Så här behandlas dina personuppgifter som en del av regionförvaltningsverkens informationsstyrning 

Med personuppgifter avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person. 

Nedan finns en beskrivning av de riktlinjer som vi tillämpar, hur vi hanterar och lagrar informationen samt vilka rättigheter du har. Riktlinjerna inskränker aldrig de rättigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen eller annan rättsligt bindande bestämmelse.

Syftet med behandlingen av personuppgifter

Regionförvaltningsverkens ansvar för undervisning och kulturell verksamhet har till uppgift att bland annat bedriva informationsvägledning inom sitt område. Metoder för informationsvägledning inkluderar:

• Fortbildningssessioner och webbseminarier
• Nyhetsbrev och annan e-postkommunikation
• Drift av säkerhetsnätverk för tillväxt och lärande.

Rättsgrunder för behandling av dina personuppgifter

Den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter är artikel 6.1 e i den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679) för att fullgöra en uppgift av allmänt intresse eller för att utöva offentlig makt som tillhör regionförvaltningsverken. Denna grund kompletteras av 4 § 2 punkten i dataskyddslagen (1050/2018). 

Så här behandlar vi dina personuppgifter

Inom regionförvaltningsverkens ansvarsområden för undervisnings- och kulturväsendet genomför vi på uppdrag av undervisnings- och kulturministeriet informationsstyrning så att vi ordnar fortbildning och webbkurser samt skickar nyhetsbrev och annan kommunikation i anslutning till dessa till personalen inom de branscher som vi representerar.

Vi måste samla in personuppgifter från dem som använder ovan nämnda tjänster. Vi samlar in information i samband med anmälningar samt från allmänt tillgängliga källor. De uppgifter som behandlas kan vara en del av eller alla av följande:

• för- och efternamn
• arbetsplats eller organisation och dess enhet 
• undervisningsnivå eller bransch
• yrkesgrupp
• tjänste- eller yrkesbeteckning 
• arbets- eller tjänstetelefonnummer
• e-postadress 
• arbetsort
• önskemål om specialkost.

Vi kan fråga efter önskemål om specialkost när du anmäler dig till ett evenemang som inkluderar servering för deltagarna. Du behöver inte motivera din specialkost eller ange uppgifter om ditt hälsotillstånd. Vi behandlar och förvarar dina uppgifter endast under den tid som ordnandet av tillställningen förutsätter.

Vi använder deltagarnas e-postadresser för kommunikation om utbildningen samt för att samla in respons. Deltagarnas svar på responsblanketten är anonyma och kan inte kopplas till en enskild respondent.

Vi förvarar dina uppgifter i registret så länge som kontaktuppgiften behövs för informationsstyrningen. Dina uppgifter förvaras endast i den omfattning som de behövs i vår verksamhet. Vi raderar dina uppgifter ur registret genast när det inte längre är nödvändigt att behandla dem eller vi har fått information om att behandlingsgrunden upphört att gälla.

Skydd av dina uppgifter och regelbundet utlämnande

Principer för skyddet av uppgifterna

Vi kan producera manuellt material av uppgifterna, till exempel deltagarförteckningar, när vi ordnar utbildningar. Vi behandlar och förvarar manuellt material i enlighet med regionförvaltningsverkens anvisningar om behandling av manuellt informationsmaterial.

Registeruppgifter som ska behandlas elektroniskt är skyddade mot obehörig läsning, ändring och förstörning. Skyddet bygger på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaserna och servrarna, fysiskt skydd av lokalerna, passagekontroll, kryptering av datakommunikationen och säkerhetskopiering av uppgifterna. Åtkomst- och behandlingsrättighet beviljas utifrån arbetsuppgift. Åtkomsten till system baseras på personliga användarkoder. För att övervaka verksamhetens ändamålsenlighet använder vi administrativa kontroller.

Regelbundet utlämnande av uppgifter

Vi kan lämna ut dina uppgifter till externa tjänsteproducenter som vi valt och deras underleverantörer som behandlar de insamlade personuppgifterna för regionförvaltningsverkens räkning. Vi har kommit överens med våra tjänsteproducenter om att de behandlar personuppgifter i enlighet med kraven i den allmänna dataskyddsförordningen.

Vi kan anlita utomstående tjänsteproducenter till exempel som systemleverantörer för insamling av anmälningar och respons, utsändandet av nyhetsbrev samt för webbinlärningsmiljöer. Våra tjänsteproducenter är bland annat Lyyti Oy och Liana Technologies Oy. Vi kan också anlita utomstående tjänsteproducenter om det är en förutsättning för att ordna fysiska tillställningar.

I vissa oregelbundna situationer kan vi också lämna ut uppgifter med stöd av offentlighetslagen.

Utlämnande av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter som införts i registret lämnas i regel inte ut utanför EU/EES-området.

Automatisk behandling av uppgifter och profilering

Uppgifter som införts i registret genomgår inte automatisk behandling eller profilering.

Dina rättigheter

Du har rätt att få veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig och begära en maskinspråkskopia. Du har också rätt att få dina felaktiga uppgifter korrigerade, komplettera dina personuppgifter och be oss radera eller begränsa dina personuppgifter. 

Observera att radering eller begränsning av din användning av personuppgifter kan leda till att vi inte kan skicka nyhetsbrev eller information om fortbildning till dig.

Rätt att få information om behandlingen av personuppgifter

Du har rätt att få veta till exempel för vilket ändamål och på vilket sätt vi behandlar dina personuppgifter.
Syftet med detta meddelande är att ge dig en helhetsbild av den behandling av personuppgifter vid regionförvaltningsverket som är föremål för detta meddelande. Om du upplever att detta meddelande inte ger dig den helhetsbild vi eftersträvar, har vi misslyckats med vårt mål. I detta fall och alltid när du har frågor om behandlingen av personuppgifter vid regionförvaltningsverken kan du kontakta regionförvaltningsverkens dataskyddsombud (se kontaktuppgifterna nedan).

Rätt att få tillgång till dina egna uppgifter

Du kan begära och få en kopia av de personuppgifter som lagras hos dig genom att skicka ett undertecknat formulär för begäran om information per brev eller e-post till den regionala regionförvaltningsverkets kansli (se kontaktuppgifter i avsnitt 14). Vi kommer att utföra din begäran om vi inte har en laglig motivering att vägra verkställighet av dina rättigheter. Du har rätt att bli informerad om huruvida vi behandlar personuppgifter om dig i vår verksamhet. Om vi inte behandlar dina personuppgifter har du även rätt att bli informerad om detta.

Korrigera eller fylla på data

Om du upptäcker att dina uppgifter är ofullständiga eller felaktiga kan du begära att de korrigeras. I sådana fall ber vi dig att ange vilken information som är felaktig och hur informationen ska ändras, eller att berätta vilken information som ska kompletteras och hur.
Form: Korrigering och begränsning av personuppgifter
Skicka din skriftliga begäran om rättelse till den regionala förvaltningsmyndighetens kansli (se kontaktuppgifter nedan).

Begränsning av behandlingen

Om du anser att de uppgifter som vi behandlar om dig är felaktiga, att de behandlas lagstridigt eller du har motsatt dig behandlingen av dina uppgifter kan du be oss begränsa behandlingen av dina uppgifter.

Begäran om att korrigera eller begränsa registrerade uppgifter.Filen öppnas i en ny flik pdf 149kB

Då kan vi behandla dina uppgifter endast 

• med ditt samtycke
• om vi behöver dem för att uppgöra, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk
• av allmänt intresse
• för att skydda någon annans rättigheter.

Om vi begränsar behandlingen av uppgifterna på din begäran är vi skyldiga att om möjligt underrätta alla dem till vilka uppgifterna tidigare utlämnats om begränsningen.
Skicka ett skriftligt krav på begränsning av uppgifterna till regionförvaltningsverkets registratorskontor.

Rätt att motsätta sig behandling av personuppgifter

Du har rätt att motsätta dig att vi behandlar dina personuppgifter. Du kan göra det när som helst utifrån en personlig särskild situation. Då får vi inte längre behandla dina personuppgifter, utom om det finns ett mycket viktigt och berättigat skäl för behandlingen som åsidosätter dina intressen, rättigheter och friheter, eller om behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att uppgöra, framställa eller försvara rättsliga anspråk.

Skicka din skriftliga och motiverade begäran till regionförvaltningsverkets registratorskontor.

Kontaktuppgifter till dataskyddsansvarige och mer information om dataskydd

Dataombudsmannens byrå

Besvär eller klagomål som gäller behandling av personuppgifter

Kontaktuppgifter: Dataombudsmannens byrå 
Vid behov kan du anföra besvär eller klagomål över behandlingen av dina uppgifter hos dataombudsmannen. Vi rekommenderar dock att du först kontaktar regionförvaltningsverkens dataskyddsombud (se kontaktuppgifterna nedan). Mer allmän information om den registrerades rättigheter finns på webbplatsen för dataombudsmannens byrå.

Personuppgiftsansvariga

Varje regionförvaltningsverk är behörigt att utföra sina uppgifter inom ett visst geografiskt område i Finland, om inte något ärende har koncentrerats endast till ett visst regionförvaltningsverk på riksnivå. Således är det vanligtvis ett av sex regionförvaltningsverk som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter enligt denna anmälan beroende på var i Finland du bor och vilket regionförvaltningsverk som har behandlat ditt ärende.

Regionförvaltningsverken som är personuppgiftsansvariga enligt denna anmälan, deras riksomfattande verksamhetsområden och kontaktuppgifter är följande:

Kontaktuppgifter

Dataskyddsombud
tfn 0295 018 015
tietosuoja(at)avi.fi 

Om du behöver mer information om den behandling av personuppgifter som sker hos regionförvaltningsverken kan du kontakta regionförvaltningsverkets dataskyddsombud. För att kunna utnyttja dina rättigheter vad gäller behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta registratorskontoret vid regionförvaltningsverket, vars kontaktuppgifter finns nedan. Om ditt ärende gäller behandlingen av dina personuppgifter vid någon annan organisation och inte vid regionförvaltingsverket, ska du i första hand kontakta den aktuella organisationen eller organisationens dataskyddsombud.

Om du har något att fråga om dina rättigheter som gäller behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta registratorskontoret vid Regionförvaltningsverket i Södra Finland:  

Regionförvaltningsverket i Södra Finland 
Wähäjärvenkatu 6, Tavastehus
PB 1, 13035 AVI
tfn 0295 016 000 
registratur.sodra(at)rfv.fi