Näin henkilötietojasi käsitellään osana aluehallintovirastojen informaatio-ohjausta

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tietoja, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti yhdistää luonnolliseen henkilöön. 

Kerromme tällä sivulla noudattamistamme ohjeista, tietojen käsittely- ja säilytystavoista sekä siitä, mitä asiaan liittyviä oikeuksia sinulla on. Nämä ohjeet eivät koskaan rajoita yleisen tietosuoja-asetuksen tai muun lainvoimaisen päätöksen sinulle antamia oikeuksia.

Näihin tarkoituksiin tietojasi käsitellään

Aluehallintovirastojen opetus- ja kulttuuritoimi -vastuualueiden tehtävänä on hoitaa informaatio-ohjausta toimialallaan muiden tehtävien ohella. Informaatio-ohjauksen tapoja ovat muun muassa seuraavat:

• täydennyskoulutustilaisuudet ja webinaarit
• uutiskirjeet ja muu sähköpostiviestintä
• kasvu- ja oppimisyhteisöjen turvallisuusverkostojen toiminta.

Käsittelyn oikeusperuste 

Käsittelyn oikeusperuste on EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan 1 kohta e alakohta ja tietosuojalain (1050/2018) 4 § 1 momentin 2 kohta, eli käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi. 

Näin käsittelemme henkilötietojasi

Aluehallintovirastojen opetus- ja kulttuuritoimen vastuualueilla teemme opetus- ja kulttuuriministeriön toimeksiannosta informaatio-ohjausta siten, että järjestämme täydennyskoulutustilaisuuksia ja verkkokursseja sekä lähetämme uutiskirjeitä ja muuta näihin liittyvää viestintää edustamiemme toimialojen henkilöstölle.

Meidän on kerättävä henkilötietoja edellä mainittujen palvelujen käyttäjiltä. Keräämme tietoja ilmoittautumisten yhteydessä sekä yleisesti saatavilla olevista lähteistä. Käsiteltäviä tietoja voivat olla osa tai kaikki seuraavista:

• etu- ja sukunimi
• työpaikka tai organisaatio ja sen yksikkö 
• opetusaste tai toimiala
• ammattiryhmä
• virka- tai ammattinimike 
• työ- tai virkapuhelinnumero
• sähköpostiosoite 
• työskentelypaikkakunta
• erityisruokavaliotoive.

Erityisruokavaliotoivetta voimme kysyä, kun ilmoittaudut sellaiseen tapahtumaan, johon sisältyy tarjoilu osallistujille. Sinun ei tarvitse perustella erityisruokavaliotasi tai kertoa terveydentilaasi koskevia tietoja. Käsittelemme ja säilytämme tietojasi vain sen ajan kuin tilaisuuden järjestäminen edellyttää.

Käytämme osallistujien sähköpostiosoitteita koulutukseen liittyvään viestintään sekä palautteen keräämiseen. Osallistujien palautelomakkeelle antamat vastaukset ovat nimettömiä eikä niitä voi yhdistää yksittäiseen vastaajaan.

Säilytämme tietojasi rekisterissä niin kauan kuin yhteystieto on tarpeellinen informaatio-ohjausta koskevassa toiminnassa. Tietojasi säilytetään vain toimintamme kannalta tarpeellisessa laajuudessa. Poistamme tietosi rekisteristä heti, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeellista tai olemme saaneet tiedon käsittelyperusteen lakkaamisesta.

Tietojesi suojaus ja säännölliset luovutukset

Tietojen suojauksen periaatteet 

Voimme tuottaa tiedoista manuaalista aineistoa, kuten esimerkiksi osallistujaluetteloita, kun järjestämme koulutustilaisuuksia. Käsittelemme ja säilytämme manuaalista aineistoa aluehallintovirastojen manuaalisen tietoaineiston käsittelyä koskevan ohjeistuksen mukaisesti.

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmiin perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Käytämme toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi hallinnollisia kontrolleja.

Tietojen säännölliset luovutukset

Voimme luovuttaa tietojasi valitsemillemme ulkopuolisille palveluntuottajille ja heidän alihankkijoillensa, jotka käsittelevät kerättyjä henkilötietoja aluehallintovirastojen lukuun. Olemme sopineet palvelutuottajimme kanssa, että he käsittelevät henkilötietoja yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Voimme käyttää ulkopuolisia palvelutuottajia esimerkiksi ilmoittautumisten ja palautteiden keräämisen, uutiskirjeiden lähettämisen sekä verkko-oppimisympäristöjen järjestelmätoimittajina. Palveluntuottajiamme ovat muun muassa Lyyti Oy ja Liana Technologies Oy. Voimme käyttää ulkopuolisia palvelutuottajia myös, jos se on fyysisten tilaisuuksien järjestämisen edellytys.

Joissakin epäsäännöllisissä tilanteissa voimme luovuttaa tietoja myös julkisuuslain säännösten nojalla.

Tietojen luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen automaattinen käsittely ja profilointi

Rekisteriin tallennettuihin tietoihin ei kohdistu automaattista käsittelyä tai profilointia.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeutesi

Sinulla on oikeus saada tietää, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme, ja pyytää niistä konekielinen kopio. Sinulla on myös oikeus saada itseäsi koskevat virheelliset tietosi oikaistua, täydentää henkilötietojasi sekä pyytää meitä poistamaan henkilötietosi tai rajoittamaan niiden käyttöä. 

Huomaa, että henkilötietojen poistaminen tai niiden käytön rajoittaminen voi aiheuttaa sen, että emme voi lähettää sinulle uutiskirjeitä tai tietoja täydennyskoulutuksista.

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada tietoa muun muassa siitä, mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi ja millä tavalla sen teemme.
Tämän ilmoituksen tavoitteena on antaa sinulle kokonaiskuva tämän ilmoituksen kohteena olevasta henkilötietojenkäsittelystä aluehallintovirastossa. Jos koet, että tämä ilmoitus ei anna sinulle tavoittelemaamme kokonaiskuvaa, olemme epäonnistuneet tavoitteessamme. Tässä tapauksessa ja aina silloin, kun sinulla on kysyttävää aluehallintovirastojen henkilötietojen käsittelystä, voit olla yhteydessä aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan (ks. yhteystiedot alla).

Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi

Voit pyytää ja saada jäljennöksen sinusta tallennetuista henkilötiedoista lähettämällä allekirjoitetun tietopyyntölomakkeen kirjeellä tai sähköpostitse aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot kohdassa 14). Toteutamme pyyntösi, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeutesi toteuttamisesta. Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja toiminnassamme. Jos emme käsittele henkilötietojasi, on sinulla oikeus saada tieto myös tästä. 
Lomake: Henkilötietojen tarkastuspyyntö
Lähetä kirjallinen pyyntösi aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot alla).

Tietojen oikaiseminen tai täydennys

Jos havaitset, että tietosi ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit pyytää niiden korjaamista. Tällaisessa tapauksessa pyydämme sinua ilmoittamaan, mikä tieto on virheellinen ja miten tietoja tulisi muuttaa, tai kertomaan, mikä tieto pitäisi täydentää ja miten.
Lomake: Henkilötietojen korjaamis- ja rajoitusvaatimus
Lähetä kirjallinen tietojen oikaisupyyntösi aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot alla).

Käsittelyn rajoittaminen

Voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä, jos

• sinua koskevat tiedot, joita käsittelemme, ovat mielestäsi virheellisiä
• tietojasi käsitellään lainvastaisesti
• olet vastustanut tietojesi käsittelyä.

Lomake: Henkilötietojen korjaamis- ja rajoitusvaatimus 
Tällöin voimme käsitellä tietojasi vain 

• sinun suostumuksellasi
• jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia
• yleisen edun vuoksi
• jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.

Jos rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu. Lähetä kirjallinen tietojen rajoitusvaatimus aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot alla). 

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyämme. Voit tehdä sen milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.

Tällöin emme enää saa käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi. Näin on myös silloin, jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Lähetä kirjallinen ja perusteltu vaatimuksesi aluehallintoviraston kirjaamoon (ks. yhteystiedot alla).

Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu

Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto 
Tarvittaessa voit valittaa tai tehdä kantelun tietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetulle. Suosittelemme kuitenkin olemaan ensin yhteydessä aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan (ks. yhteystiedot alla). Yleistä lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Rekisterinpitäjät

Jokainen aluehallintovirasto on toimivaltainen suorittamaan tehtäviään tietyllä maantieteellisellä alueella Suomessa, ellei jotakin asiaa ole keskitetty vain tietyn aluehallintoviraston hoidettavaksi valtakunnallisesti. Näin ollen rekisterinpitäjänä tämän ilmoituksen mukaisen henkilötietojen käsittelyn osalta toimii tavallisesti yksi kuudesta aluehallintovirastosta riippuen siitä, missä päin Suomea asut ja mikä aluehallintovirasto asiaasi on käsitellyt.

Tämän ilmoituksen mukaisina rekisterinpitäjinä toimivat aluehallintovirastot, niiden valtakunnalliset toimialueet ja yhteystiedot ovat seuraavat:

Yhteystiedot

Tietosuojavastaava
p. 0295 018 015
tietosuoja(at)avi.fi

Aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan voit olla yhteydessä, jos tarvitset lisätietoja aluehallintovirastojen suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Henkilötietojesi käsittelyä koskevien oikeuksiesi käyttämiseen liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä aluehallintoviraston kirjaamoon, jonka yhteystiedot löydät alta. Mikäli asiasi koskee jonkin muun organisaation kuin aluehallintoviraston suorittamaa henkilötietojesi käsittelyä, tulee Sinun olla yhteydessä ensisijaisesti asianomaiseen organisaatioon tai sen tietosuojavastaavaan.

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelyä koskevista oikeuksistasi, ota yhteyttä Etelä-Suomen aluehallintoviraston kirjaamoon:

Etelä-Suomen aluehallintovirasto
Wähäjärvenkatu 6, Hämeenlinna
PL 1, 13035 AVI
p. 0295 016 000
kirjaamo.etela(at)avi.fi