Fotavtryck från vår verksamhet

Hållbar utveckling i bokföringsenhetens verksamhet

Visionen i den gemensamma strategin för statens regionförvaltning 2024–2027 är Mot en hållbar framtid - tillsammans och nära. Visionen styr ämbetsverken inom regionförvaltningen i deras grundläggande arbete, i verkställandet av regeringsprogrammet och i förnyandet av verksamheten och strukturerna. En strategisk prioritering är bland annat att genomföra en hållbar och ren övergång. Ett mål i strategin för den offentliga förvaltningen är också att säkerställa naturens bärkraft genom generationsöverskridande ansvarstagande. En central riktlinje enligt strategin att vi bär vårt ansvar för att hejda klimatförändringen. 

Utveckling av lokaler

Användningen av uppvärmda lokaler orsakar ett betydande koldioxidavtryck också i regionförvaltningsverkens verksamhet. Regionförvaltningsverken deltog aktivt också under 2024 i reformen av statens service- och lokalnät. Målet för reformen är en mer kostnadseffektiv, kundorienterad och planmässig verksamhet genom de statliga aktörernas gemensamma servicenät för besökskunder gemensamma arbetslokaler. Projektet följer också statens lokalstrategi, vars ekologiska och ekonomiska mål innebär att en fjärdedel av statens personal arbetar i gemensamma lokaler senast 2030. 

År 2023 färdigställdes statens första gemensamma arbetslokaler i Joensuu och Kouvola, och under 2024 i Björneborg, Lahtis, Villmanstrand och Rovaniemi. Regionförvaltningsverket deltog i samtliga projekt på dessa orter. År 2024 pågick projekt som syftar till att skapa gemensamma arbetslokaler också i Helsingfors, Jyväskylä, Kuopio, S:t Michel, Uleåborg, Seinäjoki, Tammerfors och Åbo. En del av dessa projekt förväntas bli färdiga delvis eller helt och hållet redan under 2025. Statsförvaltningens produktivitetsmål till följd av regeringens ramförhandlingar våren 2024 ledde till att regionförvaltningsverken tillämpade egna lösningar för att minska antalet kontorslokaler. Det här försnabbade statskoncernens gemensamma projekt på flera orter. Bokföringsenhetens kontorsutrymmeseffektivitet, som gäller kvadratmeter kontorsyta som hyrts av Senatsfastigheter, har minskat från över 25 kvadratmeter kontorsyta/årsverke (2018) till så lite som ungefär 10 m²/årsverke.

För arbetslokalerna som avses i statens lokalstrategi är målet en kontorsyta på mindre än 10 m²/årsverke. Det här är ett realistiskt mål för regionförvaltningsverken tack vare aktivitetsbaserade lokaler, att regionförvaltningsverken inte har bestämda personliga arbetsstationer samt på grund av lokaltyper som kan samanvändas och låg närvarograd på grund av hybridarbete. Mätningar och observationer under 2024 visade att regionförvaltningsverkens, liksom de flesta andra statliga myndigheters, närvarograd på arbetsplatserna fortfarande ofta låg klart under 30 %. Det multilokala distansarbetet har alltså kommit för att stanna, särskilt i och med de förändrade arbetssätten efter coronapandemin. 

Gemensamma arbetslokaler innebär besparingar för statskoncernen. Staten har redan till och med kunnat sälja bland annat ämbetshus, men för bokföringsenheten har de gemensamma arbetslokalernas omfattande servicepaket också medfört kostnader: Senatsfastigheter tillhandahåller nu sina hyrestagare en arbetsmiljöhelhet som inbegriper datakommunikationsnät, arbetsstationernas skärmar, AV-utrustning, multifunktionsenheter, kontorsmaterial och olika kontorstjänster. Detta främjar livscykelmodellen och en hållbar utveckling av samanvändningen, men har samtidigt överfört kostnader från andra förvaltningssektorer till lokalförvaltningen.  

Inom lokalförvaltningen förutsätter uppföljningen av ekonomin åtgärder bl.a. på grund av att kravnivåerna för inomhusluften och säkerhetslösningarna har höjts. Ny teknik och indexbindning måste också beaktas. Samtidigt har man dock i olika utrymmeslösningar i betydande grad främjat bland annat energisparåtgärder och livscykeltänkandet inom hållbar utveckling.

Regionförvaltningsverken har haft elektronisk arkivering ända sedan 2017. År 2024 blev slutrapporten om regionförvaltningsverkens digitaliseringsprojekt färdig. Regionförvaltningsverken har också deltagit i Riksarkivets massdigitaliseringsprojekt. I och med digitaliseringsprojektet har regionförvaltningsverkens pappersdokument från olika regioner i huvudsak koncentrerats till verksamhetsställena i Vasa och Helsingfors. Samtidigt har det totala arkivmaterialet generellt sett halverats jämfört med år 2017. I och med lokalbesparingarna har man kunnat avstå från sammanlagt cirka tusen kvadratmeter uppvärmt arkivutrymme runt om i landet, och inköpen av papper för kopiering och utskrifter har minskat med över 75 %. Den här utvecklingstrenden fortsätter alltjämt. 

Bokföringsenhetens upphandlingsverksamhet och resor

Regionförvaltningsverken följer statens allmänna riktlinjer för upphandling, bl.a. den nationella strategin för offentlig upphandling, skyldigheten till gemensam upphandling och författningar om statens gemensamma tjänster. Bokföringsenhetens största koldioxidavtryck från anskaffningar (1,21 milj. CO2-ekv.kg) år 2024 orsakades enligt Hansel Hankintapulssi fortfarande av användningen av byggnader och lokaler. Den största leverantören var alltså Senatsfastigheter. Det näst största koldioxidavtrycket orsakades av ICT-tjänster (0,85milj. CO2 ekv.kg), det vill säga av tjänster producerade av statens center för informations- och kommunikationsteknik (Valtori). De här två statliga leverantörerna orsakar tillsammans 59,6 % av regionförvaltningsverkens koldioxidavtryck.  

Av regionförvaltningsverkens anskaffningar orsakade resor, som ofta lyfts fram i debatten, ett koldioxidavtryck på endast 0,04 milj. CO2-ekv.kg. Regionförvaltningsverken har på nytt minskat sitt resande. Jämfört med 2023 visade alla nyckeltal för resande år 2024 minskning bland annat i antalet resdagar, kilometerersättningar och hotellövernattningar. Bokföringsenhetens storlek och resultat är i stort sett oförändrade.  Därtill bör man kanske beakta att antalet tjänsteresor uppenbarligen år 2023 först hade ökat efter coronapandemin år 2022, men år 2024 hade antalet tjänsteresor på nytt minskat och var till och med färre än under 2022. Endast hyreskostnaderna för fordon var nästan på samma nivå som tidigare, men förklaringen till det här är främst att regionförvaltningsverken avstod från många tjänstebilar. Också de kvarvarande tjänstebilarna är alltmer utsläppssnåla, har nyare teknik och är allt oftare laddningsbara. Inrikes tjänsteresor görs med allmänna transportmedel, traditionellt mestadels med ”gröna” tåg, som på ett bra sätt förenar olika verksamhetsställen med varandra. Regionförvaltningsverken bidrar också till minskat resande och därmed hållbar utveckling genom videokonferenser: En stor del av tjänstemännens arbete består av olika slags webbmöten. År 2024 fick regionförvaltningsverken också tillgång till Valtoris nya tjänst för konfidentiella videomöten som uppfyller kraven för säkerhetsklass IV.  

På basis av köpdata från Hansels rapport Hankintapulssi kan man konstatera att bokföringsenhetens koldioxidavtryck på fyra år har minskat från 5,92 miljoner (2020) till 3,79 miljoner (2024) CO2-ekv.kg. Under en kort tidsperiod har koldioxidavtrycket alltså minskat 36 %.  

Regionförvaltningsverkens resesiffror 2022–2024

Resor	2024	2023	2022	Förändring 2023 –2024 st.	Förändring 2023 –2024 %
Resdagar	13 837	18 990	14 345	-5 153	-27,1
Hotellnätter	1 730	2 691	1 821	- 961	-35,7
Flygresor	447	790	444	-343	-43,4
Kilometer	423 809	527 708	508 010	- 103 899	-19,7