Så här behandlar svenska enheten för bildningsväsendet dina personuppgifter

Med personuppgifter avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person. 

Regionförvaltningsverkens förvaltnings- och utvecklingstjänster är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som du tillhandahåller oss eller som inhämtas av oss från annan källa. Inom Regionförvaltningsverket behandlas alltid personuppgifter med stor respekt för den personliga integriteten. 

Nedan finns en beskrivning av de riktlinjer som vi tillämpar, hur vi hanterar och lagrar informationen samt vilka rättigheter du har. Riktlinjerna inskränker aldrig de rättigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen eller annan rättsligt bindande bestämmelse.

Så här behandlar vi dina personuppgifter för nyhetsbrev och fortbildningsinformation

Regionförvaltningsverkens svenska enhet för bildningsväsendet skickar cirka en gång i månaden ut ett nyhetsbrev för att informera om sin verksamhet. Dessutom skickar enheten regelbundet information om de fortbildningar som enheten ordnar själv eller i samarbete med andra till de målgrupper som berörs av fortbildningen. För att kunna distribuera nyhetsbrevet och information om fortbildningar direkt till de personer som är intresserade av dem behöver vi i viss mån behandla personuppgifter.

I samband med att du prenumererar på information om fortbildningar ska du ange en eller flera målgrupper, vars fortbildning du är intresserad av. De enda personuppgifter som behandlas i samband med utskick av nyhetsbrevet och information om fortbildningar är din e-postadress samt de målgrupper vars fortbildning du har anmält att du är intresserad av. Då information om fortbildningar skickas ut filtreras adresslistan så att endast de som har anmält intresse för de relevanta målgrupperna nås av meddelandet. I övrigt sker inget automatiskt beslutsfattande eller någon profilering av de registrerade.

Eftersom regionförvaltningsverket inte har en lagstadgad skyldighet att behandla dina personuppgifter för detta ändamål samlas uppgifterna in på basis av samtycke då du prenumererar på nyhetsbrevet och/eller information om fortbildning. Svenska enheten lämnar inte ut uppgifterna till någon tredje part. Endast de personer som ansvarar för utskicket av nyhetsbrevet respektive information om fortbildningar samt vid behov sådana personer som sköter tekniskt underhåll av adressregistret har tillgång till uppgifterna.

Dina uppgifter sparas så länge som du prenumererar på nyhetsbrevet och/eller information om fortbildningar. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till att uppgifterna behandlas genom att avbeställa nyhetsbrevet och/eller informationen om fortbildningar, varvid dina uppgifter raderas från respektive adresslista.

Du kan avbeställa nyhetsbrevet eller informationen om fortbildningar genom att skicka e-post till [email protected].

Så här behandlar vi dina personuppgifter då du deltar i fortbildning

Regionförvaltningsverkens svenska enhet för bildningsväsendet ordnar på uppdrag av undervisnings- och kulturministeriet fortbildning för personal inom undervisnings- och biblioteksväsendet. För att praktiskt kunna ordna kurserna och för att kunna rapportera till undervisnings- och kulturministeriet om användningen av budgetmedlen behöver vi samla in personuppgifter om deltagarna.

Vi samlar in uppgifterna av deltagarna i samband med anmälan. Följande uppgifter behandlas:

  • För- och efternamn
  • E-postadress
  • Telefonnummer
  • Organisation
  • Tjänstebeteckning
  • Verksamhetsområde (t.ex. grundläggande utbildning, bibliotek)
  • Tjänstgöringsort
  • Specialdiet

Grunden för behandlingen av personuppgifterna är artikel 6.1 e i EU:s dataskyddsförordning (GDPR), det vill säga att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning, samt 4 § 1 momentet 1 punkten i dataskyddslagen (1050/2018), det vill säga att det är fråga om uppgifter som beskriver en persons ställning samt uppdrag och skötseln av detta inom ett offentligt samfund, näringslivet, organisationsverksamhet eller någon annan motsvarande verksamhet och syftet med behandlingen är förenligt med allmänt intresse och behandlingen står i proportion till det legitima mål som eftersträvas. Vi behöver inte ditt samtycke för denna behandling.
 
Eftersom uppgifter om specialdieter utgör personuppgifter som gäller den registrerades hälsa behöver vi dock till den delen ditt samtycke för att kunna behandla dem.

Deltagaruppgifterna används för att uppgöra statistik som dels ligger till grund för vår rapportering till undervisnings- och kulturministeriet samt finansministeriet, dels används för att planera kommande fortbildning. Uppgifterna hanteras av de personer som är involverade i arbetsprocessen kring fortbildning, vilken inkluderar anmälan, genomförande, respons och rapportering. Deltagaruppgifter kan lämnas ut till de organisationer och personer som fungerar som medarrangörer eller utbildare på kursen.

Deltagarförteckningarna arkiveras varaktigt, medan uppgifter om deltagarnas specialdieter raderas genast efter att kursen är genomförd. Uppgifterna om specialdieter hanteras separat och anges aldrig i deltagarförteckningar utan används endast för att beställa servering. De statistikförs heller inte.

Eftersom uppgifter om deltagarnas specialdieter behandlas med stöd av samtycke kan du när som helst till den delen återta ditt samtycke genom att sända e-post till [email protected]. Observera att vi då inte kan garantera att det serveras alternativ som passar dig.

Efter kursen används deltagarnas e-postadresser för att skicka ut en responsblankett. Den respons som deltagarna ger är anonym och kan inte kopplas till en enskild respondent.

Så här behandlar vi dina personuppgifter för kommunikation med intressegrupper

Regionförvaltningsverket arbetar bland annat för trygg och jämlik skola och småbarnspedagogik samt jämlik tillgång till utbildning och bibliotekstjänster av hög kvalitet. Det gör vi genom att ordna fortbildning, erbjuda rådgivning, behandla klagomål och omprövningsärenden, göra utvärderingar av den kommunala basservicen och genom att delta i olika sakkunnignätverk.

Svenska enheten för bildningsväsendet är en specialenhet som är gemensam för alla regionförvaltningsverk och som har hela fastlandet som verksamhetsområde. Utöver uppgifterna inom småbarnspedagogik, utbildning och bibliotek arbetar svenska enheten också med att samordna de svenskspråkiga vägledningstjänsterna till utbildning och arbete.

Regionförvaltningsverket behöver ibland göra olika utskick som riktas till vissa målgrupper, till exempel för information, enkäter, mötes- och fortbildningsinbjudningar eller kontaktförfrågningar. För detta ändamål behandlar vi uppgifter om sådana personer som på basis av sin yrkesroll hör till dessa målgrupper.

De uppgifter som behandlas är:

  • För- och efternamn
  • E-postadress
  • Telefonnummer
  • Organisation
  • Uppgift
  • Verksamhetsområde (t.ex. grundläggande utbildning, bibliotek)
  • Tjänstgöringsort
  • Region

Grunden för behandlingen av personuppgifterna är artikel 6.1 e i EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och 4 § 1 momentet 1 punkten i dataskyddslagen (1050/2018), det vill säga att det gäller uppgifter som beskriver en persons ställning samt uppdrag och skötseln av detta inom ett offentligt samfund, näringslivet, organisationsverksamhet eller någon annan motsvarande verksamhet och syftet med behandlingen är förenligt med allmänt intresse och behandlingen står i proportion till det legitima mål som eftersträvas. Vi behöver inte ditt samtycke för denna behandling.

Uppgifterna används för att rikta utskicken rätt. Mottagarna kategoriseras enligt vilka organisationer de arbetar inom, vilket deras verksamhetsområde är, vilken deras yrkesroll är och i vilket geografiskt område de verkar. De personer som har tillgång till uppgifterna är sådana tjänstemän inom regionförvaltningsverket till vars uppgifter det hör att delta i de processer som involverar utskicken, såsom fortbildning och övrig informationsstyrning, koordinering av vägledning, utvärdering av basservice och stödjande av utbildningsanordnarnas säkerhets- och beredskapsarbete.

Uppgifterna samlas in dels via allmänt tillgängliga källor såsom kommuners och andra organisationers webbplatser, dels av de registrerade själva eller deras förmän eller andra representanter för de registrerades organisationer. Uppgifter om ansvarspersoner inom privat småbarnspedagogik kan också hämtas ur Valveri-registret.

Uppgifterna sparas så länge du är verksam i en yrkesroll som är relevant med tanke på målgrupperna för regionförvaltningsverkets verksamhet. När du inte längre har en sådan roll kan du ta kontakt med regionförvaltningsverket (se nedan) för att få dina uppgifter raderade.

Uppgifterna kan ges vidare till andra organisationer i den mån vi bedömer att det är i enlighet med svenska enhetens mål och verksamhet. Vi ger i regel inte ut uppgifter för kommersiella utskick.

Du har rätt att få veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig och kan begära en kopia av dem, om du så vill i maskinläsbar form. Du har också rätt att få felaktiga personuppgifter om dig korrigerade, du kan komplettera dina personuppgifter och du kan be oss att radera eller begränsa användningen av dina personuppgifter. Om du vill utöva dessa rättigheter skickar du e-post till [email protected].

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett lagstridigt sätt kan du lämna in ett klagomål till Dataombudsmannens byrå.

Personuppgiftsansvarig:

Regionförvaltningsverkens förvaltnings- och utvecklingstjänster
Birger Jaarlin katu 15
PB 150
13101 Tavastehus
Tfn 0295 016 000 (växel)
[email protected]

Svenska enheten för bildningsväsendet:

[email protected]

Kontaktuppgifter

Dataskyddsombud
tfn 0295 018 015
tietosuoja(at)avi.fi 

Om du behöver mer information om den behandling av personuppgifter som sker hos regionförvaltningsverken kan du kontakta regionförvaltningsverkets dataskyddsombud. För att kunna utnyttja dina rättigheter vad gäller behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta registratorskontoret vid regionförvaltningsverket, vars kontaktuppgifter finns nedan. Om ditt ärende gäller behandlingen av dina personuppgifter vid någon annan organisation och inte vid regionförvaltingsverket, ska du i första hand kontakta den aktuella organisationen eller organisationens dataskyddsombud.

Om du har något att fråga om dina rättigheter som gäller behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta registratorskontoret vid Regionförvaltningsverket i Södra Finland:  

Regionförvaltningsverket i Södra Finland 
Wähäjärvenkatu 6, Tavastehus
PB 1, 13035 AVI
tfn 0295 016 000 
registratur.sodra(at)rfv.fi