Fotavtryck från vår verksamhet

Hållbar utveckling i bokföringsenhetens verksamhet

I regionförvaltningsverkens resultatavtal 2023 ingick fortfarande strävan efter koldioxidneutralitet enligt regionförvaltningsverkens och NTM-centralernas gemensamma strategi och som en del av den bland annat påskyndandet av den gröna omställningen. 

Vintern 2022–2023 inleddes ett omfattande energisparprogram som Senatfastigheter genomförde i statens lokaler under hotet av den internationella situationen, säkerhetsfrågorna under kriget i Ukraina och energikrisen som omfattade hela Europa. Cirka 60 procent av energiförbrukningen i statens lokaler är värmeenergi, i praktiken fjärrvärme. Elenergins andel är på motsvarande sätt cirka 40 procent. I ett typiskt kontorshus går cirka hälften av värmeenergin åt till uppvärmning av lokalerna och cirka hälften till uppvärmning av ventilationen. Största delen av elförbrukningen går åt till ventilationssystem och andra hustekniska anordningar, såsom pumpar och fläktar. Ungefär en tredjedel av elen används av dem som använder lokalerna, till bland annat datorer och belysning. 

I maj 2023 kunde man konstatera att energisparprogrammet gav tydliga resultat i början av året och att man till exempel inte behövde tillgripa de planerade cirkulerande elavbrotten som planerats för vintern 2023. Det omedelbara hotet om elbrist skulle senare vara över bland annat i och med att kärn-, vind- och solkraften byggs ut, men energibesparingen är fortfarande viktig. Energipriset är fortfarande betydligt högre än tidigare år, då priset på Hansels prisskyddade elenergi mångdubblades midvintern 2023. Upphörandet av den ryska importen påverkar tillgången till bränslen för den inhemska värmeproduktionen. Varje watt som sparas påverkar fortfarande både miljön och ekonomin. Senatfastigheters energisparprogram fortsätter. Energibesparing och olika energiformers användningsalternativ är också en del av regionförvaltningsverkens centrala beredskapsverksamhet. 

Utveckling av lokaler

I och med att coronapandemin som började vårvintern 2020 lättades och rekommendationerna för distansarbete lindrades gjordes mätningar av användningsgraden i statens lokaler hösten 2022 och våren 2023 på uppdrag av finansministeriet. Generellt ville man ha en syn på "återgången till kontoret". Utifrån dessa mätningar kunde man konstatera att användningsgraden för kontorslokalerna i statens ämbetsverk endast var 28 procent i genomsnitt. Regionförvaltningsverkens användningsgrad var till och med lägre: i allmänhet endast 10–30 procent per dag eller vecka. Användningsgraderna mättes genom observationer, sensorer och andra uppföljningsuppgifter. Efter coronapandemin blev distans- och hybridarbetet mycket vardagliga och allmänna arbetsformer till och med för majoriteten av personalen. Utifrån mätresultaten ålades ämbetsverken under 2023 att i anslutning till mätresultaten även planera verkställandet för att effektivisera användningen av lokalerna. I statsminister Petteri Orpos regeringsprogram i juni 2023 presenterades statsförvaltningens produktivitetsprogram, som även kommer att gälla omkostnadsbesparingar inom lokalitetsförvaltningen. Man skulle också kunna uppskatta att man i slutet av 2023 hade nått ett mycket brett samförstånd om att det måste ske förändringar i de fysiska arbetsmiljöerna. 

Enligt rapporteringen i statsförvaltningens lokalitetsförvaltningssystem (HTH) har bokföringsenheten använt 7 156 067 euro för lokalkostnader år 2023 (år 2022 sammanlagt 7 043 710 euro), alltså 5 418 euro per årsverke (år 2022 5 421 euro). Regionförvaltningsverkens kontorsutrymmeseffektivitet uppmättes vid årets slut till 13,6 kvadratmeter kontorsyta per årsverke, medan motsvarande siffra året innan var 17,2. Vidare kan man konstatera att målet i statens tidigare lokalitetsstrategi (SRf 18.12.2014) hade varit mindre än 18 kvadratmeter kontorsyta per årsverke i renoverade kontorslokaler och mindre än 15 kvadratmeter per årsverke i nya eller renoverade lokaler, så de mål som ställts upp för effektiviseringen av lokalanvändningen har också tydligt uppnåtts vid regionförvaltningsverken med åren.  Visserligen har också behovet av lokaler och användningssätten förändrats väldigt mycket. 

Målet i statens senaste lokalitetsstrategi (SRf 16.12.2021) sammanfattas i ett tal på mindre än 10 kvadratmeter per kontorsårsverke i gemensamma kontorslokaler. I målen beaktas dessutom bland annat nya behov i arbetet, säkerhet, sundhet, användningsgrad, kulturhistoria, ekologi och andra väsentliga aspekter. Samanvändning innebär att statens gemensamma arbetsmiljöer i första hand placeras i statens ämbetshus i hela landet. Regionförvaltningsverken deltar på sina verksamhetsställen i alla projekt för gemensamma arbetsmiljöer som också genomförs som en del av reformen av den offentliga förvaltningens service- och lokalnät som leds av Finansministeriet. På varje ort kan ämbetsverken och även andra offentliga aktörer delta i den gemensamma arbetsmiljön, där de olika typerna av lokaler och tjänster som behövs genomförs som en helhet. Kvadratmeterytan i de planerade gemensamma arbetsmiljöerna är till och med långt under 10 kvadratmeter kontorsyta per årsverke, men ändå har lokalerna räckt till bra i startade och redan färdigställda genomföranden (t.ex. Joensuu, Lahtis, Villmanstrand, Björneborg och Kouvola). Under regionförvaltningsverkens 15 år långa verksamhetshistoria har man kunnat avstå från hela två tredjedelar av lokalerna, inklusive energikostnaderna. Tjänsterna i anslutning till lokalerna har dock hela tiden ökat och utvecklats. 

Mer information om användningen av statens lokaler 2023 finns på webbplatsen granskaforvaltningen.fi.

Bokföringsenhetens upphandlingsverksamhet

Efter coronapandemins djupaste skede återhämtade sig även upphandlingsverksamheten 2023 vid sidan av den övriga verksamheten, mätt i såväl inköpens eurobelopp som antalet fakturor. Bokföringsenhetens upphandlingsprofil är dock oförändrad och de tre största leverantörerna är fortfarande Senatfastigheter, Valtori och Palkeet. Den fjärde största är Mehiläinen Oy, som är leverantör av företagshälsovård. Dessa fyra utgör redan över två tredjedelar av inköpsfakturornas eurobelopp. Enligt samma informationskälla, Hansel Hankintapulssi, utgör Senatfastigheter och Valtori tillsammans över hälften av koldioxidavtrycket från regionförvaltningsverkens leverantörer. Till exempel medför inte resetjänsterna ett särskilt stort koldioxidavtryck i regionförvaltningsverkens verksamhet. Enligt uppgifter från Hankintapulssi hade knappt en tredjedel av de samordnade upphandlingarna gjorts enligt Hansels miljömärken år 2023. 

Resor 

Resandet inom regionförvaltningsverken är fortfarande mycket inhemskt. Av kollektivtrafikalternativen använder vi mest det grönaste alternativet med tanke på utsläppen, det vill säga tåget. Vi gör många tjänsteresor med personbilar, eftersom det med tanke på inspektionsverksamheten ofta inte är ändamålsenligt eller möjligt att använda kollektivtrafik. Vårt verksamhetsområde är hela Finland, inklusive glesbygdsområden. Enligt statens resestrategi rekommenderas att man undviker flygningar på resor under 500 kilometer. Antalet flygningar har dock ökat betydligt i takt med att verksamheten återhämtat sig från coronarutinerna 2020–2021. Allt som allt har antalet resdagar inom landet nästan tredubblats från 2021 till 2023, och antalet hotellövernattningar under samma jämförelseperiod har till och med fyrdubblats. Videokonferenserna har naturligtvis förblivit en mötesform som fyller kalendrarna. 

Direktivet om rena fordon (CVD) förutsätter att offentliga upphandlingar till en början fokuserar på laddningsbara fordon med låga utsläpp och i ett senare skede på helt eldrivna fordon med nollutsläpp. Under 2023 gjordes regionförvaltningsverkens första laddningsplatser för tjänstebilar vid ämbetshusen. Laddningsplatserna medför tekniska och även ekonomiska frågor i ämbetshusen, så samtidigt har man också i övrigt utvärderat upphandlingsmodellerna för tjänstebilarna och hur tjänstebilarna ska användas. Lång- och korttidshyrning av fordon enligt det verkliga användningsbehovet blir allt vanligare. 

I ovan nämnda projekt för gemensamma arbetsmiljöer strävar man också efter att utveckla förutsättningarna för lätt pendeltrafik genom att ordna till exempel förvaringsutrymmen för cyklar, laddningsmöjligheter för elcyklar och omklädningsrum för cyklister. Allt som allt är trafiken och rörligheten på god väg mot mer hållbara alternativ. 

Regionförvaltningsverkens resesiffror 2022–2023:

Resor	2022	2023	Förändring st.	Förändring %
Resdagar	14 345	18 990	4 645	32,4
Hotellnätter	1 821	2 691	870	47,8
Flygresor	444	790	346	77,9
Kilometer	508 010	527 708	19 698	3,9