Näin ruotsinkielinen sivistystoimen yksikkö käsittelee henkilötietojasi

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tietoja, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti yhdistää luonnolliseen henkilöön. 

Aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalvelut on meille antamiesi tai muista lähteistä saamiemme sinua koskevien tietojen rekisterinpitäjä. Yksityisyyden suojaaminen on aina tärkeässä asemassa, kun käsittelemme henkilötietoja. 

Kerromme tällä sivulla noudattamistamme ohjeista, tietojen käsittely- ja säilytystavoista sekä siitä, mitä asiaan liittyviä oikeuksia sinulla on. Nämä ohjeet eivät koskaan rajoita yleisen tietosuoja-asetuksen tai muun lainvoimaisen päätöksen sinulle antamia oikeuksia.

Näin käsittelemme henkilötietojasi uutiskirjettä ja täydennyskoulutustietoja varten

Aluehallintovirastojen ruotsinkielinen sivistystoimen yksikkö lähettää noin kerran kuukaudessa uutiskirjeen, jossa se kertoo toiminnastaan. Sen lisäksi yksikkö lähettää säännöllisesti tietoja yksikön itse tai yhteistyössä muiden kanssa järjestämistä täydennyskoulutuksista niille kohderyhmille, joita täydennyskoulutus koskee. Meidän on käsiteltävä henkilötietoja tietyllä tavalla, jotta voimme lähettää uutiskirjeen ja tietoja täydennyskoulutuksista niistä kiinnostuneille henkilöille.

Kun tilaat tietoja täydennyskoulutuksista, sinun on ilmoitettava ainakin yksi kohderyhmä, jota koskevasta koulutuksesta olet kiinnostunut. Ainoat uutiskirjeen ja täydennyskoulutustietojen lähettämisen yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot ovat sähköpostiosoitteesi ja kohderyhmät, joita koskevasta koulutuksesta olet ilmoittanut olevasi kiinnostunut. Kun lähetämme tiedot täydennyskoulutuksista, suodatamme osoiteluetteloa niin, että vain asiaan liittyvistä kohderyhmistä kiinnostuksensa ilmoittaneet saavat tiedotteen. Tämän lisäksi ei tapahdu minkäänlaista rekisteröityä koskevaa automaattista päätöksentekoa tai muuta profilointia.

Koska meillä ei ole lakisääteistä velvoitetta käsitellä henkilötietojasi tähän tarkoitukseen, tiedot kerätään suostumuksen perusteella, kun tilaat uutiskirjeen ja/tai tietoja täydennyskoulutuksista. Ruotsinkielinen yksikkö ei anna tietoja millekään kolmannelle osapuolelle. Vain uutiskirjeen tai täydennyskoulutustietojen lähettämisestä vastaavilla henkilöillä sekä tarvittaessa osoiterekisterin teknisestä ylläpidosta vastaavilla henkilöillä on pääsy tietoihin.

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin uutiskirjettä ja/tai täydennyskoulutustietoja koskeva tilauksesi on voimassa. Voit milloin tahansa peruuttaa tietojen käsittelyä koskevan hyväksyntäsi lopettamalla uutiskirjeen ja/tai täydennyskoulutustietojen tilaamisen. Tällöin tietosi poistetaan vastaavasta osoiteluettelosta.

Voit lopettaa uutiskirjeen tai täydennyskoulutustietojen tilaamisen lähettämällä sähköpostia osoitteeseen [email protected]

Näin käsittelemme täydennyskoulutuksiin osallistuvien henkilötietoja

Aluehallintovirastojen ruotsinkielinen sivistystoimen yksikkö järjestää opetus- ja kulttuuriministeriön toimeksiannosta täydennyskoulutusta opetus- ja kirjastotoimen henkilöstölle.

Jotta voimme toteuttaa koulutusten käytännön järjestelyt ja raportoida opetus- ja kulttuuriministeriölle budjettivarojen käytöstä, meidän on kerättävä henkilötietoja osallistujilta.
Keräämme nämä tiedot osallistujilta ilmoittautumisen yhteydessä. Käsittelemme seuraavia tietoja:

  • etu- ja sukunimi
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • organisaatio
  • virkanimike
  • toimiala (esim. perusopetus, kirjasto)
  • toimipaikka
  • erikoisala.

Käsittelyn oikeusperuste on EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan 1 kohta e alakohta, eli käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi, ja tietosuojalain (1050/2018) 4 § 1 momentin 1 kohta, eli kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä sekä niiden hoitoa julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista. Käsittelyn tavoite on yleisen edun mukainen, ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden. Emme tarvitse suostumustasi tähän käsittelyyn.

Koska erityisruokavalioita koskevat tiedot kuuluvat rekisteröidyn terveyttä koskeviin henkilötietoihin, niiden käsittelemiseen tarvitsemme kuitenkin suostumuksesi.

Käytämme osallistujia koskevia tietoja tilastotietojen muodostamiseen. Käytämme näitä tilastotietoja toisaalta opetus- ja kulttuuriministeriölle sekä valtiovaranministeriölle laatimiemme raporttien pohjana ja toisaalta tulevien koulutusten suunnittelussa. Tietoja käsittelevät henkilöt, jotka ovat mukana täydennyskoulutukseen liittyvässä prosessissa, mukaan lukien ilmoittautuminen, toteutus, palaute ja raportointi. Osallistujien tiedot voidaan luovuttaa organisaatioille ja henkilöille, jotka toimivat kurssin toisena järjestäjänä tai kouluttajana.

Arkistoimme osallistujaluettelot pysyvästi, mutta tiedot osallistujien erityisruokavalioista poistetaan heti, kun koulutus on suoritettu. Erityisruokavalioita koskevia tietoja käsitellään erikseen, eikä niitä liitetä koskaan osallistujaluetteloihin. Niitä käytetään vain tarjoilun tilaamiseen. Niitä ei myöskään merkitä tilastotietoihin.

Koska osallistujien erityisruokavalioita koskevia tietoja käsitellään suostumuksen perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa sitä koskevan suostumuksesi ilmoittamalla siitä sähköpostitse osoitteeseen [email protected] Huomaa, että emme voi taata, että voimme tarjota juuri sinulle sopivan tarjoiluvaihtoehdon.

Käytämme kurssin jälkeen osallistujien sähköpostiosoitteita palautelomakkeen lähettämiseen. Osallistujien antamat vastaukset ovat nimettömiä eikä niitä voi yhdistää yksittäiseen vastaajaan.

Näin käsittelemme henkilötietojasi sidosryhmien kanssa

Aluehallintoviraston toimialaan kuuluvat esimerkiksi turvallinen ja tasa-arvoinen koulu ja varhaiskasvatus sekä laadukkaiden koulutus- ja kirjastopalveluiden yhdenvertainen saatavuus. Järjestämme täydennyskoulutusta, tarjoamme neuvontaa, käsittelemme valituksia ja oikaisuasioita, teemme kunnallisten peruspalveluiden arviointeja ja osallistumme erilaisiin asiantuntijaverkostoihin.

Ruotsinkielinen sivistystoimen yksikkö on kaikkien aluehallintovirastojen yhteinen erikoisyksikkö, jonka toiminta-alue on koko Suomen alue Ahvenanmaata lukuun ottamatta. Varhaiskasvatukseen, koulutukseen ja kirjastotoimeen liittyvien tehtävien lisäksi ruotsinkielinen yksikkö koordinoi koulutukseen ja työelämään liittyviä ruotsinkielisiä ohjauspalveluita.

Meidän on aluehallintovirastossa joskus lähetettävä tietyille kohderyhmille suunnattuja viestejä, esimerkiksi tiedotteita, kyselyitä, kokous- ja koulutuskutsuja tai yhteydenottopyyntöjä. Näihin tarkoituksiin käsittelemme näiden kohderyhmiin kuuluvien henkilöiden tietoja heidän työtehtävänsä perusteella.

Käsittelemme seuraavia tietoja:

  • etu- ja sukunimi
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • organisaatio
  • tehtävä
  • toimiala (esim. perusopetus, kirjasto)
  • toimipaikka
  • alue.

Käsittelyn oikeusperuste on EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan 1 kohta e alakohta ja tietosuojalain (1050/2018) 4 § 1 momentin 1 kohta, eli kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä sekä niiden hoitoa julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista. Käsittelyn tavoite on yleisen edun mukainen, ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden. Emme tarvitse rekisteröidyn suostumusta tähän käsittelyyn.

Käytämme tietoja ähetysten ohjaamiseen oikeille vastaanottajille. Vastaanottajat luokitellaan sen mukaan, missä organisaatioissa he työskentelevät, mikä on heidän toimialansa ja työtehtävänsä ja millä maatieteellisellä alueella he toimivat. Tietoihin on pääsy vain sellaisilla aluehallintoviraston toimihenkilöillä, joiden tehtäviin sisältyy edellä kerrottujen tietojen lähettämistä. Tällaisia tehtäviä ovat esimerkiksi täydennyskoulutus ja muu informaatio-ohjaus, ohjauksen koordinointi, peruspalveluiden arviointi sekä koulutussuunnittelijoiden turvallisuus- ja valmiustyön tukeminen.

Tiedot kootaan osittain julkisista lähteistä, kuten kuntien ja muiden organisaatioiden verkkosivustoilta, ja osittain rekisteröidyiltä itseltään tai heidän esimiehiltään tai rekisteröityjen edustamien organisaatioiden muulta henkilöstöltä. Yksityisten varhaiskasvatusorganisaatioiden vastuuhenkilöiden tiedot voidaan hakea myös Valveri-rekisteristä.

Säilytämme tietoja niin kauan kuin henkilö toimii tehtävässä, joka on kohderyhmiemme kannalta olennainen. Jos et enää toimi tällaisessa tehtävässä, voit ottaa yhteyttä meihin (katso jäljempänä) ja pyytää tietojesi poistamista.

Voimme siirtää tietoja muille organisaatioille siinä määrin kuin arvioimme sen olevan ruotsinkielisen yksikön tavoitteiden ja toiminnan kannalta tarpeellista. Emme pääsääntöisesti anna tietoja kaupallisten lähetysten tarpeisiin.

Sinulla on oikeus saada tietää, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme, ja pyytää niistä konekielinen kopio. Sinulla on myös oikeus saada itseäsi koskevat virheelliset tietosi oikaistua, täydentää henkilötietojasi sekä pyytää meitä poistamaan henkilötietosi tai rajoittamaan niiden käyttöä. Jos haluat käyttää näitä oikeuksiasi, lähetä sähköpostia osoitteeseen [email protected].

Huomaa, että henkilötietojen poistaminen tai niiden käytön rajoittaminen voi aiheuttaa sen, että emme voi lähettää sinulle uutiskirjeitä tai tietoja täydennyskoulutuksista. Sinulla on myös oikeus saada itseäsi koskevat henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle tietojen käsittelystä vastaavalla taholle.

Jos mielestäsi käsittelemme henkilötietojasi lain vastaisella tavalla, voit tehdä asiasta valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Rekisterinpitäjä:

Aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalvelut
Birger Jaarlin katu 15
PL 150
13101 Hämeenlinna
Puh. 0295 016 000 (vaihde)
[email protected]

Ruotsinkielinen sivistystoimen yksikkö:

[email protected]

Yhteystiedot

Tietosuojavastaava
p. 0295 018 015
tietosuoja(at)avi.fi

Aluehallintovirastojen tietosuojavastaavaan voit olla yhteydessä, jos tarvitset lisätietoja aluehallintovirastojen suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Henkilötietojesi käsittelyä koskevien oikeuksiesi käyttämiseen liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä aluehallintoviraston kirjaamoon, jonka yhteystiedot löydät alta. Mikäli asiasi koskee jonkin muun organisaation kuin aluehallintoviraston suorittamaa henkilötietojesi käsittelyä, tulee Sinun olla yhteydessä ensisijaisesti asianomaiseen organisaatioon tai sen tietosuojavastaavaan.

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelyä koskevista oikeuksistasi, ota yhteyttä Etelä-Suomen aluehallintoviraston kirjaamoon:

Etelä-Suomen aluehallintovirasto
Wähäjärvenkatu 6, Hämeenlinna
PL 1, 13035 AVI
p. 0295 016 000
kirjaamo.etela(at)avi.fi