Artikkelit

Artikkeleissa nostamme esiin erilaisia näkökulmia tietojohtamisesta ja verkostomme toiminnasta. Otamme vastaan ehdotuksia artikkeleiksi kehittämishankkeilta, erilaisista tietojohtamisen näkökulmista kiinnostuneilta kirjastosektorien henkilöstöltä sekä muilta tietojohtamisen osaajilta. Voit lähettää artikkeliehdotuksesi kirjastotoimen ylitarkastaja Mika Mustikkamäelle ([email protected]).

Hyppäsin tietojohtamisen altaaseen ja olen oppinut jo kellumaan. Hyppy oli seurausta siitä, että aloitin Turun kaupunginkirjaston Kirjastot ja tietojohtaminen -hankkeessa projektikoordinaattorina elokuun 2021 alussa ja työtä riittää tammikuun 2022 loppuun. Mukana hankkeessa ovat myös Oulun, Joensuun, Mikkelin, Kouvolan, Porvoon ja Rovaniemen kaupunginkirjastot. Muutenkaan minun ei tarvitse tehdä työtä yksin, vaan apunani on pätevä asiantuntijaryhmä, johon kuuluu Kaisa Hypén Turusta, Tuomas Kunttu Kouvolasta, Ari Moilanen Joensuusta, Aki Pyykkö Turusta, Pasi Rantanen Rovaniemeltä, Anni Salonen Sipoosta, Juha Sutela Oulusta, Katja Valjakka Mikkelistä sekä Anneli Österman Oulusta Koha-Suomen edustajana.

Oma kirjastoalan taustani on enemmän tekninen ja viestinnällinen, joten jouduin hieman pois mukavuusalueeltani. Mutta en pane pahakseni mahdollisuutta oppia uutta. Olen kahlannut läpi hankkeen puitteissa taustatietoja kerätessäni tämän Kirjastojen tietojohtamisen verkosto -blogin ja seminaaritallenteet. Luin Harri Laihosen kirjan Tietojohtaminen ja Miia Kososen Tiedolla johtamisen käsikirjan. Selasin myös Juliaana Grahnin gradun Päämääränä väline?. Uppoiduin hetkeksi Wendy K. Bartlettin kirjaan Floating Collections: A Collection Developmen Model for Long-Term Success. Petri Virtasen, Jari Stenvallin ja Pasi-Heikki Ranniston toimittama teos Tiedolla johtaminen: Teoriaa ja käytäntöä odottelee aktiivisia luppohetkiä artikkeleineen. Olen silmäillyt läpi myös muita aiheeseen liittyviä kirjoja ja tutkimuksia. Tietojohtamista lähestytään monesta eri näkökulmasta, eikä niistä mikään ole toista parempi tai huonompi. Aiheen monialaisuus näkyy myös tässä projektissa.

Hankkeen ensimmäinen tavoite on kartoittaa kirjastojen tietojohtamiseen liittyviä tarpeita. Sitä, mitä dataa syntyy, missä sitä syntyy, mikä on tarpeellista, mitä kannattaa kerätä ja miten. Kirjastot tieto-organisaationa tietävät kyllä tiedon merkityksen, sekä implisiittisen, hiljaisen tiedon, osaamisen, intuition ja ymmärryksen, että eksplisiittisen, sanoihin ja lukuihin sisällytetyn tiedon. Osa tiedosta on helposti saatavilla olevaan ja käsiteltävää, tätä työtä kirjastoissa tehdään jo nyt. Hiljaisen tiedon määrä on kuitenkin valtava, ja siihen liittyvät tarpeet eroavat kovasta datasta. Kartoitus tehdään kyselyn avulla Yleisten kirjastojen neuvoston jäsenkirjastoille.

Toisena tavoitteena on selvittää mitä muita tietojohtamiseen liittyviä hankkeita kunnissa on meneillään, ja voisiko niistä olla hyötyä myös kirjastoille. Ja onko aihetta sivuavia hankkeita ehkä jopa kirjastoissa. Hetken internetiä pengottuani totesin, että tietojohtaminen näyttää olevan kohtalaisen yleinen aihe hankkeissa, erityisesti kuntajohtamisessa ja sote-aiheissa. Kirjastoalan ulkopuolisista hankkeista tulee löytää ne, joiden soveltaminen kirjastomaailmaan olisi tarkoituksenmukaista.

Tavoitelistassa kolmantena on teknisten ratkaisujen tutkiminen tiedon hyödyntämiseksi. Työkaluja on lukuisia, ja niiden valikoima ja käyttö on huomioitu myös kyselyssä. Riittävätkö yksinkertaiset työkalut vai tarvitaanko jotain järeämpää. Halutaanko raportit luoda itse intuitiivisella ja helppokäyttöisellä ohjelmalla vaiko mahdollisesti tilaten tai automatiikalla. Yksi kirjastodatan käyttökohteista on kellutuksen hallinta-/tasapainotusjärjestelmä. Hankkeen neljäs tavoite on ainakin alustava vaatimusmäärittely tälle järjestelmälle. 

Vaikka kaikissa mukanaolevissa kirjastoissa kirjastojärjestelmänä on Koha, projektissa katsotaan kirjastojärjestelmän ohi laajempaa kuvaa teknisistä ratkaisuista. On kuitenkin eduksi, jos Koha-Suomi saa apua järjestelmän kehittämiseksi projektin tuloksista, ja samat tulokset ovat muidenkin kirjastojen käytettävissä.

Oma tavoitteeni on, hyödyllisten lopputulosten lisäksi, että projektin päätyttyä uiskentelen jo sulavasti datan, informaation, tietämyksen ja ymmärryksen aalloilla. Viisautta tietojohtamisesta en tule saavuttamaan, mutta toivottavasti projekti edesauttaa siinä heitä, jotka sitä työssään tarvitsevat.

Henkisesti Turussa, fyysisesti Oulussa,  
Maria Holappa
projektikoordinaattori

Yleisten kirjastojen tilastoihin liittyen kirjastojen henkilökunnalta tulee paljon palautetta, ja se on hyvä! Kehittämisehdotusten kohdalla täytyy aina pysähtyä miettimään, mikä on tilastoinnin tarkoitus. Kehittämisehdotuksia perustellaan usein sillä, että asian eteen tehdään paljon työtä, ja se halutaan saada näkyväksi. Joskus halutaan vertailla ehdotetun tilastointikohteen mittarin avulla omaa kirjastoa toisiin kirjastoihin.

On hyvä, että kirjastoissa mitataan sitä, mihin resurssit käytetään. Sitä tietoa tarvitaan varmasti budjetin laadinnassa, sisäisten resurssien jaossa, uusien palvelujen suunnittelussa ja monessa muussa päätöksenteon tilanteessa. Mutta onko kirjastojen resurssien allokoinnin esittäminen valtakunnallisten tilastojen tarkoitus?

Valtakunnallinen yleisten kirjastojen tilastoryhmä kokoontui maaliskuun alkupuolella pohtimaan tilastoinnin kehittämistä. Otimme työn pohjaksi lain yleisistä kirjastoista (1492/2016). Tilastot ovat valtakunnallisesti väline, jolla seurataan kirjastolain toteutumista Suomessa. Kirjastolaki ja kirjastojen toiminta on Suomessa muuttunut paljon viimeisten parin vuosikymmenen aikana. Kirjastot ovat muuttuneet kokoelmakeskeisistä lainaamoista asiakaskeskeisiksi mahdollistajiksi. Mutta tilastoissa korostuvat kokoelmat: hankinnat, kokoelmien määrä, lainat, poistot, kaukolainat, suomenkieliset, ruotsinkieliset, muunkieliset, lasten tietokirjat jne. Toisaalta juuri kokoelmatiedot on helppo tilastoida, koska tiedot saa useimmiten suoraan kirjastojärjestelmästä. Sen sijaan tapahtumien ja koulutusten luonteet, määrät, osallistujat, henkilökunnan koulutustasot ja erilaisten aukiolotuntien kirjo vaatii ponnisteluja. Varsinkin isoimmissa kaupungeissa tuskaillaan, miten tilastointi saadaan yhdenmukaiseksi ja luotettavaksi.

Jos unohdetaan hetkeksi kokoelmat, ja pohditaan kirjaston muita tehtäviä, millaisia mittareita kirjaston lakisääteisistä tehtävistä syntyisi?

6 § Yleisen kirjaston tehtävät

Yleisen kirjaston tehtävänä on:

1) tarjota pääsy aineistoihin, tietoon ja kulttuurisisältöihin;
2) ylläpitää monipuolista ja uudistuvaa kokoelmaa;
3) edistää lukemista ja kirjallisuutta;
4) tarjota tietopalvelua, ohjausta ja tukea tiedon hankintaan ja käyttöön sekä monipuoliseen lukutaitoon;
5) tarjota tiloja oppimiseen, harrastamiseen, työskentelyyn ja kansalaistoimintaan;
6) edistää yhteiskunnallista ja kulttuurista vuoropuhelua.

(…) Edellä 1 momentissa tarkoitetun tehtävän hoitamiseksi yleisellä kirjastolla tulee olla tarkoituksenmukaiset tilat, ajantasainen välineistö sekä riittävä ja osaava henkilöstö.

Satu Ihanamäki, kirjastotoimen ylitarkastaja

Suurista datamassoista on tullut helpommin lähestyttäviä erilaisten visualisointien avulla. Taulukkolaskennan rivien ja sarakkeiden tuijottamisen sijaan ihmisen mieli hakeutuu odottamaan pylväitä, piirakkaa tai trendiviivaa, joiden avulla datan silmäileminen ja selaileminen koetaan mielekkäämmäksi. Yleisten kirjastojen tilasto- ja hankevisualisoinnit ovat yksi esimerkki siitä, miten monipuolisen ja aikasarjoiksi asettuvan kvantitatiivisen – mutta myös kvalitatiivisen – datan esitystavan jalostaminen auttaa niin kirjastoja, valtionhallintoa kuin mediaakin.

Helsingin Vallilan kirjaston flyerit valtakunnallisista yleisten kirjastojen tilastotiedoista ovat hyvä esimerkki visualisoinnin merkityksestä luettavuudelle, ymmärrettävyydelle ja jaettavuudelle. Myös aluehallintovirastoissa on tunnistettu tilastojen visualisoinnin hyödyt, ja esimerkiksi Länsi- ja Sisä-Suomen alueella vuoden 2018 tilastoista ollaan tuottamassa alueen kuntien käyttöön keskeisten tunnuslukujen flyer/esite. Tiedolla johtamisen työkaluiksi voivat käydä sekä raskaat tietomassat että 100 kilotavun PDF-tiedostot.

Keskeistä tietojohtamisessa ja tiedolla johtamisen toiminnassa voisikin olla affordanssien tunnistaminen ja kehittäminen. Affordanssilla tai tarjoumalla tarkoitetaan perinteisesti ympäristössä havaittuja toiminnan mahdollisuuksia. Alun perin tarjoumat ymmärrettiin tiedostamattomiksi havainnoiksi koko toimintaympäristön tarjoamista toimintamahdollisuuksista. Tieto- ja viestintätekniikan näkökulmasta tarjoumat ymmärretään nykyään myös suunniteltavina ominaisuuksina esimerkiksi käyttöliittymissä tai palvelumuotoilun työkaluina. Mielenkiintoinen kysymys on, miten visualisoinneissa voitaisiin entistä paremmin huomioida tarjoumien luominen.

Mikä tahansa yksittäinen informaatiosisältö tai ajassa tapahtuva muutos voi johtaa toimintaan. Toisaalta tiedolla johtamisen tarpeet itsessään saattavat synnyttää havaintoja, jotka muuttuvat toiminnaksi. Visualisointien erityispiirre löytyy kenties siitä, miten ne antavat meille mahdollisuuden nopeaan assosiointiin ja oivaltamiseen. Tuottamalla meille havaintoja toiminnan mahdollisuuksista visualisoinnit kuljettavat ajattelua eteenpäin. Ne selittävät meille ekosysteemiä, jossa toimimme, mutta auttavat samalla näkemään sen uudella tavalla. Visualisoinnit luovat käytännöllistä tarttumapintaa kirjastojen ja niiden toimintaympäristöjen väliin.

Mika Mustikkamäki

Tänä kevään olemme AVIeissa ja kirjastojen kanssa keskustelleet
paljon tiedollajohtamisesta ja ilmiölähtöisyydestä. Periaatteessa ne ovat kaksi eri asiaa. Tiedollajohtamisella tai tietojohtamisella tarkoitetaan organisaation johtamista, kehittämistä ja tavoitteiden saavuttamisen seuraamista tiedon avulla. Toisaalta on kyse sen hahmottamisesta, mitä tietoa keräämme ja käytämme ja toisaalta sen pohdintaa, mitä tarvitsemme. Lisäksi ehkä tärkeimpänä sen pohdintaa, miten tietoa käytämme? Miten sen äärellä keskustelemme?

Ilmiölähtöisyydellä taas tarkoitetaan sitä, että toiminnan kehittämisessä ja tavoitteiden asettamisessa ei tyydytä toimialalähtöiseen ongelman asettamiseen. Ilmiölähtöinen tapa tarkastella asioita lähtee siitä, että ratkaisuun tarvitaan yhteistyötä ja verkostomaista lähestymistapaa. Usein valittavat ilmiöt ovat sangen vaikeasti ratkaistavia, varsinkin jos niitä tarkastellaan vain yhden toimialan näkökulmasta. Tämmöisiä visaisia ilmiöitä ovat esimerkiksi nuorten syrjäytyminen, lasten lukemisharrastus tai informaatiolukutaidon kehittäminen.

Kun nämä kaksi käsitettä yhdistetään saadaan ilmiölähtöinen tiedollajohtaminen. Se on herättänyt paljon kiinnostusta ja mielenkiintoisia keskusteluja. Olemme oivaltaneet, että ilmiölähtöinen kehittäminen ei ole järkevää, ellei taustalla ole kerätty mahdollisimman hyvin tietoa puheena olevasta ilmiöstä. Toisaalta myös oikeat ihmiset on saatava verkostoon mukaan keskustelemaan olemassa olevasta tiedosta ja tuomaan omat tietolähteensä mukaan kehittämiseen.

Kyse on siis siitä, että oikeat ihmiset keskustelevat oikeaan aikaan oikeasta asiasta ymmärtäen toisiaan ja käyttäen hyväkseen oikeita tietolähteitä. Lopputuloksena on viisaita päätöksiä joihin on mahdollista sitoutua, ja joita on mahdollista perustella tietoon perustuen.

Näin siis ideaalitilanteessa tapahtuisi. Todellisuus ei aina ihan mene näin hienosti. Tietolähteet eivät ole käyttökelpoisessa muodossa. Tieto ei kohtaa toista. Ihmiset pysyvät poteroissaan eikä dialogia synny. Tulevassa verkostossa tavoitteemme on hakea yhdessä keinoja ilmiölähtöisen tietojohtamisen aikaan saamiseksi erilaisissa organisaatioissa. Miten tietoa kannattaa visualisoida? Miten yhteistyötä tutkijoiden kanssa voisi lisätä? Miten tiedon keruuta ja saatavuutta voisi edistää? Miten eri organisaatioissa on organisoitu tiedosta keskustelu?

Tule mukaan keskustelemaan!

Antti Seppänen

Verkoston tavoitteena on lisätä kirjastojen yhteistä keskustelua ja osaamista tietojohtamiseen tai tiedolla johtamiseen liittyen. Mukaan ovat tervetulleita kaikkien kirjastosektorien asiantuntijat. Aluehallintovirastot ovat kutsuneet koolle verkoston. Se ei ole edustuksellinen, eli osallistujat eivät edusta taustaorganisaatioitaan. Olemme avoimia kaikille asiasta kiinnostuneille riippumatta taustaorganisaatiosta.

Keskitymme tietojohtamisen tai tiedollajohtamisen kysymyksiin. Yksinkertaisuuden vuoksi käytämme lyhyempää muotoa tietojohtaminen. Ajattelemme tietojohtamista laajasti siten, että se sisältää tiedon keruuta, analysointia, siitä keskustelemista ja siihen perustuvaa päätöksentekoa ja kehittämistä. Sillä tarkoitetaan myös tiedon yhdistelyä erilaisten ilmiöiden ymmärtämiseksi. Tieto muuttuu merkitykselliseksi keskustelujen ja tarinoiden kautta.

Kirjastot eivät ole koskaan eristyksissä ympäristöstään. Ne ovat aina osa jotain laajempaa kokonaisuutta, jonka tarpeita ne palvelevat. Emo-organisaatioiden mm. kuntien ja korkeakoulujen tiedollajohtamisen kulttuurien kehittyessä, lisääntyy myös tarve kytkeä kirjastot mukaan siihen. Ilmiölähtöisyys haastaa kirjastojenkin tiedollajohtamista ketterämmäksi ja erilaiset toimijat huomioon ottavaksi.

Siksi kirjastot tarvitsevat nyt yhteistä keskustelua ja kokemusten jakamista aiheesta.

Tervetuloa mukaan!

Antti Seppänen