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia
• yleisen edun vuoksi, tai
• jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi

Mikäli rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.

Lähetä kirjallinen tietojen rajoitusvaatimus aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa suorittamaamme henkilötietojen käsittelyä. Voit tehdä sen milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.

Tällöin emme enää saa käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Lähetä kirjallinen ja perusteltu vaatimuksesi aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).

Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu

Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto

Tarvittaessa voit valittaa tai tehdä kantelun tietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle. Suosittelemme kuitenkin olemaan ensin yhteydessä aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan (ks. yhteystiedot alla).

Yleistä lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.