Keskeytyksiä ja tietotulvaa – Onko enää aivojen hyvinvointia työssä? (Työkyvyn ytimessä – jakso 5)
Tuntuuko siltä, että aivosi ylikuormittuvat työssäsi? Työ- ja organisaatiopsykologian erikoispsykologi Anna Avellan oli vieraana Työkyvyn ytimessä -podcastin viidennessä jaksossa keskustelemassa kognitiivisesta kuormituksesta ja sen hallinnasta. Keskustelusta nousi esiin tärkeitä havaintoja ja konkreettisia keinoja, joilla voimme tukea aivojemme työkykyä ja siten omaa työhyvinvointiamme ja työkykyämme.
Kognitiivinen kuormitus – mitä se on?
Kognitiivinen kuormitus tarkoittaa aivojen rasittumista työssä, jossa vaaditaan jatkuvaa tiedonkäsittelyä, päätöksentekoa ja ongelmanratkaisua. Se syntyy esimerkiksi monimutkaisista tehtävistä, tietotulvasta, jatkuvista keskeytyksistä ja ristiriitaisista ohjeistuksista. Kuormituksen kasvaessa aivot joutuvat käymään ylikierroksilla, mikä heikentää keskittymiskykyä, lisää virheitä ja vaikeuttaa palautumista työpäivän aikana. Avellan sanoo, että aivot eivät ole kone, joka toimii erikseen työssä ja kotona. Jos ne ovat ylikierroksilla päivän aikana, kierroksilla siirrytään myös kotiin ja toisinpäin.
Keskeytykset ovat yksi suurimmista kognitiivisen kuormituksen aiheuttajista. Tutkimukset osoittavat, että tietotyössä keskeytykset voivat vähentää tuottavuutta jopa 40 % ja lisätä virheiden määrää merkittävästi. Lisäksi yhden keskeytyksen jälkeen voi kestää jopa parikymmentä minuuttia ennen kuin työntekijä saa täyden keskittymisen takaisin. On myös huomioitava seikka, että sisäiset keskeytykset – eli omat ajatukset, huolet ja tunteet – voivat olla yhtä merkittäviä keskittymisen esteitä kuin ulkoiset häiriöt. Ja se puhelin siinä näppiksen vieressä. Ai että, se polttelee. Ja kappas, taas on tullut vilkaistua viestit tai some.
Pitkään jatkuva kognitiivinen kuormitus voi johtaa uupumukseen, muistivaikeuksiin ja tarkkaavaisuuden herpaantumiseen. Kun työskentely muuttuu jatkuvaksi selviytymiseksi, myös työn laatu kärsii. Siksi on tärkeää tunnistaa kognitiiviset kuormitustekijät ja puuttua niihin ajoissa. Kuormituksen hallinnassa puhutaan kognitiivisesta ergonomiasta. Se tarkoittaa työympäristön, työvälineiden ja työprosessien suunnittelua siten, että ne tukevat aivojen toimintaa ja vähentävät turhaa kuormitusta.
Mitä voimme tehdä aivotyön sujuvoittamiseksi?
Kognitiivisen kuormituksen kokemus on hyvin yksilöllinen, mutta kuormituksen hallinta ei ole vain yksilön vastuulla. Organisaatioilla ja esihenkilöillä on keskeinen rooli siinä, millaisessa ympäristössä työntekijät toimivat. Johdon strategiset päätökset, esihenkilöiden arjen johtaminen ja yksilön omat toimintatavat muodostavat yhdessä perustan aivoterveelliselle työskentelylle.
Organisaation ylin johto voi vaikuttaa merkittävästi työn sujuvuuteen tekemällä päätöksiä, jotka tukevat kognitiivista ergonomiaa. Tämä voi tarkoittaa Anna Avellanin mukaan esimerkiksi
- selkeitä linjauksia työkuormasta ja resurssien kohdentamisesta – Varmistetaan, että työntekijöillä on realistiset tavoitteet ja riittävästi aikaa keskittyä olennaiseen.
- työvälineiden ja järjestelmien kehittämistä – Tukevatko työssämme käyttämämme tietojärjestelmät työmme tekemistä vai kuormittavatko ne turhaan työntekijöitä?
- organisaatiokulttuurin vahvistamista – Luodaanko työpaikalla ilmapiiriä, joka tukee keskittymistä ja sallii taukojen pitämisen ilman syyllisyyttä?
Tutkimusten mukaan pelko ja epävarmuus vaikuttavat tiedonkäsittelykykyymme. Avellan toteaa, että jos haluamme ihmisten suoriutuvan työstään hyvin, heidän työolosuhteidensa on oltava turvalliset myös kognitiivisesti.
Esihenkilöillä on tärkeä rooli siinä, miten kognitiivinen ergonomia toteutuu käytännössä. Vaikka monet esihenkilöt tunnistavat kuormitustekijät, heillä ei aina ole keinoja tai resursseja niihin puuttumiseen. Avellanin mukaan esihenkilöt voivat vaikuttaa erityisesti seuraaviin asioihin:
- Keskeytysten hallinta – Voidaanko työyhteisössä sopia tietyistä keskeytyksettömistä työjaksoista tai selkeistä viestintäkäytännöistä?
- Työkuorman tasapainottaminen – Esihenkilö voi auttaa työn priorisoinnissa ja varmistaa, ettei kukaan joudu jatkuvasti ylityöllistetyksi.
- Oman esimerkin näyttäminen – Jos esihenkilö itse reagoi jokaiseen viestiin välittömästi ja pommittaa alaisiaan sähköposteilla, hän samalla normalisoi keskeytyskulttuuria.
Yksi tärkeimmistä johtamisen työkaluista on esimerkki. Avellan toteaa podcastissa, että esihenkilöiden tulee itsekin noudattaa yhdessä sovittuja periaatteita.
Vaikka organisaatioilla ja esihenkilöillä on suuri vaikutus työn sujuvuuteen, jokainen työntekijä voi myös itse tehdä pieniä muutoksia parantaakseen keskittymiskykyään ja vähentääkseen kuormitusta. Avellan listaa kolme asiaa, joita voi ottaa käyttöön jo vaikka tänään:
- Sulje ilmoitukset ja rajaa häiriöitä. Aseta puhelimeen älä häiritse -tila keskittymistä vaativien tehtävien ajaksi.
- Huolehdi siirtymistä työpäivän alussa ja lopussa. Pieni kävely tai muu siirtymä auttaa aivoja "vaihtamaan tilaa".
- Kuuntele kehoasi. Muista tauot, liike ja riittävä uni – aivot eivät ole kone, eivätkä ne ole alun perin suunniteltu jatkuvaan ajatteluun.
Kognitiivisen ergonomian parantaminen on kaikkien vastuulla, mutta se kuitenkin lähtee ylimmän johdon strategisista päätöksistä ja esihenkilöiden arjen johtamisesta. Kun työympäristö tukee aivoterveyttä, työntekijöillä on paremmat edellytykset tehdä työnsä hyvin ja samalla myös paremmin voiden.
Työkyvyn ydin
Podcastissa tavoitteenamme on aina päästä asiassa ihan työkyvyn ytimeen. Keskustelun lopuksi Avellan kiteyttää aivojen hyvinvointiin liittyvän työkyvyn ytimen näin: "Meidän on hyväksyttävä, että olemme rajallisia olentoja, eikä aivomme ole suunniteltu nykyiseen tietotyöhön. Siksi meidän on huolehdittava niiden hyvinvoinnista – yksilöinä, esihenkilöinä ja organisaatioina."
Kognitiivinen ergonomia ei ole vain trendisana vaan oleellinen osa työhyvinvointia ja siten työkykyämme. Pienillä muutoksilla voimme vaikuttaa siihen, että työskentelymme on sujuvampaa, tehokkaampaa ja vähemmän kuormittavaa. Mitä voisit itse tehdä jo tänään työpäiväsi sujuvoittamiseksi?
Tämän blogikirjoituksen kirjoittamisessa on hyödynnetty tekoälyä podcast-jakson tekstityksen tiivistämisessä blogikirjoituksessa hyödynnettäväksi.