Puheeksi ottamisen taito – Vaikeista asioista keskusteleminen esihenkilönä ja työntekijänä (Työkyvyn ytimessä – jakso 7)
Puheeksi ottaminen työpaikoilla on olennainen osa työkykyjohtamista ja välittämistä. Se on yksi keino varmistaa, että pysyisimme työkykyisinä koko työuramme ajan. Silti aihe voi tuntua joskus vaikealta niin esihenkilöille kuin työntekijöillekin. Työkyvyn ytimessä -podcastin seitsemännessä jaksossa keskustelimme Pirkanmaan hyvinvointialueen HR-palvelupäällikkö Taru Kotiniityn kanssa puheeksi ottamisesta sekä siihen liittyvistä tunteista ja ajatuksista – niistäkin, mitä ei aina uskalleta sanoa ääneen.
Johdon tehtävänä on luoda rakenteet ja tuki esihenkilöille
Johdon vastuulla on huolehtia, että organisaatiossa on olemassa selkeät ja käytännölliset ohjeistukset puheeksi ottamisen tueksi. Ohjeiden tulisi sisältää myös selkeät kriteerit, milloin keskustelu on syytä kirjata. Taru Kotiniitty tuo esille, että esihenkilön on tärkeää tunnistaa ne tilanteet, joissa kyse ei ole enää arkisesta esihenkilön ja työntekijän välisestä keskustelusta vaan sellaisesta tilanteesta, jossa keskustelu tulee kirjata ja raportoida. On myös tärkeää, että esihenkilöt saavat koulutusta ja sparrailutukea keskustelutaitojen vahvistamiseksi.
Johdon tehtävänä on myös huolehtia, että organisaatiossa on olemassa raportointikäytännöt puheeksiottotilanteisiin. Raportoinnista syntyy lisäksi dataa työkykyjohtamisen tueksi. Raportointi ja tiedonkeruu mahdollistavat vaikutusten analysoinnin esimerkiksi sairauspoissaolojen kehityksessä. Johto luo siis raamit ja varmistaa, että puheeksi ottamisen toimintamallit tukevat arjen työkykyjohtamista.
Esihenkilö rohkeana ja inhimillisenä vuorovaikuttaja
Kun arkinen keskusteluyhteys on olemassa, myös niiden hiukan hankalammilta tuntuvien asioiden puheeksi ottaminen on huomattavasti helpompaa, ihan kaikille osapuolille. Kotiniitty toi esille, että varhain ja rakentavasti käydyt keskustelut säästävät aikaa, resursseja ja inhimillistä kuormitusta verrattuna pitkittyneisiin ja kriisiytyneisiin tilanteisiin. Puheeksi ottaminen ei siis ole ongelmien etsimistä, vaan se on yhdessä ratkaisemista, työkyvyn vahvistamista ja työelämän inhimillistämistä.
Esihenkilön rooli puheeksiottotilanteissa on keskeinen, mutta samalla herkkä. Vaikealta tuntuvista asioista keskustelu saattaa joskus herättää voimakkaitakin tunteita ihan molemmissa osapuolissa. Kotiniitty korostaa, että tunteita ei pidä pelätä. Tunteet osoittavat esihenkilön välittämistä ja halua tehdä työnsä oikein. Joskus on myös niin, että vaikka esihenkilö kuinka yrittäisi sanallistaa oikein, väärinymmärryksiä voi silti syntyä.
Jos työntekijä haluaa mukaan keskusteluun tukihenkilön, kuten luottamusmiehen, esihenkilön tulee nähdä se myönteisenä tukena. Esihenkilöllä on itsellään mahdollisuus ottaa keskusteluun halutessaan mukaan esimerkiksi oma esihenkilö tai HR:n edustaja erityisesti niissä tilanteissa, kun asiat tuntuvat haastavilta tai ne ovat mutkistuneet tai pitkittyneet. Jos tunteet kuumenevat, joskus voi olla järkevää keskeyttää keskustelu ja jatkaa myöhemmin. On tärkeää kuitenkin kohdata tunteet ja antaa niille tilaa, ei ohittaa niitä, muistaen kuitenkin asiallinen ja vastuullinen työkäyttäytyminen.
Työntekijän näkökulma: rohkeus ja valmistautuminen
Työntekijän näkökulmasta puheeksi ottaminen voi joskus herättää epävarmuutta tai pelkoa, etenkin jos omassa elämässä on terveysongelmia tai muita kuormittavia tekijöitä. Siksi on tärkeää, että työpaikalla vallitsee luottamuksellinen ja turvallinen ilmapiiri sekä kokemus siitä, että kyseessä on aito halu auttaa ja tukea. Kotiniitty listasi työntekijälle vinkkejä keskusteluun valmistautumisesta. Työntekijä voi kirjata ajatuksiaan etukäteen ja pohtia, mitä haluaa kertoa ja mitkä konkreettiset asiat tukisivat työkykyä. Jos työntekijä kaipaa tukea tilanteeseen, aina on mahdollista keskustella luottamusmiehen tai työsuojeluvaltuutetun kanssa etukäteen. Tukihenkilön voi halutessaan myös pyytää mukaan keskusteluun.
Luottamus, turvallisuus ja aitous
Luottamuksellinen, turvallinen ja aito vuorovaikutus auttaa kohtaamaan vaikeatkin tilanteet rakentavasti. Varataan keskusteluille riittävästi aikaa. Kuunnellaan ja kuullaan. Välitetään aidosti. Löydetään yhdessä ratkaisuja, miten päästään eteenpäin. Näin hienosti Kotiniitty tiivisti keskustelumme ytimen.
Tämän blogikirjoituksen kirjoittamisessa on hyödynnetty tekoälyä podcast-jakson tekstityksen tiivistämisessä blogikirjoituksessa hyödynnettäväksi.