Näin aluehallintoviraston asiakaspalvelussa käsitellään henkilötietojasi

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tietoja, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti yhdistää luonnolliseen henkilöön.

Kerromme tällä sivulla noudattamistamme ohjeista, tietojen käsittely- ja säilytystavoista sekä siitä, mitä asiaan liittyviä oikeuksia sinulla on. Nämä ohjeet eivät koskaan rajoita yleisen tietosuoja-asetuksen tai muun lainvoimaisen päätöksen sinulle antamia oikeuksia.

Miten suojaamme henkilötietosi?   

Rekisterimme nimi on Asiakaspalvelutoiminnon asiakasyhteydenottojen tallennus- ja tapahtumanhallintajärjestelmä.

Henkilötietosi on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Käytämme toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi hallinnollisia kontrolleja.

Emme luovuta tietojasi säännönmukaisesti muille tahoille.

Emme siirrä henkilötietojasi EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. 

Puhelutallenteita säilytämme 6 kuukautta. Laadun kehittämishankkeissa ja reklamaatiotilanteissa voimme säilyttää yksittäisiä tallenteita pidempään, kuitenkin enintään 12 kuukautta.

Sähköpostin varmuuskopioita säilytämme 6 kuukautta.

Asianhallinta tapahtuu Uspa-asianhallintajärjestelmässä, jonka palveluntarjoajana toimii KEHA. Työsuojelussa käytössä on Vera-valvontajärjestelmä. 

ServiceNown osalta palvelun toimittaa Valtori ja heidän alihankkijansa Sofigate. 

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteiden hoitaminen viranomaistehtävissä sekä muu yhteydenpito asiakkaisiin.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on viranomaistoiminnan toteuttaminen, johon sisältyy asiakkaiden neuvonta sekä asiakasyhteydenottojen hoito. 

Emme käytä tietojasi automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojesi käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaiseen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen ja aluehallintovirastoille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tätä perustetta täydentää tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 2 kohta.

Asiakaspalvelun järjestäminen perustuu aluehallintovirastolle kuuluvan yleisen edun mukaisen tehtävän hoitamiseen. Tätä tarkoitusta täydentävät lisäksi hallintolaki (434/2003) ja laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003).

Rekisterissä olevat henkilötiedot

Tallennamme rekisteriimme seuraavat tiedot: 
• henkilön yksilöintitiedot 
• nimi 
• osoitetiedot 
• puhelinnumero 
• sähköpostiosoite.

Henkilötietojesi säännölliset tietolähteet

Saamme rekisteriin tallennettavat tiedot ensisijaisesti suoraan asiakkailtamme muun muassa
•    www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä
•    sähköpostitse
•    puhelimitse
•    chat-palvelun kautta
•    muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Lisäksi saamme tietoja julkisia yhteystietoja tarjoavista palveluista.

Oikeutesi

Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi

Voit pyytää ja saada jäljennöksen sinusta tallennetuista henkilötiedoista lähettämällä allekirjoitetun tietopyyntölomakkeen kirjeellä tai sähköpostitse aluehallintoviraston kirjaamoon. Toteutamme pyyntösi, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeutesi toteuttamisesta.

Henkilötietojen tarkastuspyyntö

Tietojen oikaiseminen tai täydennys

Jos havaitset, että tietosi ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit pyytää niiden korjaamista. Tällaisessa tapauksessa pyydämme sinua ilmoittamaan, mikä tieto on virheellinen ja miten tietoja tulisi muuttaa, tai kertomaan, mikä tieto pitäisi täydentää ja miten.

Henkilötietojen korjaamis- ja rajoitusvaatimus

Käsittelyn rajoittaminen

Jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.

Henkilötietojen korjaamis- ja rajoitusvaatimus

Tällöin voimme käsitellä tietojasi vain 
•    sinun suostumuksellasi
•    jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia
•    yleisen edun vuoksi
•    jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.

Jos rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.

Lähetä kirjallinen tietojen rajoitusvaatimus aluehallintoviraston kirjaamoon.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa suorittamaamme henkilötietojen käsittelyä. Voit tehdä sen milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tällöin emme enää saa käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Lähetä kirjallinen ja perusteltu vaatimuksesi aluehallintoviraston kirjaamoon.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot ja lisätietoa tietosuojasta

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Rekisterinpitäjät

Jokainen aluehallintovirasto on toimivaltainen suorittamaan tehtäviään tietyllä maantieteellisellä alueella Suomessa, ellei jotakin asiaa ole keskitetty vain tietyn aluehallintoviraston hoidettavaksi valtakunnallisesti. Näin ollen rekisterinpitäjänä tämän ilmoituksen mukaisen henkilötietojen käsittelyn osalta toimii tavallisesti yksi kuudesta aluehallintovirastosta riippuen siitä, missä päin Suomea asut ja mikä aluehallintovirasto asiaasi on käsitellyt.

Tämän ilmoituksen mukaisina rekisterinpitäjinä toimivat aluehallintovirastot, niiden valtakunnalliset toimialueet ja yhteystiedot ovat seuraavat:

Yhteystiedot

Tietosuojavastaava
p. 0295 018 015
tietosuoja(at)avi.fi

Aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan voit olla yhteydessä, jos tarvitset lisätietoja aluehallintovirastojen suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Henkilötietojesi käsittelyä koskevien oikeuksiesi käyttämiseen liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä aluehallintoviraston kirjaamoon, jonka yhteystiedot löydät alta. Mikäli asiasi koskee jonkin muun organisaation kuin aluehallintoviraston suorittamaa henkilötietojesi käsittelyä, tulee Sinun olla yhteydessä ensisijaisesti asianomaiseen organisaatioon tai sen tietosuojavastaavaan.

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelyä koskevista oikeuksistasi, ota yhteyttä Etelä-Suomen aluehallintoviraston kirjaamoon:

Etelä-Suomen aluehallintovirasto
Wähäjärvenkatu 6, Hämeenlinna
PL 1, 13035 AVI
p. 0295 016 000
kirjaamo.etela(at)avi.fi